Ano ang Dapat Malaman
- Una, ayusin ang data sa isang Excel sheet.
- Susunod, sa Word, piliin ang Mailings > Simulan ang Mail Merge > piliin ang uri. Mailings > Pumili ng Mga Tatanggap > Gumamit ng Umiiral na Listahan > Buksan ang sheet.
- Sa wakas, pagsamahin ang mga field sa Word sa pamamagitan ng pagpunta sa Mailings > Insert Merge Field. Pumili ng field, at pindutin ang Insert.
Ipinapaliwanag ng artikulong ito kung paano gamitin ang feature na mail merge sa Microsoft Word at Excel upang pagsamahin ang text mula sa isang Word na dokumento sa isang data source na dokumento, gaya ng isang spreadsheet. Nalalapat ang mga tagubilin sa artikulong ito sa Word para sa Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, at Word 2010.
Ihanda ang Data para sa Mail Merge
Ang tampok na Word mail merge ay gumagana nang walang putol sa data mula sa Excel. Bagama't maaari kang gumawa ng data source sa Word, limitado ang mga opsyon para sa paggamit ng data na ito. Kung mayroon kang data ng mailing list sa isang spreadsheet, hindi kailangang i-type muli ang impormasyon sa data source ng Word.
Maaari kang gumamit ng anumang Excel worksheet sa isang Word mail merge function nang walang anumang espesyal na paghahanda. Gayunpaman upang maiwasan ang mga error sa proseso ng mail merge, magandang ideya na ayusin ang data sa spreadsheet.
Siguraduhin na ang anumang mga pagbabagong gagawin mo sa spreadsheet ay makukumpleto bago mo simulan ang mail merge. Kapag nagsimula na ang pagsasanib, ang paggawa ng anumang mga pagbabago ay maaaring magdulot ng mga error sa mail merge.
Ayusin ang Data ng Spreadsheet
Ayusin ang data ng iyong Excel na mailing list sa mga row at column. Isipin ang bawat row bilang isang tala at ang bawat column bilang isang field na ilalagay mo sa iyong dokumento.
- Ilagay ang Lahat ng Data sa Isang Sheet: Ang data ng mailing list na balak mong gamitin para sa mail merge ay dapat nasa isang sheet. Kung kumalat ito sa maraming sheet, pagsamahin ang mga sheet o magsagawa ng maraming mail merge. Gayundin, tiyaking malinaw ang pangalan ng mga sheet, dahil kailangan mong piliin ang nais mong gamitin nang hindi ito nakikita.
- Gumawa ng Header Row: Gumawa ng header row para sa sheet na balak mong gamitin para sa mail merge. Ang header row ay isang row na naglalaman ng mga label na tumutukoy sa data sa mga cell sa ilalim nito. Upang gawing madali para sa Excel ang pagkakaiba sa pagitan ng data at mga label, gumamit ng bold na text, mga hangganan ng cell, at cell shading na natatangi sa header row. Gayundin, tiyaking tumutugma ang mga header na pipiliin mo sa mga pangalan ng merge na field, na gagawing mas malamang na magkaroon ng mga error.
- I-format nang Tama ang Numerical Data: Tiyaking naka-format nang maayos ang mga bagay tulad ng mga numero ng kalye at zip code para sa paraan kung saan dapat lumabas ang mga ito kapag kumpleto na ang mail merge. Ang maling pag-format ng mga numero ay maaaring magdulot ng mga error sa pagsasama.
Paano Tukuyin ang Listahan ng Tatanggap ng Mail Merge
Narito kung paano iugnay ang iyong inihandang Excel worksheet na naglalaman ng iyong mailing list sa iyong Word document:
-
Sa Word buksan ang dokumentong gagamitin mo bilang iyong template ng mail merge. Maaari itong maging isang bagong dokumento o isang umiiral na dokumento. Piliin ang Mailings > Simulan ang Mail Merge.
Image -
Piliin ang uri ng pagsasanib na gusto mong patakbuhin. Ang iyong mga opsyon ay
- Mga Sulat
- Mga mensahe sa email
- Mga Sobre
- Mga Sulat
- Directory
Kung gusto mo, maaari mo ring gamitin ang Mail Merge Wizard upang gawin ang iyong mail merge. Para sa halimbawang ito, tatalakayin namin ang mga hakbang upang manu-manong gumawa ng mail merge.
