Kapag mayroon kang malaking halaga ng data, maaari itong maging napakalaki kung hindi ito naayos nang tama sa iyong workbook. Matuto ng iba't ibang paraan para pagbukud-bukurin ang data sa Excel para maging mas produktibo at para mas madaling pamahalaan ang iyong mga spreadsheet.
Ang mga tagubilin sa artikulong ito ay nalalapat sa Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel para sa Microsoft 365, Excel Online, at Excel para sa Mac.
Pumili ng Data na Pagbukud-bukurin
Bago mapag-uri-uriin ang data, kailangang malaman ng Excel ang eksaktong hanay na pagbukud-bukurin. Pipili ang Excel ng mga bahagi ng nauugnay na data hangga't natutugunan ng data ang mga kundisyong ito:
- Walang mga blangkong row o column sa isang lugar ng nauugnay na data.
- Ang mga blangkong row at column ay nasa pagitan ng mga bahagi ng nauugnay na data.
Tinutukoy ng Excel kung ang lugar ng data ay may mga pangalan ng field at ibinubukod ang row mula sa mga talaan na pagbukud-bukurin. Ang pagpayag sa Excel na piliin ang hanay na pag-uuri-uriin ay maaaring mapanganib, lalo na sa malalaking dami ng data na mahirap suriin.
Upang matiyak na ang tamang data ay napili, i-highlight ang hanay bago simulan ang pag-uuri. Kung paulit-ulit na pag-uuri-uriin ang parehong hanay, ang pinakamahusay na diskarte ay bigyan ito ng Pangalan.
Pag-uri-uriin ang Key at Pag-uri-uriin ang Pagkakasunud-sunod sa Excel
Ang Pag-uuri ay nangangailangan ng paggamit ng sort key at isang sort order. Ang sort key ay ang data sa column o mga column na gusto mong pag-uri-uriin at kinikilala sa pamamagitan ng heading ng column o pangalan ng field. Sa larawan sa ibaba, ang mga posibleng sort key ay Student ID, Pangalan, Edad, Programa, at Buwan na Nagsimula.
Mabilis na Pagbukud-bukurin ang Data
Upang magsagawa ng mabilisang pag-uuri, pumili ng isang cell sa column na naglalaman ng sort key. Pagkatapos ay piliin kung paano mo gustong ayusin ang data. Ganito:
- Pumili ng cell sa column na naglalaman ng sort key.
- Piliin ang Home.
- Piliin ang Pagbukud-bukurin at Filter upang buksan ang drop-down na menu ng mga opsyon sa pag-uuri.
- Piliin kung paano mo gustong ayusin ang data. Piliin ang alinman sa pataas o pababang pagkakasunod-sunod.
Kapag gumagamit ng Pagbukud-bukurin at I-filter, nagbabago ang mga opsyon sa pagkakasunud-sunod sa drop-down na listahan depende sa uri ng data sa napiling hanay. Para sa data ng text, ang mga opsyon ay Pagbukud-bukurin A hanggang Z at Pagbukud-bukurin ang Z hanggang A. Para sa numeric na data, ang mga opsyon ay Pagbukud-bukurin ang Pinakamaliit hanggang Pinakamalaki at Pagbukud-bukurin ang Pinakamalaki hanggang Pinakamaliit.
Pagbukud-bukurin ang Maramihang Mga Column ng Data sa Excel
Bilang karagdagan sa pagsasagawa ng mabilis na pag-uuri batay sa iisang column ng data, pinapayagan ka ng custom na feature ng Excel na pag-uri-uriin ang maraming column sa pamamagitan ng pagtukoy ng maraming sort key. Sa multi-column sorts, ang mga sort key ay natutukoy sa pamamagitan ng pagpili sa mga column heading sa sort dialog box.
Tulad ng mabilis na pag-uuri, ang mga key ng pag-uuri ay tinutukoy sa pamamagitan ng pagtukoy sa mga heading ng column o mga pangalan ng field, sa talahanayang naglalaman ng sort key.
Pagbukud-bukurin sa Maramihang Mga Haligi Halimbawa
Sa halimbawa sa ibaba, ang data sa hanay na A2 hanggang E12 ay pinagbukud-bukod sa dalawang column ng data. Ang data ay unang pinagbukud-bukod ayon sa pangalan at pagkatapos ay ayon sa edad.
Upang pag-uri-uriin ang maraming column ng data:
- I-highlight ang hanay ng mga cell na pagbubukud-bukod. Sa halimbawang ito, pinili ang mga cell A2 hanggang E12.
