Microsoft Access - isang bahagi ng Microsoft 365 office suite - ay nag-aalok ng matatag na desktop-class relational database na hindi nangangailangan ng server para tumakbo. Gumagana ang mga database ng access mula sa isang nakapirming file sa iyong hard drive o isang network share at nag-aalok ng mga sopistikadong tool para sa paggawa ng mga talahanayan, query, form, at ulat.
Pagsisimula at Mahahalagang Tuntunin sa Access
Ilunsad ang Microsoft Access. Mula sa Create menu item, piliin ang Table. Ang talahanayan ay ang pangunahing yunit ng imbakan sa isang database. Sa loob ng isang bagay tulad ng isang talahanayan, ang impormasyon ay nag-iimbak sa mga kumbinasyon ng katangian/halaga.
Narito ang ilang mahahalagang termino na dapat mong malaman habang ginagamit ang Access:
- Mga Patlang: Mga elemento ng data sa isang talahanayan na tumutugma sa mga column.
- Database: Ang database ay isang serye ng mga bagay na mahusay na tinukoy na ikinonekta mo sa mga relasyon.
- Form: Isang graphical na front-end kung saan mo ilalagay ang impormasyon sa isang talahanayan.
- Queries: Ang isang query ay nagdidistill ng ilang subset ng isa o higit pang mga talahanayan upang makarating sa isang natatanging on-the-fly na hanay ng impormasyon.
- Mga Tala: Mga elemento ng data sa isang talahanayan na tumutugma sa mga row.
- Mga Ulat:Ang mga nilalaman ng isang talahanayan o ang mga resulta ng isang query. Ang mga ulat ay mga napi-print na buod ng impormasyon.
- Tables: Nakabalangkas at mahusay na tinukoy na mga koleksyon ng mga katangian. Ang organisasyon ng talahanayan ay nagmumula sa mga field (column) at records (rows).
Mga Relasyon ng Mga Bagay sa Access
Lahat ng talahanayan ay nauugnay sa isa't isa sa pamamagitan ng isang serye ng mga relasyon. Ang Microsoft Access ay isang relational database management system, na nangangahulugang nagpapatupad ito ng mga panuntunan na namamahala kung paano nauugnay ang data sa isang talahanayan sa data sa isa pang talahanayan.
Paano Gamitin ang Mga Form sa Access
Gumamit ng isang form upang mapadali ang maayos na pagpasok ng mga tala sa database. Ang mga form ay mga graphical na tool na na-optimize upang suportahan ang pagpasok ng data. Sa halip na direktang magdagdag ng impormasyon sa talahanayan, ilalagay ito ng mga user sa isang form, na mas madaling i-navigate at basahin.
Bottom Line
Ang mga resulta ng isang query ay hindi perpektong tumutugma sa mga resulta ng isang talahanayan. Sa halip, kumukuha ang isang query mula sa isa o higit pang mga talahanayan gamit ang mga advanced na pag-filter at mga panuntunan sa pag-uuri upang magbalik ng isang katulad na talahanayan na resulta na nagpapakain ng isang ulat o isang structured export file.
Mga Ulat sa Access
Gumamit ng ulat upang kunin ang mga resulta ng isang query o ang mga nilalaman ng isang talahanayan at lumikha ng nababasang bersyon na madali mong mai-print o maibabahagi sa isang screen. Binubuod ng mga ulat ang lahat o bahagi ng mga nilalaman ng talahanayan.
Bottom Line
Ang Microsoft Access ay isang front-end na tool sa pag-uulat na kumukuha ng data mula sa mga test file, Excel spreadsheet, SQL o Azure database, Microsoft Outlook, o dose-dosenang iba pang mapagkukunan ng impormasyon. Sa pamamagitan ng pag-import ng mga naka-link na talahanayan o mga na-import na pinagmumulan ng data, libre mong gamitin ang Access bilang tool sa pag-query at ahente sa pag-uulat. Sinusuportahan din ng Access ang pag-publish ng mga ulat at data sa ibang mga database at ang Microsoft SharePoint platform.
Mga Output Format sa Access
Para sa karamihan, ang impormasyon sa loob ng database ng Access ay nananatili sa loob nito. Gayunpaman, malinis na nai-export ang mga query at ulat sa database sa Excel, plain text, XML, PDF, o XPS na mga format. Bilang karagdagan, ang Access ay nagbibigay ng mga listahan ng pamamahagi ng Microsoft Outlook at Microsoft Word.
