Nakakadismaya ang pagkawala ng mahahalagang dokumento na ginugol mo nang maraming oras sa paggawa, lalo na kung katulad ka ng karamihan sa mga user, na direktang gumagawa ng mga dokumento sa computer at walang pakinabang ng sulat-kamay na kopya.
Narito ang anim na paraan para mapanatiling ligtas ang iyong mga word-processed na dokumento.
Huwag kailanman Iimbak ang Iyong Mga Dokumento sa Iyong OS Drive
Habang ang karamihan sa mga word processor ay nagse-save ng iyong mga file sa My Documents folder, ito ang pinakamasamang lugar para sa kanila. Kung ito man ay isang virus o software failure, karamihan sa mga problema sa computer ay nakakaapekto sa operating system, at kadalasan, ang tanging solusyon ay ang reformat ang drive at muling i-install ang operating system. Sa ganoong pagkakataon, mawawala ang lahat ng nasa drive.
Ang pag-install ng pangalawang hard drive sa iyong computer ay medyo murang paraan upang malutas ang problemang ito. Ang pangalawang panloob na hard drive ay hindi maaapektuhan kung ang operating system ay sira, at maaari pa itong i-install sa ibang computer kung kailangan mong bumili ng bago.
Kung nag-aalinlangan ka tungkol sa pag-install ng pangalawang internal drive, ang external hard drive ay isang mahusay na opsyon. Maaaring i-attach ang isang panlabas na drive sa anumang computer anumang oras sa pamamagitan ng pag-plug nito sa isang USB o FireWire port. Maraming mga panlabas na drive ay mayroon ding karagdagang benepisyo ng one-touch o naka-iskedyul na mga backup; tukuyin mo ang mga folder at iskedyul, at ang software ang bahala sa iba.
Bottom Line
Ang pag-imbak ng iyong mga file sa ibang lokasyon kaysa sa iyong operating system ay hindi sapat; kailangan mong gumawa ng mga regular na backup ng iyong mga file. Palakihin ang iyong posibilidad na mabawi ang isang file sa pamamagitan ng pagkakaroon ng pangalawang backup nito. Kung mahalaga ang data, isaalang-alang ang pag-imbak ng backup sa isang hindi masusunog na vault.
Mag-ingat sa Mga Email Attachment
Kahit na sigurado kang hindi naglalaman ang mga ito ng mga virus, ang mga email attachment ay maaaring magdulot sa iyo ng pagkawala ng data. Halimbawa, kung nakatanggap ka ng isang dokumento na may parehong pangalan sa iyong drive, at ang iyong email software ay nakatakdang mag-save ng mga attachment sa parehong lokasyon, may panganib kang ma-overwrite ang file na naroroon na. Madalas itong nangyayari kapag nakikipagtulungan ka sa isang dokumento at ang mga kasamahan ay nagpapadala ng mga update sa pamamagitan ng email.
Itakda ang iyong email program upang mag-save ng mga attachment sa isang natatanging lokasyon, o, maliban doon, mag-isip nang dalawang beses bago mag-save ng email attachment sa iyong hard drive.
Mag-ingat sa User Error
Sulitin ang mga pag-iingat na kasama sa iyong word processor, gaya ng mga feature sa pag-bersyon at mga sinusubaybayang pagbabago. Ang karaniwang paraan ng pagkawala ng data ng mga user ay kapag nag-e-edit sila ng dokumento at hindi sinasadyang nagtanggal ng mga bahagi. Pagkatapos ma-save ang dokumento, mawawala ang mga bahaging binago o tinanggal maliban kung pinagana mo ang mga feature na nag-iimbak ng mga pagbabago para sa iyo.
Kung ayaw mong makitungo sa mga advanced na feature, gamitin ang F12 key bago ka magsimulang magtrabaho upang i-save ang file sa ilalim ng ibang pangalan. Hindi ito organisado gaya ng ilan sa iba pang mga pamamaraan, ngunit ito ay isang kapaki-pakinabang na paraan.
Pumunta sa Cloud
Ang pag-iimbak ng mga file at ang kanilang mga backup sa cloud ay nagiging mas karaniwan. Nag-aalok ang cloud storage ng maraming pakinabang, tulad ng malawak na paglalaan ng espasyo, kadalian ng paggamit, pag-access mula sa nasaan ka man at anumang device na ginagamit mo, at pagiging maaasahan.
Bina-back up ng mga serbisyo ng Cloud storage ang kanilang mga server, kaya mayroong double layer ng proteksyon para sa mga file na nakaimbak sa ganitong paraan. Para sa mga kadahilanang ito, ang cloud storage ay lalong ang pinakamahusay na opsyon para sa karamihan ng mga tao.
May ilang pangunahing libreng opsyon:
- Nag-aalok ang Google Drive ng 15 GB sa bawat Google account.
- Mac user ay nakakakuha ng 5 GB gamit ang iCloud, na nakapaloob sa bawat Apple device.
- Nagbibigay ang Microsoft ng 5 GB na espasyo sa OneDrive, na kasama ng mga Microsoft 365 at Xbox account.
Kung kailangan mo ng higit pang storage room, nag-aalok ang mga serbisyo sa itaas ng mga bayad na opsyon, tulad ng iba pang kumpanya ng cloud storage.
Panatilihin ang Mga Hard Copy ng Iyong Mga Dokumento
Hindi ka nito mapipigilan na i-type at i-format muli ang iyong dokumento, ngunit ang pag-iingat ng naka-print na kopya ng isang mahalagang dokumento ay hindi bababa sa matiyak na mayroon ka ng mga nilalaman ng file, at iyon ay mas mahusay kaysa sa wala sa lahat..
