Kung ginugugol mo ang malaking bahagi ng iyong araw sa paghawak ng email, maraming paraan para magamit ang Outlook nang mas mahusay. Baguhin ang mga default upang tumugma sa paraan ng iyong pagtatrabaho. Gumamit ng isang keyboard shortcut o dalawa. Mag-set up ng mga filter para i-automate ang mga gawain. At, tiyaking tumatakbo ang Outlook sa pinakamataas na bilis. Tingnan ang mga sumusunod na tip at sikreto, at mababawi mo ito ng ilang sandali.
Nalalapat ang mga tagubilin sa artikulong ito sa Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, at Outlook para sa Microsoft 365.
Mag-file ng Mga Mensahe Sa Isang Pag-click
Gawin nang mas mabilis ang madalas mong ginagawa. Mag-set up ng isang pag-click na pagkilos upang pamahalaan ang mga email nang madali.
I-streamline ang Mga Pag-uusap
Huwag magkalat ang iyong mga email folder ng mga mensaheng naka-quote sa ibang lugar. Alamin kung paano gamitin ang Outlook upang awtomatikong linisin ang mga email. Ililipat o tatanggalin ng Outlook ang mga paulit-ulit na email na iyon para sa iyo.
Muling Magpadala ng Mga Email
Muling magpadala ng email sa Outlook upang muling gamitin ang nilalaman, paksa, o mga tatanggap nito sa halip na magsimula sa isang blangkong mensahe.
Panatilihing Maliit at Snappy ang Outlook Files
Kung gusto mong maging mabilis ang Outlook, panatilihing maliit ang laki ng iyong pangunahing PST file. Ang PST file ay kung saan nag-iimbak ang Outlook ng mga email, contact, kalendaryo, at higit pa. Isang paraan para mapanatiling maliit ang PST file ay ang paglipat ng lumang mail sa isang hiwalay na archive file, halimbawa.
Mag-set Up ng Out-of-Office o Vacation Auto-Reply
Magkaroon ng tugon sa Outlook sa ngalan mo kapag wala ka at hindi makakasagot sa iyong email. Makakatipid ito ng oras hindi lang kapag nakakahabol ka pagkatapos ng bakasyon kundi sa bawat araw ng trabaho.
Mabilis na Ilipat ang Email sa Anumang Folder
Kung hindi ka nag-set up ng isang-click na pag-file para sa isang folder, ang Outlook ay may ibang paraan upang mabilis na ilipat ang mga email sa mga folder. Maaari kang maglipat ng mga mensahe gamit ang keyboard, halimbawa, o isang madaling gamitin na button sa ribbon.
Gumawa at Gumamit ng Mga Template ng Email
Kapag gumawa ka ng mga katulad na mensahe sa iba't ibang tatanggap, i-save ang isa sa mga email na ito bilang template sa Outlook para magamit sa hinaharap. Magpapadala ka ng parehong email, o isang katulad, nang paulit-ulit na may nakakainggit na bilis.
Baguhin ang Default na Outlook Font Face at Size
Kung sa tingin mo ay masyadong malapad, matangkad, maliit, maliit, malaki, o asul ang font na ginagamit ng Outlook kapag gumagawa ka ng mensahe o nagbasa ng email, baguhin ito. Alamin kung paano itakda ang tumpak na font, estilo ng font, at kulay na gagamitin bilang default para sa mga email sa Outlook.
I-delete at I-mute ang isang Pag-uusap
Kapag nahanap mo ang iyong sarili na tumatawid sa mga email at pag-uusap na ganap na walang kaugnayan, makakatulong ang Outlook. Alamin kung paano gamitin ang Outlook para magtanggal ng buong pag-uusap at awtomatikong alisin ng Outlook ang mga email sa hinaharap sa parehong thread.
