Ang Excel data form ay isang maginhawang paraan upang magpasok ng data sa isang Excel database at upang tingnan ang isang hilera ng impormasyon sa isang worksheet nang hindi nag-i-scroll sa sheet. Inililista ng mga form ng data ang mga heading ng column sa isang spreadsheet upang ang isang buong row ng data ay matingnan nang sabay-sabay. Ginagamit din ang mga form ng data upang maghanap ng mga tala at mag-edit ng mga kasalukuyang tala.
Ang mga tagubilin sa artikulong ito ay nalalapat sa Excel 2019, 2016, 2013, 2010; at Excel para sa Microsoft 365.
Idagdag ang Data Entry Form Icon sa Quick Access Toolbar
Ang unang hakbang sa paggamit ng data entry form ay ang pagdaragdag ng icon ng Form sa Quick Access Toolbar. Ito ay isang beses na operasyon. Kapag naidagdag na, mananatiling available ang icon ng Form sa Quick Access Toolbar.
Ang Quick Access Toolbar ay ginagamit upang mag-imbak ng mga shortcut sa mga madalas na ginagamit na feature sa Excel. Dito mo rin maidaragdag ang mga shortcut sa mga feature ng Excel na hindi available sa ribbon.
Upang idagdag ang icon ng Form sa Quick Access Toolbar:
- Piliin ang Customize Quick Access Toolbar dropdown arrow.
-
Pumili ng Higit pang Mga Utos.
Image -
Sa Excel Options dialog box, tiyaking napili ang tab na Quick Access Toolbar.
- Piliin ang Pumili ng mga command mula sa sa dropdown na arrow at piliin ang Lahat ng Command.
-
Mag-scroll sa alpabetikong listahan ng mga command at piliin ang Form.
Image - Piliin ang Add.
-
Piliin ang OK para idagdag ang Form na button sa Quick Access Toolbar.
Image - Makikita mo ang Form na button sa kanang dulo ng Quick Access Toolbar.
Idagdag ang Mga Pangalan ng Field ng Database
Ang data entry form ay isa sa mga built-in na data tool ng Excel. Upang gamitin ang form, ibigay ang mga heading ng column na gagamitin sa iyong database, i-click ang icon ng Form, at gagawin ng Excel ang iba pa.
Ang pinakamadaling paraan upang idagdag ang mga pangalan ng field sa form ay i-type ang mga ito sa mga cell ng worksheet. Ang form ay maaaring magsama ng hanggang 32 column heading.
Upang sundan ang tutorial na ito, magbukas ng blangkong Excel worksheet at ilagay ang column heading data sa mga cell A1 hanggang E1 gaya ng ipinapakita sa larawan sa ibaba:
Buksan ang Data Entry Form
Pagkatapos maglaman ng mga heading ng column ang iyong worksheet, oras na para buksan ang data entry form.
- Piliin ang cell A2 upang gawin itong aktibong cell.
-
Pumunta sa Quick Access Toolbar at piliin ang Form.
Image -
Sa dialog box ng babala, piliin ang OK.
Image -
Lalabas sa screen ang form na naglalaman ng lahat ng heading ng column.
Image - Handa ka na ngayong gamitin ang form para maglagay ng data.
Magdagdag ng Mga Tala ng Data Gamit ang Form
Ang pagdaragdag ng mga tala sa worksheet ay isang bagay lamang ng pag-type ng data sa tamang mga field ng form.
Idagdag ang unang tala sa worksheet sa pamamagitan ng paglalagay ng data sa mga field ng form sa tabi ng mga tamang heading:
- StudentID: SA267-567
- Apelyido: Jones
- Initial: B.
- Edad: 21
- Program: Mga Wika
Pindutin ang tab upang lumipat mula sa field patungo sa field. Piliin ang Bago upang idagdag ang tala sa worksheet at i-clear ang mga field para sa pangalawang tala.
Idagdag ang pangalawang tala sa worksheet:
- StudentID: SA267-211
- Apelyido: Williams
- Initial: J.
- Edad: 19
- Program: Science
Piliin ang Bago kapag natapos mo nang idagdag ang tala.
Kapag naglalagay ng katulad na data gaya ng mga numero ng student ID (ang mga numero lamang pagkatapos ng gitling ang naiiba), gumamit ng copy at paste para mapabilis ang pagpasok ng data.
Upang idagdag ang natitirang mga tala sa database ng tutorial, gamitin ang form para ipasok ang data na ipinapakita sa larawan sa ibaba sa mga cell A4 hanggang E11.
Gamitin ang Data Tools ng Form
Habang mas maraming record ang idinaragdag sa worksheet, mahalagang panatilihin ang integridad ng data. Panatilihing napapanahon at nauugnay ang data sa pamamagitan ng pag-aayos ng mga error sa data, pag-update ng mga tala, pag-aalis ng mga hindi na ginagamit na tala, at pagtanggal ng mga duplicate na tala.
Ang data entry form ay naglalaman ng ilang tool na nagpapadali sa paghahanap, pagwawasto, at pagtanggal ng mga tala mula sa database. Ang mga tool na ito ay matatagpuan sa kanang bahagi ng form at kasama ang:
- Find Prev and Find Next: Mag-scroll pasulong at pabalik sa worksheet nang paisa-isa.
- Delete: Tanggalin ang mga tala sa worksheet.
- Ibalik: I-undo ang mga pagbabago sa isang tala. Gumagana ang Restore kapag ang isang talaan ay ipinapakita sa form. Kapag na-access ang isa pang record o isinara ang form, magiging hindi aktibo ang Restore.
- Criteria: Maghanap sa worksheet para sa mga talaan batay sa partikular na pamantayan, gaya ng pangalan, edad, o programa.
Maghanap ng Mga Talaan Gamit ang Isang Pangalan ng Field
Narito kung paano gamitin ang data entry form upang maghanap sa database ng mga talaan gamit ang isang column heading, gaya ng Apelyido, Edad, o Programa.
-
Sa data entry form, piliin ang Criteria.
Image Kapag pinili mo ang Criteria, ang mga field ng form ay iki-clear mula sa form; walang mga record na naaalis sa worksheet.
- Ilagay ang cursor sa Program text box at i-type ang Arts upang hanapin ang lahat ng estudyanteng naka-enroll sa Arts program.
-
Piliin ang Hanapin ang Susunod
Image -
Ang data para sa unang tala na tumutugma sa pamantayan sa paghahanap ay lumalabas sa form.
Image Upang gumawa ng mga pagbabago sa record, tanggalin ang kasalukuyang text at ilagay ang tamang data.
- Piliin ang Hanapin ang Susunod upang magpakita ng mga karagdagang tala na tumutugma sa pamantayan sa paghahanap.
Maghanap ng Mga Talaan Gamit ang Maramihang Pangalan ng Field
Maaari ding gamitin ang form upang maghanap ng mga talaan gamit ang maraming pamantayan. Halimbawa, upang maghanap ng mga mag-aaral na 18 taong gulang at naka-enroll sa programang Sining. Ang mga tala lamang na tumutugma sa parehong pamantayan ang ipinapakita sa form.
- Piliin ang Criteria.
- Ilagay ang cursor sa Edad text box at i-type ang 18.
-
Ilagay ang cursor sa Program text box at i-type ang Arts.
Image - Piliin ang Hanapin ang Susunod.
- Ang data para sa unang tala na tumutugma sa pamantayan sa paghahanap ay lumalabas sa form.
- Piliin ang Hanapin ang Susunod upang magpakita ng mga karagdagang tala na tumutugma sa pamantayan sa paghahanap.
