Ano ang Dapat Malaman
- Bago i-digitize ang iyong mga file, gumawa ng mga folder at subfolder para ayusin ang mga file.
- Tiyaking sinusuportahan ng scanner o printer ang Optical Character Recognition (OCR) software at mayroon kang naka-install na OCR software.
- Iba ang proseso depende sa kung gusto mong mag-scan ng dokumento sa Mac o mag-scan ng dokumento sa Windows.
Makakatulong ang pag-digitize ng mga papel na dokumento kapag inaayos ang iyong mahahalagang papeles. Ang mga digital na file, kabilang ang mga PDF, ay maaaring ma-convert sa mga mahahanap na file gamit ang optical character recognition (OCR) software na kadalasang kasama ng printer. Iyon ay nangangahulugan na ang iyong impormasyon ay hindi tumatagal ng espasyo, at mas madaling mahanap. Gayundin, maaari mong i-save ang iyong mga digital na file sa CD o DVD, sa isang flash drive, sa isang online storage facility. Narito kung paano ayusin ang iyong mga na-scan na dokumento.
Paano Gumamit ng Scanner para Maging Organisado
Narito ang ilang hakbang na maaari mong gawin upang ayusin ang iyong negosyo o tahanan gamit ang scanner. Kakailanganin mo ng scanner ng dokumento para magawa ito. Hindi naman kailangang magastos o magarbong. Kung wala ka nito, magsimula sa mga review na ito ng mga scanner ng larawan at mga scanner ng dokumento para sa ilang pinakamahusay na pagbili.
Kung ayaw mo ng hiwalay na scanner, isang murang all-in-one na printer ang gagawa ng trabaho.
-
Suriin ang iyong mga papeles at magpasya kung ano ang maaari mong i-digitize at kung ano ang maaari mong ligtas na itapon.
Malamang na magtatagal ito. Magtrabaho sa maliliit na dagdag kung kinakailangan.
-
Bago i-digitize ang iyong mga file, gumawa ng mga folder at subfolder upang iimbak ang mga file. Isipin ang mga kategoryang kailangan mo, at mag-set up ng folder para sa bawat isa. Ilagay ang mga resibo ng credit card sa isang folder, ang papeles ng insurance ng kotse sa isa pa. Ang mga singil sa telepono, mga resibo sa grocery, mga bayarin sa pag-aayos ng bahay, at iba pa ay maaaring ilagay sa magkahiwalay na mga folder. Sa loob ng bawat folder, lumikha ng mga subfolder para sa bawat taon (o buwan). Mas madaling magsimula sa isang organisadong system at magdagdag ng mga bagong papeles sa tamang file kaysa sa muling ayusin ang system sa tuwing may na-scan na bagong resibo.
Upang gumawa ng bagong folder sa Windows, i-right-click ang desktop at piliin ang Bago > Folder Ulitin ang hakbang na ito habang nasa loob ng bago folder upang lumikha ng isang subfolder. Para gumawa ng bagong folder sa Mac, piliin ang File > New Folder, o pindutin ang Shift+ Utos +N
-
Tiyaking may Optical Character Recognition (OCR) software ang scanner o printer. Binibigyang-daan ka nitong i-scan ang mga dokumento sa format na PDF at i-edit ang mga file. Malaki ang posibilidad na may naka-install na disenteng OCR software sa iyong Windows computer.
Kung hindi naka-install ang OCR software sa iyong computer, ang ABBYY FineReader at Adobe Acrobat Pro DC ay mga sikat na pagpipilian.
-
Panahon na para i-scan ang iyong mga dokumento. Eksakto kung paano mo ito gagawin ay depende sa uri ng scanner at software na iyong ginagamit.
May mga gabay ang Lifewire para sa pag-scan ng mga dokumento sa Windows at Mac.
- Kapag tapos ka nang mag-digitize ng mga dokumento, panatilihing nasa itaas ang mga pisikal na papeles. Tiyaking awtomatiko kang mag-scan ng mga dokumento sa tuwing makakakuha ka ng mga bagong resibo o papeles. Kung hindi, magsisimulang mag-pile ulit ang mga papel.