Awtomatikong I-filter ang Isang Mail ng Nagpadala sa isang Partikular na Folder
Magsimula sa anumang email upang mag-set up ng isang filter ng Outlook na awtomatikong naglilipat ng lahat ng mga mensahe sa hinaharap mula sa parehong nagpadala patungo sa isang partikular na folder.
Hanapin ang Mga Kaugnay na Mensahe
Sa Outlook, ang paghahanap ng lahat ng nauugnay na mensahe ay madali. Maghanap lamang ng pangalan ng contact o para sa mga salita sa linya ng paksa. Inililista ng Outlook ang bawat mensahe na tumutugma sa iyong mga termino para sa paghahanap.
Itakda ang Default na Account para sa Mga Bagong Email
Siguraduhin na ang mga bagong mensahe na iyong binubuo ay nagsisimula sa pinakamalamang na Mula sa email address na napili sa Outlook.
Search Inside a Message
Gusto mo bang makahanap ng isang bagay sa mahabang email? Alamin kung paano gamitin ang Outlook para hanapin ang text sa loob ng isang email message.
Mag-iskedyul ng Mga Email na Ihahatid Mamaya
Maaari mong atasan ang Outlook na magpadala lamang ng mensahe sa o pagkatapos ng isang tiyak na petsa. Ito ay madaling gamitin para sa mga regular na nagaganap na mga kaganapan, tulad ng isang lingguhang anunsyo sa pagpupulong.
I-undelete ang isang Mensahe nang Mabilis
Kaka-delete mo lang ba ng email sa Outlook na hindi pa handang pumunta sa folder ng Mga Tinanggal na Item? Narito ang isang simpleng paraan upang maibalik ang email na iyon sa isang iglap.
I-set Up ang Mga Listahan ng Pamamahagi
Gumawa ng sarili mong mga mailing list sa Outlook at madaling magpadala ng mga mensahe sa mga grupo ng mga tao nang hindi kinakailangang i-type ang lahat ng email address.
Tanggalin ang Mga Attachment Mula sa Mga Mensahe
Itago ang mensahe; mawala ang malaking sukat nito. Alamin kung paano gamitin ang Outlook upang alisin ang mga naka-attach na file (pagkatapos mong i-save ang mga ito sa ibang lugar) mula sa mga email na mensahe. Maaari mong i-trim nang husto ang laki ng iyong mailbox.
Hanapin ang Lahat ng Mail Mula sa Isang Nagpadala Mabilis
Hinahanap ng Outlook ang lahat ng mensahe mula sa isang partikular na nagpadala at mabilis itong ipinapakita sa iyo gamit ang tip na ito.
Mag-set Up ng 'Lahat ng Mail' Folder
Tingnan ang lahat ng ipinadala, natanggap, na-archive, at nai-file na mga email para sa isang account sa isang lugar sa Outlook.
Ipadala sa Iyo Lang ang Outlook Highlight Mail
Kapag ikaw ang nag-iisang tatanggap ng email, karaniwang mas mahalaga ang mensahe kaysa kung isa ka sa isang dosenang tao. Alamin kung paano maaaring i-highlight ng Outlook ang mga mensaheng ikaw lang ang nasa linyang Para.
I-edit ang Mga Natanggap na Mensahe sa Email
Sa halip na mag-forward ng mga email sa iyong sarili o gumawa ng tala sa ibang lugar sa Outlook o posibleng sa labas nito, maaari mong i-edit ang anumang natanggap na email at magdagdag ng sarili mong text.
Awtomatikong Cc: Lahat ng Mail na Ipapadala Mo
Maaaring magpadala ang Outlook ng kopya ng bawat mensaheng gagawin mo sa isa pang email address.
Palawakin ang Outlook Gamit ang Mga Add-In na Nakakatipid sa Oras
Maaaring pahusayin ng Add-In gaya ng ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen, at Auto-Mate ang iyong workflow sa Outlook sa pamamagitan ng paglalagay ng tamang impormasyon malapit sa iyong mga daliri, matalinong pag-filter, at pag-automate ng mga paulit-ulit na gawain.
