Ang pagpasok ng data nang tama sa isang spreadsheet sa unang pagkakataon ay maiiwasan ang mga problema sa bandang huli at ginagawang mas madaling gamitin ang marami sa mga tool at feature ng Excel gaya ng mga formula at chart. Sinasaklaw ng tutorial na ito ang mga pangunahing dapat at hindi dapat gawin sa paglalagay ng data sa mga spreadsheet program gaya ng Excel, Google Sheets, at Open Office Calc.
Ang mga tagubilin sa artikulong ito ay nalalapat sa Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel para sa Mac, Excel para sa Microsoft 365, at Excel Online.
Pangkalahatang-ideya ng Pagpasok ng Data ng Excel
Ang Excel worksheet ay makapangyarihang mga tool sa analytics na nag-iimbak ng maraming data. Tiyaking ipinapakita at sinusuri nang tama ang iyong data sa pamamagitan ng paggamit ng pinakamahuhusay na kagawian sa Excel para sa pagpasok ng data.
Ito ang mga nangungunang dapat gawin at hindi dapat tandaan kapag gumagamit ng Excel:
- Gawin planuhin ang iyong spreadsheet.
- Huwag iwanang blangko ang mga row o column kapag naglalagay ng nauugnay na data.
- Gawin mag-save nang madalas at mag-save sa dalawang lugar.
- Huwag gumamit ng mga numero bilang heading ng column at huwag isama ang mga unit na may data.
- Gawin gumamit ng mga cell reference at pinangalanang range sa mga formula.
- Huwag iwanang naka-unlock ang mga cell na naglalaman ng mga formula.
- Gawin pagbukud-bukurin ang iyong data.
Planohin ang Iyong Spreadsheet
Kapag naglalagay ng data sa Excel, magandang ideya na magplano bago ka magsimulang mag-type. Magpasya kung paano gagamitin ang worksheet, ang data na nilalaman nito, at kung ano ang gagawin sa data na iyon. Malaki ang epekto ng mga desisyong ito sa panghuling layout ng worksheet.
Ang pagpaplano bago mag-type ay nakakatipid ng oras sa ibang pagkakataon kung ang spreadsheet ay kailangang muling ayusin upang gawin itong mas mahusay.
Narito ang ilang puntong dapat isaalang-alang kapag pinaplano ang iyong mga workbook sa Excel:
- Ano ang layunin ng spreadsheet?
- Gaano karaming data ang hahawakan ng spreadsheet?
- Kailangan ba ang mga chart?
- Ipi-print ba ang spreadsheet?
Bottom Line
Tinutukoy ng layunin ng spreadsheet ang lokasyon ng data, dahil kailangang makita at madaling ma-access ang pinakamahalagang impormasyon. Kung nangangailangan ng mga kalkulasyon ang iyong data, tinutukoy ng mga kalkulasyon kung aling mga formula at function ang kailangan at kung saan dapat ilagay ang mga formula.
Gaano Karaming Data ang Hahawakan ng Spreadsheet?
Ang dami ng data na unang hahawakan ng spreadsheet at kung magkano ang idaragdag dito sa ibang pagkakataon ay tumutukoy sa bilang ng mga worksheet na kakailanganin mo para sa workbook.
Narito ang ilang tip:
- Huwag masyadong ipagkalat ang iyong data. Kapag ang data ay nakapaloob sa ilang worksheet, maaaring mahirap hanapin ang partikular na impormasyon. Gayundin, ang mga kalkulasyon na sumasaklaw sa maraming worksheet o workbook ay nakakaapekto sa pagganap ng Excel.
- Para sa malalaking worksheet, magpakita ng makabuluhang kabuuan ng column sa itaas ng mga heading ng column, sa halip na sa ibaba ng worksheet upang mabilis na makahanap ng buod ng impormasyon.
Kailangan ba ang mga Chart?
Kung ang lahat o bahagi ng data ay gagamitin sa isang chart o mga chart, maaari itong makaapekto sa layout ng impormasyon.