- Piliin ang Home.
- Piliin ang Pagbukud-bukurin at I-filter upang buksan ang drop-down na listahan.
- Piliin ang Custom Sort upang buksan ang dialog box ng Pagbukud-bukurin.
- Maglagay ng tsek sa tabi ng May mga header ang aking data.
- Sa ilalim ng heading ng Column, piliin ang Pagbukud-bukurin ayon sa pababang arrow at piliin ang Pangalan mula sa drop-down na listahan para pagbukud-bukurin muna ang data sa pamamagitan ng column na Pangalan.
- Sa ilalim ng heading ng Sort On, iwanan ang setting bilang Cell Values. Ang pag-uuri ay batay sa aktwal na data sa talahanayan.
- Sa ilalim ng heading ng Order, piliin ang pababang arrow at piliin ang Z hanggang A upang pagbukud-bukurin ang data ng Pangalan sa pababang pagkakasunod-sunod.
- Piliin ang Add Level para magdagdag ng pangalawang opsyon sa pag-uuri.
- Sa ilalim ng heading ng Column, piliin ang Pagkatapos sa pamamagitan ng pababang arrow at piliin ang Edad upang pagbukud-bukurin ang mga talaan na may mga duplicate na pangalan ayon sa column na Edad.
- Sa ilalim ng heading ng Order, piliin ang Malaki hanggang Pinakamaliit mula sa drop-down na listahan upang pagbukud-bukurin ang data ng Edad sa pababang pagkakasunod-sunod.
- Piliin ang OK upang isara ang dialog box at pagbukud-bukurin ang data.
Bilang resulta ng pagtukoy ng pangalawang susi sa pag-uuri, na ipinapakita sa halimbawa sa ibaba, ang dalawang talaan na may magkaparehong halaga para sa field na Pangalan ay pinagbubukod-bukod sa pababang pagkakasunod-sunod gamit ang field na Edad. Nagreresulta ito sa talaan para sa estudyanteng si Wilson J., edad 21, na nauna sa record para kay Wilson P., edad 19.
Ang Unang Hilera: Mga Heading ng Column o Data
Ang hanay ng data na pinili para sa pag-uuri sa halimbawa sa itaas ay kasama ang mga heading ng column sa itaas ng unang row ng data. Ang row na ito ay naglalaman ng data na iba sa data sa mga susunod na row. Natukoy ng Excel na ang unang row ay naglalaman ng mga heading ng column at inayos ang mga available na opsyon sa dialog box na Pag-uri-uriin upang isama ang mga ito.
Excel ay gumagamit ng pag-format upang matukoy kung ang isang row ay naglalaman ng mga heading ng column. Sa halimbawa sa itaas, ang mga heading ng column ay ibang font mula sa data sa iba pang mga row.
Kung ang unang row ay walang mga heading, ginagamit ng Excel ang column letter (gaya ng Column D o Column E) bilang mga pagpipilian sa Column option ng sort dialog box.
Ginagamit ng Excel ang pagkakaibang ito para matukoy kung ang unang row ay heading row. Kung nagkamali ang Excel, ang dialog box ng Pag-uri-uriin ay naglalaman ng checkbox na My data has headers na nag-o-override sa awtomatikong pagpili na ito.
Pagbukud-bukurin ang Data ayon sa Petsa o Oras sa Excel
Bilang karagdagan sa pag-uuri ng data ng text ayon sa alpabeto o mga numero mula sa pinakamalaki hanggang sa pinakamaliit, kasama sa mga opsyon sa pag-uuri ng Excel ang mga value ng petsa ng pag-uuri. Ang mga available na order ng pag-uuri na available para sa mga petsa ay kinabibilangan ng:
- Pataas na pagkakasunod-sunod: Pinakaluma hanggang pinakabago.
- Pababang order: Pinakabago hanggang sa pinakaluma.
Mabilis na Pag-uuri kumpara sa Pag-uuri ng Dialog Box
Mga petsa at oras na naka-format bilang data ng numero, gaya ng Petsa ng Hiniram sa halimbawa sa itaas, gamitin ang mabilisang paraan ng pag-uuri upang pagbukud-bukurin sa isang column. Para sa mga pag-uuri na kinasasangkutan ng maraming column ng mga petsa o oras, gamitin ang dialog box na Pag-uri-uriin sa parehong paraan tulad ng pag-uuri ng maraming column ng numero o text data.
