Sa kabila ng paglaganap ng mga online na paraan ng komunikasyon, nananatiling pinakasikat ang email, na may halos 300 bilyong email na ipinapadala araw-araw sa 2019. Baguhan ka man sa email o ginagamit mo ito sa loob ng ilang dekada, tiyaking' sinusunod muli ang mga patakaran para sa etiketa sa email.
Suriin ang Iyong Mensahe Bago Mo Ipadala
Pagkatapos mong ilagay ang mga address ng iyong tatanggap, lumikha ng naaangkop na linya ng paksa, isulat ang iyong mensahe, at maglakip ng ilang sumusuportang dokumento, bumalik at tiyaking ginawa mo ang lahat ng tama:
- Suriin ang mensahe. Mayroon bang hindi malinaw? Mayroon bang anumang mga grammatical error o typos? Nasabi mo na ba lahat ng gusto mong sabihin?
- Tingnan ang iyong mga mapagkukunan. Malilinaw ba ng isang link sa isang panlabas na mapagkukunan ang iyong kahulugan? Makakatulong ba ang isang link sa iyong tatanggap na makahanap ng website nang mabilis?
- Tingnan ang mga pangalan ng tatanggap. Nakalimutan mo ba ang isang mahalagang tao na kailangang makita ang mensahe? Nagdagdag ka ba ng taong hindi dapat makakita ng mensahe?
- Tingnan ang iyong address. Kung mayroon kang higit sa isa, tiyaking ipadala ang mensahe mula sa pinakaangkop para sa layunin ng mensahe.
- Tukuyin ang priyoridad ng mensahe. Kailangan bang i-tag bilang mahalaga ang mensahe?
- Magdagdag ng mga sumusuportang dokumento. Nakalimutan mo ba ang mga kalakip?
Huwag Laging Sumagot Lahat
Dapat mong malaman kung kailan at kailan hindi dapat Tumugon Lahat sa mga email ng pangkat. Kung kailangang malaman ng lahat ng nasa orihinal na email (ang tinutugunan mo) kung ano ang iyong sasabihin, gamitin ang Reply All.
Halimbawa, ang taong A ay nag-email sa iyo at kay B upang magkaroon ng mga ideya tungkol sa kung paano ipagdiwang ang 10-taong anibersaryo ng iyong boss sa kumpanya. Ang iyong tugon ay may kaugnayan para sa parehong tao A at tao B, kaya gamitin ang Reply All upang tumugon sa kanilang dalawa.
Kung may nagpadala ng imbitasyon sa party sa pamamagitan ng email sa iyo at sa 20 iba pang kaibigan, ang iyong tugon ay hindi nauugnay sa iba pang mga tatanggap ng mail, kaya gamitin ang Reply upang magpadala ng tugon sa orihinal na nagpadala lamang.
Sumulat ng Mga Epektibong Linya ng Paksa
Ang susi sa pagsulat ng magandang paksa ng email ay tiyaking maikli nitong nakukuha ang esensya ng iyong mensahe. Narito ang ilang halimbawa:
- Sales Meeting Ginawang 3:00
- Halloween Party Invitation
- Mga Pagbabago sa Teksto ng Website
- Nangungunang 20 Pinili ng Video ngayong Linggo
- Mga Detalye ng Iyong Bagong Membership
- Kinukumpirma ang Iyong Appointment
- Kahilingan para sa Fundraising Event Volunteers
Upang gawing mas epektibo ang mga linya ng paksa, isama ang aksyon na gusto mong gawin ng mga tatanggap, gaya ng:
- Halloween Party Invitation - RSVP bago ang Mayo 11
- Mga Pagbabago sa Teksto ng Website - Kailangan ng Pag-apruba hanggang Martes
Bottom Line
Kapag nagpasa ka ng mensaheng email mula sa ibang tao, ipaliwanag sa bagong tatanggap kung bakit mo ito ginagawa at kung paano mo inaasahan na makikinabang sila rito. Halimbawa, sabihin nating isang kliyente, si Jay, ang nagpadala sa iyo ng isang tanong, at hindi mo alam ang sagot. Ipasa ang mensahe sa iyong kasamahan, si Sara, na may sulat na nagsasabing, "Sara, gustong malaman ni Jay ang proseso ng pag-log in sa aming portal mula sa kanyang mobile device. Tingnan sa ibaba ang mga detalye. May maitutulong ka ba?"
Ipaliwanag Kung Bakit Ka Nag-CC
Kung nag-cc ka sa isang tao sa isang mensaheng email, ipaliwanag sa pangunahing tatanggap na ginagawa mo ito, at bakit. Halimbawa, sabihin nating gusto ni Jenna na sumali sa iyong book club, at ipinapadala mo sa kanya ang impormasyon tungkol dito. I-cc mo ang pinuno ng book club, si Ann, at sumulat kay Jenna, "I'm cc'ing our leader, Ann, para makita niya kung ano ang ipinapadala ko sa iyo at punan ang anumang bagay na maaaring naiwan ko." Kapag ginamit mo ang prosesong ito, alam din ni Ann kung bakit siya nakakatanggap ng kopya ng mensahe.
Bottom Line
Maaaring mawala ang mga mensahe sa email sa mail o sa filter ng spam. Bilang paggalang, lalo na sa mahahalagang mensahe (tulad ng mga may kalakip o may kinalaman sa mga deadline), sumulat ng maikling tala upang ipaalam sa nagpadala na natanggap ang kanilang email. Halimbawa, kung padadalhan ka ng iyong boss ng bagong proyektong gagawin, tumugon ng, "Ok, magsisimula na ako bukas."
Gamitin ang mga Acronym nang matipid
Hindi alam ng lahat ang bawat acronym, kaya gumamit ng kakaunti hangga't maaari, at kapag sigurado kang alam ng tatanggap kung ano ang ibig nilang sabihin. Mayroong ilang mga acronym na karaniwang ginagamit sa pagsusulatan ng email ng negosyo. Narito ang ilan:
- ASAP: As Soon As Possible
- BTW: By the Way
- EOD: Pagtatapos ng Araw
- EOM: Pagtatapos ng Mensahe (karaniwang ginagamit sa linya ng paksa para isaad na walang email na susundan)
- EOW: Katapusan ng Linggo
- FYI: Para sa Iyong Impormasyon
- IMO: Sa Aking Opinyon
- OOO: Wala sa Opisina
- Y/N: Oo o Hindi
Bottom Line
Dahil hindi mo makuha ang konteksto ng mga ekspresyon ng mukha at tono ng boses sa email, hindi ito magandang medium para sa pagpapahayag ng panunuya o katatawanan, lalo na sa mga tatanggap na hindi mo lubos na kilala. Ipahayag ang iyong mensahe nang simple at diretso, kahit man lang hanggang sa mas makilala mo ang isang tatanggap. Kung talagang hindi mo mapigilan ang iyong sarili, magsama ng isang nakangiti o tumatawa na emoticon para ipakitang nagbibiro ka.
Pumili ng Naaangkop na Pagtatapos
Minsan mahirap malaman kung paano tapusin ang isang mensaheng email. Narito ang ilang mungkahi, batay sa sitwasyon:
- Salamat o Maraming Salamat: Kung humihingi ka ng pabor.
- Pagmamahal o Hugs: Kung kaibigan o miyembro ng pamilya ang tatanggap.
- Cheers or Best: Kung ang tatanggap ay isang kaswal na kakilala.
- Taos-puso: Kung pormal ang iyong mensahe.
- Best Regards or Kind Regards: Kung gusto mong mapanatili ang isang pormal na tono ng negosyo.