Sundin ang pinakamahuhusay na kagawiang ito kapag gumagamit ng mga chart:
- Depende sa uri ng chart, maaaring kailanganin ng data na iba-iba ang pagpapangkat. Halimbawa, gumawa ng lugar ng buod para sa mga pie chart.
- Para sa malalaking spreadsheet, ilipat ang mga chart sa magkakahiwalay na page para hindi mapuno ng data at larawan ang mga worksheet.
Ipi-print ba ang Spreadsheet?
Kung paano mo inaayos ang data ay depende sa kung paano ipi-print ang data. Ipi-print ba ang lahat ng data o ilan lang sa data? Ipi-print ba ang data sa portrait o landscape na layout?
Kapag nagpi-print ng mga worksheet, tandaan ang mga tip na ito:
- Kung ang worksheet ay naka-print gamit ang portrait view sa letter size na papel (8.5" x 11"), ilagay ang karamihan ng data sa mga row sa ilalim ng ilang column. Sa ganitong paraan, makikita ang mga heading sa isang sheet.
- Kung ang worksheet ay naka-print sa maraming sheet, mag-print ng mga heading ng column sa itaas ng bawat page. Ang mga heading ng column ay nagbibigay ng pangkalahatang-ideya ng data at ginagawang mas naa-access at madaling basahin ang data.
- Kung maraming column ng data ang naka-print, gumamit ng landscape na layout para panatilihin ang lahat ng heading sa isang page. Muli, kung maraming sheet ang kailangan, i-print ang mga heading ng column sa itaas ng bawat page.
- Kung ang worksheet ay naglalaman ng mga chart, ilipat ang mga chart sa isang hiwalay na sheet bago i-print ang workbook.
Huwag Mag-iwan ng mga Blangkong Row o Column Kapag Naglalagay ng Kaugnay na Data
Ang mga blangkong row o column sa mga talahanayan ng data o mga nauugnay na hanay ng data ay nagpapahirap sa wastong paggamit ng ilan sa mga feature ng Excel gaya ng mga chart, pivot table, at mga partikular na function.
Kahit na ang mga blangkong cell sa isang row o column na naglalaman ng data ay maaaring magdulot ng mga problema gaya ng ipinapakita sa larawan sa ibaba.
Ang kawalan ng mga bakanteng espasyo ay nakakatulong sa Excel na makita at piliin ang nauugnay na data kapag gumagamit ng hanay ng mga feature gaya ng pag-uuri, pag-filter, o AutoSum.
Kapag gusto mong hatiin ang data para mas madaling basahin, gumamit ng mga border o format ng mga heading at label. Gumamit ng mga visual na cue gaya ng bold na text, mga linya, at kulay ng cell para paghiwalayin at i-highlight ang data.
Sundin ang mga tip na ito kapag gumagawa ng data sa mga row at column:
- Maglagay ng mapaglarawang heading sa tuktok ng unang column ng talahanayan na may data sa ibaba nito.
- Kung mayroong higit sa isang serye ng data, ilista ang mga ito nang sunud-sunod sa mga column (kaliwa pakanan) na may pamagat para sa bawat serye ng data sa itaas.
Bottom Line
Bagama't mahalaga ang pagpapanatiling magkakaugnay na data, kapaki-pakinabang din na paghiwalayin ang mga hindi nauugnay na hanay ng data. Mag-iwan ng mga blangkong column o row sa pagitan ng iba't ibang hanay ng data o iba pang data sa worksheet upang piliin ng Excel ang mga tamang kaugnay na hanay o talahanayan ng data.
Madalas Mag-save
Ang kahalagahan ng madalas na pag-save ng iyong trabaho ay hindi maaaring palakihin, o sabihin nang madalas. Kung gumagamit ka ng web-based na spreadsheet gaya ng Google Sheets o Excel Online, hindi isyu ang pag-save. Ang mga program na ito ay walang opsyon sa pag-save. Sa halip, ang mga spreadsheet ay awtomatikong nai-save sa iyong cloud account gamit ang tampok na Autosave.