Pagbukud-bukurin ayon sa Halimbawa ng Petsa
Upang magsagawa ng mabilisang pag-uuri ayon sa petsa sa pataas na pagkakasunud-sunod, mula sa pinakaluma hanggang sa pinakabago:
- I-highlight ang hanay ng mga cell na pagbubukud-bukod. Upang sundin ang halimbawa sa itaas, i-highlight ang mga cell G2 hanggang K7.
- Piliin ang Home.
- Piliin ang Pagbukud-bukurin at I-filter upang buksan ang drop-down na listahan.
- Piliin ang Custom Sort upang buksan ang dialog box ng Pagbukud-bukurin.
- Sa ilalim ng heading ng Column, piliin ang Pagbukud-bukurin ayon sa pababang arrow at piliin ang Hiniram upang pagbukud-bukurin muna ang data ayon sa petsa ng hiniram.
- Sa ilalim ng heading ng Sort On, piliin ang Cell Values. Ang pag-uuri ay batay sa aktwal na data sa talahanayan.
- Sa ilalim ng heading ng Pagbukud-bukurin, piliin ang Pinakaluma hanggang Pinakabago mula sa drop-down na listahan.
- Piliin ang OK sa dialog box para isara ang dialog box at pagbukud-bukurin ang data.
Kung ang mga resulta ng pag-uuri ayon sa petsa ay hindi lumabas tulad ng inaasahan, ang data sa column na naglalaman ng sort key ay maaaring maglaman ng mga petsa o oras na nakaimbak bilang text data sa halip na bilang mga numero (ang mga petsa at oras ay naka-format lang na data ng numero).
Halong Data at Mabilis na Pag-uuri
Kapag ginagamit ang paraan ng mabilisang pag-uuri, kung pinaghalo ang mga talaan na naglalaman ng data ng text at numero, pinaghihiwalay ng Excel ang numero at data ng text sa pamamagitan ng paglalagay ng mga talaan na may data ng text sa ibaba ng pinagsunod-sunod na listahan.
Maaaring isama rin ng Excel ang mga heading ng column sa mga resulta ng pag-uuri, na binibigyang-kahulugan ang mga ito bilang isa pang row ng text data sa halip na bilang mga pangalan ng field para sa talahanayan ng data.
Posibleng Babala sa Pag-uuri
Kung ginamit ang dialog box ng Pag-uri-uriin, kahit na para sa pag-uuri sa isang column, maaaring magpakita ang Excel ng mensaheng nagbabala sa iyo na nakatagpo ito ng data na nakaimbak bilang text at binibigyan ka ng pagpipiliang:
- Pagbukud-bukurin ang anumang mukhang numero bilang numero.
- Pagbukud-bukurin ang mga numero at numerong nakaimbak bilang text nang hiwalay.
Kung pipiliin mo ang unang opsyon, susubukan ng Excel na ilagay ang data ng text sa tamang lokasyon ng mga resulta ng pag-uuri. Piliin ang pangalawang opsyon at inilalagay ng Excel ang mga talaan na naglalaman ng data ng text sa ibaba ng mga resulta ng pag-uuri, tulad ng ginagawa nito sa mabilisang pag-uuri.
Pagbukud-bukurin ang Data ayon sa Mga Araw ng Linggo o ayon sa Mga Buwan sa Excel
Maaari mo ring pagbukud-bukurin ang data ayon sa mga araw ng linggo o ayon sa mga buwan ng taon gamit ang parehong built-in na custom na listahan na ginagamit ng Excel upang magdagdag ng mga araw o buwan sa isang worksheet gamit ang fill handle. Ang mga listahang ito ay nagbibigay-daan sa pag-uuri ayon sa mga araw o buwan ayon sa pagkakasunod-sunod sa halip na sa alpabetikong pagkakasunud-sunod.
Tulad ng iba pang mga opsyon sa pag-uuri, ang mga value ng pag-uuri ayon sa custom na listahan ay maaaring ipakita sa pataas (Linggo hanggang Sabado o Enero hanggang Disyembre) o pababang pagkakasunod-sunod (Sabado hanggang Linggo o Disyembre hanggang Enero).
Sa larawan sa itaas, sinundan ang mga sumusunod na hakbang upang pagbukud-bukurin ang sample ng data sa hanay na A2 hanggang E12 ayon sa mga buwan ng taon:
- I-highlight ang hanay ng mga cell na pag-uuri-uriin.
- Piliin ang Home.
- Piliin ang Pagbukud-bukurin at I-filter upang buksan ang drop-down na listahan.