-
Pagkatapos, pumunta sa tab na Mailings at piliin ang Pumili ng Mga Tatanggap > Gumamit ng Umiiral na Listahan.
Image -
Mag-navigate sa at piliin ang Excel file na inihanda mo para sa mail merge, pagkatapos ay piliin ang Buksan.
-
Kung sinenyasan ka ng Word, piliin ang Sheet1$ > OK.
Kung ang iyong Excel ay may mga column header, piliin ang Unang row ng data na naglalaman ng column header check box.
Gumawa o I-edit ang Mail Merge Document
Sa iyong Excel spreadsheet na nakakonekta sa mail merge na dokumento na iyong ginagawa sa Word, oras na para i-edit ang iyong Word document.
Hindi ka makakagawa ng mga pagbabago sa iyong data source sa Excel sa ngayon. Upang gumawa ng mga pagbabago sa data, isara ang dokumento sa Word bago buksan ang data source sa Excel.
Insert Merge Fields sa Iyong Dokumento
Sa Word, piliin ang Mailings > Insert Merge Field para kumuha ng impormasyon mula sa spreadsheet papunta sa dokumento. Piliin ang field na gusto mong idagdag (pangalan, apelyido, lungsod, estado, o iba pa), pagkatapos ay piliin ang Insert.
Tingnan ang Mail Merge Documents
Hindi dinadala ng Word ang pag-format mula sa data source kapag naglalagay ng mga merge na field sa isang dokumento. Kung gusto mong ilapat ang pag-format gaya ng italics, bold, o underline, gawin ito sa Word.
Kapag tinitingnan ang dokumento na may mga field, piliin ang mga dobleng arrow sa magkabilang gilid ng field kung saan mo gustong ilapat ang pag-format. Kapag tinitingnan ang pinagsamang data sa dokumento, i-highlight ang text na gusto mong baguhin.
Anumang pagbabago sa pag-format ay dinadala sa lahat ng pinagsama-samang dokumento, hindi lang sa pinagsama-samang dokumento kung saan mo ito pinalitan.
I-preview ang Mga Pinagsamang Dokumento
Para i-preview ang mga pinagsama-samang dokumento, pumunta sa Mailings > Preview Results. Gumagana ang button na ito na parang toggle switch, kaya kung gusto mong bumalik sa pagtingin lang sa mga field at hindi sa data na nilalaman nito, pindutin itong muli.
Mag-navigate sa mga pinagsama-samang dokumento gamit ang mga button sa tab na Mailings. Sila ay, mula kaliwa pakanan: Unang Record, Nakaraang Record, Pumunta Sa Record,Next Record , at Huling Record.
Bago mo pagsamahin ang mga dokumento, i-preview ang lahat ng ito, o hangga't maaari, upang i-verify na ang lahat ay pinagsama nang tama. Bigyang-pansin ang bantas at espasyo sa paligid ng pinagsamang data.
Tapusin ang Mail Merge Document
Kapag handa ka nang pagsamahin ang mga dokumento, mayroon kang dalawang pagpipilian:
- Print Documents: Pagsamahin ang mga dokumento sa printer. Kung pipiliin mo ang opsyong ito, ipapadala ang mga dokumento sa printer nang walang anumang pagbabago. Para gawin ito, piliin ang Mailings> Tapos na at Pagsamahin > Print Documents.
- I-edit ang Mga Indibidwal na Dokumento: Kung kailangan mong i-personalize ang ilan o lahat ng mga dokumento (isang kahalili ay magdagdag ng field ng tala sa data source para sa mga personalized na tala) o gumawa ng iba pagbabago bago ka mag-print, i-edit ang bawat indibidwal na dokumento. Para gawin ito, piliin ang Mailings > Tapos na at Pagsamahin > I-edit ang Indibidwal na Dokumento
Alinmang paraan ang pipiliin mo, bibigyan ka ng dialog box kung saan maaari mong sabihin sa Word na pagsamahin ang lahat ng record, kasalukuyang record, o hanay ng mga record. Piliin ang mga talaan na gusto mong i-print, pagkatapos ay piliin ang OK.
Kung gusto mong pagsamahin ang isang hanay, ilagay ang simulang numero at ang huling numero para sa mga talaan na gusto mong isama sa pagsasama, pagkatapos ay piliin ang OK.