Para sa mga desktop spreadsheet program, i-save ang iyong trabaho pagkatapos ng dalawa o tatlong pagbabago. Halimbawa, mag-save pagkatapos mong magdagdag ng data, mag-format ng mga heading ng column, o maglagay ng formula. Hindi bababa sa, i-save ang iyong trabaho bawat dalawa o tatlong minuto.
Kahit na ang katatagan ng mga computer at software ng computer ay bumuti nang husto sa paglipas ng panahon, nag-crash pa rin ang software, nangyayari ang pagkawala ng kuryente, at kung minsan ay natatapalan ng ibang tao ang iyong power cord at nabubunot ito sa saksakan ng dingding. At kapag nangyari ang mga aksidente, ang pagkawala ng data ay nagdaragdag sa iyong workload habang binago mo ang nagawa mo na.
Ang Excel ay may feature na AutoSave, na kadalasang gumagana nang napakahusay, ngunit hindi ka dapat umasa dito. Ugaliing i-secure ang iyong data gamit ang madalas na pag-save.
Shortcut sa Pagtitipid
Hindi mo kailangang ilipat ang mouse sa ribbon at mag-click sa mga icon upang i-save ang iyong gawa. Sa halip, ugaliing mag-ipon gamit ang kumbinasyon ng keyboard shortcut. Kapag gusto mong i-save ang iyong worksheet, pindutin ang Ctrl+ S.
Mag-save sa Dalawang Lugar
Mahalaga ring i-save ang iyong data sa dalawang magkaibang lokasyon. Ang pangalawang lokasyon ay isang backup. Ang pinakamahusay na backup ay isa na nasa ibang pisikal na lokasyon mula sa orihinal.
Kapag nagse-save ng backup na kopya ng iyong mga workbook, isaalang-alang ang pag-save ng mga file sa iyong cloud account. Kapag naka-store ang mga workbook sa iyong computer at sa cloud, hindi ka lang magkakaroon ng backup na kopya sa cloud, ngunit ang cloud ay idinisenyo na may mga paulit-ulit na pag-backup na nangangahulugang naka-store ang iyong data sa maraming server.
Cloud-Based Backup
Muli, ang paggawa ng backup ay hindi kailangang maging isang nakakaubos na gawain.
Kung ang seguridad ay hindi isang isyu, tulad ng kung ang worksheet ay isang listahan ng iyong mga DVD, malamang na sapat na upang mag-email sa iyong sarili ng isang kopya. Kung isyu ang seguridad, isang opsyon ang cloud storage.
Sa kaso ng mga online na spreadsheet, bina-back up ng mga may-ari ng program ang kanilang mga server, at kasama rito ang lahat ng data ng user. Ngunit para maging ligtas, mag-download ng kopya ng file sa iyong computer.
Huwag Gumamit ng Mga Numero bilang Mga Heading ng Column at Huwag Isama ang Mga Unit na May Data
Gumamit ng mga heading sa itaas ng mga column at sa simula ng mga row para matukoy ang iyong data, ginagawang mas simple ng mga heading ang mga operasyon gaya ng pag-uuri. Ngunit huwag gumamit ng mga numero gaya ng 2012, 2013, at iba pa, bilang mga heading.
Tulad ng ipinapakita sa larawan sa itaas, ang mga heading ng column at row na mga numero ay maaaring hindi sinasadyang maisama sa mga kalkulasyon. Kung ang iyong mga formula ay naglalaman ng mga function na awtomatikong pinipili ang hanay ng data para sa argumento ng function, gaya ng AutoSum, ang mga numero sa mga heading ng column ay magdudulot ng isyu.
Karaniwan, ang mga naturang function, na kinabibilangan din ng AutoMax at AutoAverage, ay unang maghahanap ng mga column ng mga numero at pagkatapos ay titingin sa kaliwa para sa isang hilera ng mga numero. Ang anumang mga heading na mga numero ay isasama sa napiling hanay.