- Piliin ang Custom Sort upang buksan ang dialog box ng Pagbukud-bukurin.
- Sa ilalim ng heading ng Column, piliin ang Pagsisimula ng Buwan mula sa drop-down na listahan upang pagbukud-bukurin ang data ayon sa mga buwan ng taon.
- Sa ilalim ng heading ng Sort On, piliin ang Cell Values. Ang pag-uuri ay batay sa aktwal na data sa talahanayan.
- Sa ilalim ng heading ng Order, piliin ang pababang arrow sa tabi ng default na opsyong A hanggang Z upang buksan ang drop-down na menu.
- Pumili Custom na Listahan upang buksan ang dialog box ng Mga Custom na Listahan.
- Sa kaliwang window ng dialog box, piliin ang Enero, Pebrero, Marso, Abril.
- Piliin ang OK upang kumpirmahin ang pagpili at bumalik sa dialog box na Pagbukud-bukurin.
- Lalabas ang napiling listahan (Enero, Pebrero, Marso, Abril) sa ilalim ng heading ng Order.
- Piliin ang OK upang isara ang dialog box at pagbukud-bukurin ang data ayon sa mga buwan ng taon.
Bilang default, ang mga custom na listahan ay ipinapakita lamang sa pataas na pagkakasunud-sunod sa dialog box ng Mga Custom na Listahan. Upang pagbukud-bukurin ang data sa pababang pagkakasunud-sunod gamit ang isang pasadyang listahan pagkatapos mapili ang nais na listahan upang ito ay maipakita sa ilalim ng Pamagat ng Order sa dialog box na Pagbukud-bukurin:
- Piliin ang pababang arrow sa tabi ng ipinapakitang listahan, gaya ng Enero, Pebrero, Marso, Abril upang buksan ang drop-down na menu.
- Sa menu, piliin ang opsyong custom na listahan na ipinapakita sa pababang pagkakasunod-sunod, gaya ng Disyembre, Nobyembre, Oktubre, Setyembre.
- I-click ang OK upang pagbukud-bukurin ang data sa pababang pagkakasunod-sunod gamit ang custom na listahan.
Pagbukud-bukurin ayon sa Mga Hanay upang Muling Isaayos ang Mga Haligi sa Excel
Tulad ng ipinapakita sa mga nakaraang opsyon sa pag-uuri, karaniwang pinagbubukod-bukod ang data gamit ang mga heading ng column o mga pangalan ng field. Ang resulta ay ang muling pagsasaayos ng buong mga hilera o mga talaan ng data. Ang isang hindi gaanong kilala, at samakatuwid, hindi gaanong ginagamit na opsyon sa pag-uuri sa Excel ay ang pag-uri-uriin ayon sa hilera, na may epekto ng muling pagsasaayos ng pagkakasunud-sunod ng mga column mula kaliwa pakanan sa isang worksheet.
Ang isang dahilan sa pag-uuri ayon sa row ay upang itugma ang pagkakasunud-sunod ng column sa pagitan ng iba't ibang talahanayan ng data. Gamit ang mga column sa parehong kaliwa hanggang kanang pagkakasunud-sunod, mas madaling ihambing ang mga talaan o kopyahin at ilipat ang data sa pagitan ng mga talahanayan.
I-customize ang Column Order
Napakadalang, gayunpaman, ang pagkuha ng mga column sa tamang pagkakasunud-sunod ng isang tuwirang gawain dahil sa mga limitasyon ng pataas at pababang mga opsyon sa pagkakasunud-sunod ng mga value. Karaniwan, kinakailangang gumamit ng custom na pagkakasunud-sunod ng pag-uuri, at kasama sa Excel ang mga opsyon para sa pag-uuri ayon sa kulay ng cell o font o ayon sa mga icon na may kondisyong pag-format.
Ang pinakamadaling paraan ng pagsasabi sa Excel ng pagkakasunud-sunod ng mga column ay ang magdagdag ng row sa itaas o ibaba ng talahanayan ng data na naglalaman ng mga numerong nagsasaad ng pagkakasunud-sunod ng mga column mula kaliwa hanggang kanan. Ang pag-uuri ayon sa mga row ay magiging isang simpleng bagay ng pag-uuri ng mga column na pinakamaliit hanggang sa pinakamalaki ayon sa row na naglalaman ng mga numero.
Kapag tapos na ang pag-uuri, ang idinagdag na row ng mga numero ay madaling matatanggal.
