Ang isang disbentaha sa paggamit ng mail merge upang lumikha ng mga dokumento ay mas mataas ang iyong panganib na magkamali kaysa sa paggawa ng bawat dokumento nang paisa-isa. Suriin ang madalas na mga pagkakamali sa pagsasama ng mail na ito bago i-finalize ang mga ito at ipadala ang mga ito upang i-print.
Bottom Line
I-double-check kung naipasok mo ang lahat ng kinakailangang impormasyong kinakailangan para sa isang matagumpay na mail merge. Ito ay medyo madali upang makaligtaan ang isang patlang kapag ikaw ay gumagawa ng iyong dokumento. Bigyang-pansin ang mga address at, higit sa lahat, ang mga ZIP code. Dapat mo ring tiyakin na ang mga linya ng pagbati o iba pang mga lugar kung saan nagpasok ka ng ilang mga patlang na magkakasunod ay napunan nang tama.
Katumpakan
Bagama't ito ay mukhang common sense, magugulat ka kung gaano karaming tao ang gumugulo sa kanilang mga mail merge dahil hindi nila sinuri ang katumpakan. Upang matiyak ang katumpakan ng iyong mail merge, kakailanganin mong tiyakin na naipasok mo ang mga tamang field sa mga tamang lokasyon. Kung mayroon kang mga field na may katulad na mga pangalan, napakadaling ipasok ang mali. Kung nalaman mong madalas mong ginagawa ang error na ito, magandang ideya na muling suriin ang mga pangalan na ibinibigay mo sa iyong mga field upang maiwasan ang pagkalito sa hinaharap.
Bottom Line
Ang Spacing ay isang mahalagang kadahilanan. Minsan mahirap sabihin kung gaano karaming mga puwang ang iyong ipinasok sa isang dokumento. Ang paggamit ng mga field ng mail merge ay ginagawang mas mahirap sabihin, pangunahin kapag sila ay magkakalapit. Maaari mo ring makita na ganap mong tinanggal ang mga puwang. Mahalagang suriin ang iyong dokumento upang matiyak na mayroon kang mga puwang sa pagitan ng lahat ng mga patlang. Kung hindi, ang huling produkto ay maglalaman ng ilang napakalaking hindi mabasa na mga salita.
Punctuation
Katulad ng spacing, maraming tao ang nakaligtaan ang halaga at kahalagahan ng bantas kapag nagtatrabaho sa mga mail merge. Madaling makaligtaan ang bantas kapag nagtatrabaho sa mga field ng mail merge dahil sa spacing. Mapapansin mong madalas mong mali ang pagkakalagay ng bantas, ganap na tinanggal, o magdagdag ng dobleng bantas kapag mayroon kang maraming mga field ng mail merge sa isang hilera.
Bottom Line
Ang pag-format ng iyong text ay isa sa mga kritikal na pagkakamali na humahantong sa isang "mail merge na hindi gumagana" sa paghahanap sa Google. Suriin kung tama ang pag-format na inilapat sa iyong mga field ng mail merge. Baguhin ka mang mail merger o nakakumpleto na ng daan-daang mail merge, mahalagang suriin ang iyong mga field ng mail merge para sa italicization, salungguhit, at bold na pag-format at itama ang mga ito bago i-finalize ang Mail Merge.
Pagbabalot
Hindi ito isang kumpletong listahan ng mga error na maaari mong ipakilala sa proseso ng mail merge, ngunit ito ay isang mahusay na lugar upang magsimula. At mas maganda kung magpapatunay ka para sa iba pang mga pagkakamali, gaya ng mga typo at maling spelling, na maaaring mangyari sa anumang dokumento.