Ang mga numerong ginagamit bilang row heading ay maaaring mapagkamalan bilang isa pang serye ng data kung pipiliin bilang bahagi ng isang hanay para sa isang chart sa halip na bilang mga axes na label.
I-format ang mga numero sa mga cell ng heading bilang text o gumawa ng mga text label sa pamamagitan ng unahan sa bawat numero na may kudlit (') gaya ng '2012 at '2013. Hindi lumalabas ang apostrophe sa cell, ngunit binabago nito ang numero sa text data.
Panatilihin ang Mga Unit sa Mga Heading
Huwag maglagay ng currency, temperatura, distansya, o iba pang unit sa bawat cell na may data ng numero. Kung gagawin mo ito, may posibilidad na tingnan ng Excel o Google Sheets ang lahat ng iyong data bilang text.
Sa halip, ilagay ang mga unit sa mga heading sa itaas ng column upang matiyak na nasa text format ang mga heading na iyon at hindi gagawa ng problema.
Text sa Kaliwa, Mga Numero sa Kanan
Ang isang mabilis na paraan para malaman kung mayroon kang data ng text o numero ay suriin ang pagkakahanay ng data sa isang cell. Bilang default, ang data ng text ay naka-align sa kaliwa sa Excel at Google Sheets, at ang data ng numero ay naka-align sa kanan sa isang cell.
Bagama't maaaring baguhin ang default na pagkakahanay na ito, dapat ilapat ang pag-format pagkatapos maipasok ang lahat ng data at mga formula. Ang default na alignment ay nagbibigay sa iyo ng clue kung ang data ay na-format nang tama sa worksheet.
Porsyento at Mga Simbolo ng Pera
Ang pinakamahusay na kasanayan para sa pag-input ng data sa isang worksheet ay ilagay ang plain number at pagkatapos ay i-format ang cell upang maipakita nang tama ang numero, halimbawa bilang porsyento o bilang currency.
Kinikilala ng Excel at Google Sheets ang mga porsyentong simbolo na nai-type sa isang cell kasama ang numero. Ang mga app na ito ay tumatanggap din ng mga karaniwang simbolo ng currency, gaya ng dollar sign ($) o ang British pound symbol (£) kung ita-type mo ang mga ito sa isang cell kasama ng data ng numero, ngunit iba pang mga simbolo ng currency, gaya ng South African Rand (R), ay binibigyang kahulugan bilang text.
Para maiwasan ang mga potensyal na problema, ilagay ang halaga at pagkatapos ay i-format ang cell para sa currency sa halip na i-type ang simbolo ng currency.
Gamitin ang Mga Sanggunian sa Cell at Mga Pinangalanang Saklaw sa Mga Formula
Ang parehong mga cell reference at pinangalanang hanay ay maaaring at dapat gamitin sa mga formula upang panatilihing walang mga error at napapanahon ang mga formula at ang buong worksheet.
Ang Cell reference ay kumbinasyon ng column letter at row number ng isang cell, gaya ng A1, B23, at W987. Tinutukoy ng mga cell reference ang lokasyon ng data sa isang worksheet.
Ang pinangalanang range o tinukoy na pangalan ay katulad ng isang cell reference dahil ginagamit ito upang tukuyin ang isang cell o hanay ng mga cell sa isang worksheet.
Pagtukoy sa Data sa Mga Formula
Ginagamit ang mga formula sa Excel para magsagawa ng mga kalkulasyon gaya ng pagdaragdag o pagbabawas.
Kung ang mga aktwal na numero ay nasa mga formula gaya ng:
=5 + 3
Sa tuwing nagbabago ang data, kailangan mong i-edit ang formula. Kaya kung ang mga bagong numero ay 7 at 6, ang formula ay magiging:
=7 + 6
Bilang kahalili, kung ilalagay mo ang data sa mga cell sa worksheet, gamitin ang mga cell reference o pangalan ng range sa formula kaysa sa mga numero.