Pagbukud-bukurin ayon sa Mga Hilera Halimbawa
Sa sample ng data na ginamit para sa seryeng ito sa mga opsyon sa pag-uuri ng Excel, palaging nasa kaliwa ang column ng Student ID, na sinusundan ng Pangalan at pagkatapos ay Edad.
Sa pagkakataong ito, tulad ng ipinapakita sa larawan sa itaas, ang mga numero ay idinagdag sa mga column upang ihanda ang worksheet upang muling ayusin ang mga column upang ang column ng Programa ay mauna sa kaliwa na sinusundan ng Buwan na Pagsisimula, Pangalan, Edad, at Student ID.
Narito kung paano baguhin ang pagkakasunod-sunod ng column:
- Maglagay ng blangkong row sa itaas ng row na naglalaman ng mga pangalan ng field.
- Sa bagong row na ito, ilagay ang mga sumusunod na numero mula kaliwa pakanan simula sa column A: 5, 3, 4, 1, 2.
- I-highlight ang hanay na pagbubukud-bukod. Sa halimbawang ito, i-highlight ang A2 hanggang E13.
- Piliin ang Home.
- Piliin ang Pagbukud-bukurin at I-filter upang buksan ang drop-down na listahan.
- Piliin ang Custom Sort upang buksan ang dialog box ng Pagbukud-bukurin.
- Piliin ang Options upang buksan ang dialog box ng Mga Pagbukud-bukurin.
- Sa seksyong Oryentasyon, piliin ang Pagbukud-bukurin pakaliwa pakanan upang pagbukud-bukurin ang pagkakasunud-sunod ng mga column mula kaliwa pakanan sa worksheet.
- Piliin ang OK upang isara ang dialog box ng Mga Pagpipilian sa Pagbukud-bukurin.
- Sa pagbabago sa Oryentasyon, ang heading ng Column sa dialog box na Pag-uri-uriin ay nagiging Row.
- Piliin ang Pagbukud-bukurin ayon sa pababang arrow at piliin ang Row 2. Ito ang row na naglalaman ng mga custom na numero.
- Sa ilalim ng heading ng Sort On, piliin ang Cell Values.
- Sa ilalim ng heading ng Order, piliin ang Smallest to Largest mula sa drop-down list upang pagbukud-bukurin ang mga numero sa row 2 sa pataas na pagkakasunod-sunod.
- Piliin ang OK upang isara ang dialog box at pagbukud-bukurin ang mga column pakaliwa pakanan ayon sa mga numero sa row 2.
- Magsisimula ang pagkakasunud-sunod ng mga column sa Programa na sinusundan ng Pagsisimula ng Buwan, Pangalan, Edad, at Student ID.
Gamitin ang Custom na Pagpipilian sa Pag-uuri ng Excel upang Muling Isaayos ang Mga Column
Habang available ang mga custom na pag-uuri sa dialog box na Pag-uri-uriin sa Excel, hindi madaling gamitin ang mga opsyong ito pagdating sa muling pagsasaayos ng mga column sa isang worksheet. Ang mga opsyon para sa paggawa ng custom na pagkakasunod-sunod ng pag-uuri na available sa Pagbukud-bukurin dialog box ay ang pag-uri-uriin ang data ayon sa kulay ng cell, kulay ng font, at icon.
Maliban na lang kung ang bawat column ay mayroon nang nailapat na natatanging pag-format, gaya ng iba't ibang font o mga kulay ng cell, ang pag-format na iyon ay kailangang idagdag sa mga indibidwal na cell sa parehong row para sa bawat column na muling ayusin.
Halimbawa, gamitin ang kulay ng font para muling ayusin ang mga column:
- Piliin ang bawat pangalan ng field at baguhin ang kulay ng font para sa bawat isa. Halimbawa, gawing pula ang Programa, gawing berde ang Pagsisimula ng Buwan, gawing asul ang Pangalan, gawing orange ang Edad, at gawing lila ang Student ID.
- Sa dialog box na Pagbukud-bukurin, piliin ang Pagbukud-bukurin ayon sa at piliin ang Row 2.
- Sa ilalim ng Pag-uuri sa heading, piliin ang Kulay ng Font.
- Sa ilalim ng heading ng Order, manu-manong itakda ang pagkakasunod-sunod ng mga kulay ng mga pangalan ng field upang tumugma sa gustong pagkakasunod-sunod ng column.
- Pagkatapos pagbukud-bukurin, i-reset ang kulay ng font para sa bawat pangalan ng field.