Kung ilalagay mo ang numero 5 sa cell A1 at 3 sa cell A2, ang formula ay magiging:
=A1 + A2
Upang i-update ang data, babaguhin mo ang mga nilalaman ng mga cell A1 at A2, ngunit panatilihin ang formula kung ano ito. Awtomatikong ina-update ng Excel ang mga resulta ng formula.
Ang paraang ito ay kapaki-pakinabang kapag ang worksheet ay naglalaman ng mga kumplikadong formula at kapag maraming formula ang sumangguni sa parehong data. Pagkatapos ay babaguhin mo lang ang data sa isang lokasyon, na nag-a-update naman sa mga formula na tumutukoy dito.
Ang mga cell reference at pinangalanang hanay ay ginagawa ring mas ligtas ang mga worksheet sa pamamagitan ng pagprotekta sa mga formula mula sa mga hindi sinasadyang pagbabago habang iniiwan ang mga cell ng data na nagbabago.
Bottom Line
Ang isa pang feature ng Excel at Google Sheets ay ang mga cell reference o pangalan ng range ay maaaring ilagay sa mga formula gamit ang pointing na kinabibilangan ng pag-click sa isang cell upang ipasok ang reference sa formula. Binabawasan ng pointing ang posibilidad ng mga error na dulot ng pag-type ng maling cell reference o maling spelling ng pangalan ng range.
Gumamit ng Mga Pinangalanang Saklaw para Pumili ng Data
Ang pagbibigay ng pangalan sa isang lugar ng nauugnay na data ay nagpapadali sa pagpili ng data na pagbubukud-bukod o sasalain.
Kung magbago ang laki ng isang lugar ng data, i-edit ang pinangalanang hanay gamit ang Name Manager.
Huwag Iwanang Naka-unlock ang Mga Cell na Naglalaman ng Mga Formula
Pagkatapos gumugol ng napakaraming oras sa pagwawasto ng kanilang mga formula at paggamit ng wastong mga cell reference, maraming tao ang nagkakamali na iwan ang mga formula na iyon na mahina sa hindi sinasadya o hindi sinasadyang mga pagbabago.
I-lock ang mga cell na naglalaman ng iyong mga formula kung gumagamit ka ng mga cell reference o pinangalanang hanay. Kung kinakailangan, protektahan ng password ang mga cell upang mapanatiling ligtas ang mga ito.
Kasabay nito, hayaang naka-unlock ang mga cell na naglalaman ng data upang maipasok ng mga user ang mga pagbabago at panatilihing napapanahon ang spreadsheet.
Ang pagprotekta sa isang worksheet o workbook ay isang dalawang hakbang na proseso:
- Tiyaking naka-lock ang mga tamang cell.
- Protektahan ang worksheet sa pamamagitan ng pagdaragdag ng password.
Pagbukud-bukurin ang Iyong Data
Pagbukud-bukurin ang iyong data pagkatapos mong ipasok ito. Ang pagtatrabaho sa maliit na halaga ng hindi naayos na data sa Excel o Google Sheets ay karaniwang hindi isang problema, ngunit habang lumalaki ang spreadsheet, nagiging mahirap na gamitin ito nang mahusay.
Ang pinagsunod-sunod na data ay mas madaling maunawaan at masuri. Ang ilang mga function at tool, gaya ng VLOOKUP at SUBTOTAL, ay nangangailangan ng pinagsunod-sunod na data upang maibalik ang mga tumpak na resulta.
Gayundin, pagbukud-bukurin ang iyong data sa iba't ibang paraan upang makita ang mga trend na hindi halata sa simula.
Piliin ang Data na Pagbukud-bukurin
Kailangan malaman ng Excel ang eksaktong hanay na kailangan mong pag-uri-uriin, at tukuyin ang mga bahagi ng nauugnay na data kung mayroong:
- Walang mga blangkong row o column sa loob ng isang lugar ng nauugnay na data.
- Mga blangkong row at column sa pagitan ng mga bahagi ng nauugnay na data.
Tinutukoy din ng Excel kung ang lugar ng data ay may mga pangalan ng field at hindi kasama ang row na iyon sa pag-uuri.
Gayunpaman, ang pagpayag sa Excel na pumili ng hanay para sa pag-uuri ay maaaring maging peligroso lalo na sa malaking dami ng data na mahirap suriin.
Gumamit ng Mga Pangalan para Pumili ng Data
Upang matiyak na napili ang tamang data, i-highlight ang hanay bago simulan ang pag-uuri. Kung plano mong pag-uri-uriin ang parehong hanay ng data nang paulit-ulit, ang pinakamahusay na diskarte ay bigyan ito ng pangalan.
Kapag nag-sort ka ng pinangalanang hanay ng data, i-type ang pangalan sa Name Box, o piliin ito mula sa nauugnay na dropdown na listahan. Awtomatikong hina-highlight ng Excel ang tamang hanay ng data sa worksheet.
Pag-uuri ng mga Nakatagong Hilera at Hanay
Ang Excel ay hindi nagsasama ng mga nakatagong row at column ng data kapag nag-uuri, kaya ang mga row at column na ito ay dapat na i-unhide bago maganap ang pag-uuri. Halimbawa, kung nakatago ang row 7 sa loob ng hanay ng data na pagbubukud-bukod, mananatili ito bilang row 7 at hindi ililipat sa tamang lokasyon nito sa pinagsunod-sunod na data.
Gayundin ang mga column ng data. Kasama sa pag-uuri ayon sa mga row ang muling pagsasaayos ng mga column ng data, ngunit kung nakatago ang Column B bago ang pag-uuri, mananatili itong Column B pagkatapos ng sort.
Mag-imbak ng Mga Numero bilang Mga Numero
Tiyaking naka-format ang lahat ng numero bilang mga numero. Kung ang mga resulta ay hindi ang iyong inaasahan, ang column ay maaaring maglaman ng mga numerong nakaimbak bilang text at hindi bilang mga numero. Halimbawa, ang mga negatibong numerong na-import mula sa ilang accounting system o isang numerong inilagay na may nangungunang kudlit (') ay iniimbak bilang text.
Kapag mabilis na inayos ang data gamit ang A-Z o Z-A na button, maaaring magkamali ang mga bagay. Kung mayroong isang blangkong hilera o mga blangkong column sa data, ang ilan sa data ay mag-uuri at ang ilan ay hindi. Ang pinakamadaling paraan upang matiyak na napili mo ang tamang hanay ng data bago pag-uri-uriin ay ang bigyan ito ng pangalan.
Kung pipiliin ang isang cell, pinalawak ng Excel ang pagpili sa isang range (tulad ng pagpindot sa Ctrl+ Shift+ 8 ) na nililimitahan ng isa o higit pang mga blangkong column at row. Pagkatapos ay susuriin nito ang unang row sa napiling hanay upang matukoy kung naglalaman ito ng impormasyon ng header o wala.
Ang mga header ng column ay dapat matugunan ang mga mahigpit na alituntunin bago ito makilala ng Excel bilang isang header. Halimbawa, kung may mga blangkong cell sa row ng header, maaaring isipin ng Excel na hindi ito isang header. Gayundin, kung ang row ng header ay naka-format katulad ng iba pang mga row sa hanay ng data, maaaring hindi makilala ng Excel ang header. Bukod pa rito, kung ang isang talahanayan ng data ay binubuo ng teksto at ang row ng header ay naglalaman ng walang anuman kundi teksto, hindi makikilala ng Excel ang hilera ng header; ang header row ay parang isa pang data row sa Excel.
Ang Excel ay nagbubukod-bukod lamang pagkatapos mapili ang hanay at tinutukoy ng Excel kung mayroong row ng header. Ang mga resulta ng pag-uuri ay depende sa kung nakuha ng Excel ang parehong pagpili ng hanay at ang pagtukoy ng row ng header nang tama. Halimbawa, kung hindi iniisip ng Excel na mayroong row ng header, pag-uuri-uriin ang header sa katawan ng data.
Para matiyak na nakikilala nang tama ang iyong hanay ng data, gamitin ang Ctrl+ Shift+ 8shortcut upang makita kung ano ang pipiliin ng Excel. Kung hindi ito tumutugma sa iyong mga inaasahan, baguhin ang character ng data sa iyong talahanayan o piliin ang hanay ng data bago gamitin ang Suriin dialog box.
Para matiyak na ang mga heading ay nakikilala nang tama, gamitin ang Ctrl+ Shift+ 8 shortcut upang piliin ang hanay ng data, pagkatapos ay tingnan ang unang hilera. Kung ang header ay may mga blangkong cell sa mga napili sa unang row, ang unang row ay naka-format tulad ng pangalawang row, o pumili ka ng higit sa isang header row, pagkatapos ay ipinapalagay ng Excel na walang header row. Para itama ito, gumawa ng mga pagbabago sa row ng header para matiyak na nakikilala sila ng Excel.
Kung gumagamit ang iyong talahanayan ng data ng mga multi-row na header, maaaring mahirapan ang Excel na makilala ang mga ito. Nadagdagan ang problema kapag inaasahan mong isasama ng Excel ang mga blangkong hilera sa header na iyon; hindi lang ito awtomatikong magagawa. Maaari mong, gayunpaman, piliin ang mga hilera na pagbukud-bukurin bago gawin ang pag-uuri. Sa madaling salita, maging tiyak sa kung ano ang gusto mong ayusin ng Excel; huwag hayaan ang Excel na gumawa ng mga pagpapalagay para sa iyo.
Mga Petsa at Oras ng Store bilang Teksto
Kung ang mga resulta ng pag-uuri ayon sa petsa ay hindi lumabas gaya ng inaasahan, ang data sa column na naglalaman ng sort key ay maaaring maglaman ng mga petsa o oras na nakaimbak bilang text data sa halip na bilang mga numero (ang mga petsa at oras ay naka-format na data ng numero).
Sa larawan sa itaas, ang rekord para kay A. Peterson ay napunta sa ibaba ng listahan, nang, batay sa petsa ng paghiram noong Nobyembre 5, 2014, ito ay dapat na mas mataas sa tala para kay A. Wilson, na din ay may petsa ng paghiram na Nobyembre 5. Ang dahilan ng mga hindi inaasahang resulta ay ang petsa ng paghiram para sa A. Peterson ay naka-store bilang text, sa halip na bilang isang numero.
Halong Data at Mabilis na Pag-uuri
Kapag gumagamit ng mabilisang paraan ng pag-uuri na may mga talaan na naglalaman ng data ng text at numero, pinaghihiwalay ng Excel ang numero at data ng text, inilalagay ang mga tala na may data ng text sa ibaba ng pinagsunod-sunod na listahan.
Maaaring isama rin ng Excel ang mga heading ng column sa mga resulta ng pag-uuri, na binibigyang-kahulugan ang mga ito bilang isa pang row ng text data sa halip na bilang mga pangalan ng field para sa talahanayan ng data.
Mga Babala sa Pagbukud-bukurin
Kapag ginagamit ang dialog box na Pagbukud-bukurin, kahit para sa pag-uuri sa isang column, maaaring magpakita ang Excel ng babala na nakatagpo ito ng data na nakaimbak bilang text at binibigyan ang mga opsyong ito:
- Pagbukud-bukurin ang anumang mukhang numero bilang numero.
- Pagbukud-bukurin ang mga numero at numerong nakaimbak bilang text nang hiwalay.
Inilalagay ng unang opsyon ang data ng text sa tamang lokasyon ng mga resulta ng pag-uuri. Inilalagay ng pangalawang opsyon ang mga talaan na naglalaman ng data ng text sa ibaba ng mga resulta ng pag-uuri tulad ng ginagawa nito sa mabilisang pag-uuri.
