Mayroon ka bang napakalaking spreadsheet ng Excel na hindi mo kayang gawing ulo o buntot?
Panahon na para ayusin ang iyong listahan ng contact sa isang database ng Microsoft Access. Ito ay mas madali kaysa sa maaari mong isipin at tiyak na matutuwa ka sa mga resulta. Gagabayan ka ng tutorial na ito sa buong proseso nang sunud-sunod. Kung wala kang sariling spreadsheet at gusto mong sundan ang tutorial, maaari mong i-download ang sample na Excel file na ginamit para bumuo ng tutorial.
Gumawa ng Bagong Access 2013 Database
Maliban kung mayroon kang umiiral na database na ginagamit mo upang mag-imbak ng impormasyon sa pakikipag-ugnayan, malamang na gusto mong gumawa ng bagong database mula sa simula. Upang gawin ito, piliin ang Blank Desktop Database icon sa screen ng Pagsisimula sa Microsoft Office Access. Ipapakita sa iyo ang screen sa itaas. Ibigay ang iyong database ng isang pangalan, piliin ang Gumawa na button at ikaw ay nasa negosyo.
Simulan ang Proseso ng Pag-import ng Excel
Piliin ang tab na External Data sa tuktok ng screen ng Access at i-double click ang button ng Excel upang simulan ang proseso ng pag-import ng Excel.
Piliin ang Pinagmulan at Patutunguhan
Susunod, ipapakita sa iyo ang screen na ipinapakita sa itaas. Piliin ang Browse button at mag-navigate sa file na gusto mong i-import. Kapag nahanap mo na ang tamang file, piliin ang Buksan na button.
Sa ibabang kalahati ng screen, bibigyan ka ng mga opsyon sa pag-import ng destinasyon. Sa tutorial na ito, interesado kaming i-convert ang isang umiiral nang Excel spreadsheet sa bagong Access database, kaya pipiliin namin ang Import ang source data sa isang bagong table sa kasalukuyang database Iba pang mga opsyon sa screen na ito ay nagbibigay-daan sa iyong:
- I-link ang iyong database sa isang Excel sheet upang ang mga pagbabago sa source sheet ay makikita sa database.
- Mag-import ng data sa isang umiiral na talahanayan ng database.
Kapag napili mo na ang tamang file at opsyon, piliin ang OK para magpatuloy.
Pumili ng Mga Heading ng Column
Tiyaking First Row Contains Column Heading box ay pinili kung ang unang row ng spreadsheet ay may mga column name para sa data, gaya ng Apelyido, Pangalan, at Address. Ito ay magtuturo sa Access na ituring ang unang hilera bilang mga pangalan, sa halip na aktwal na data na iimbak sa listahan ng mga contact.
Piliin ang Susunod upang magpatuloy.
Gumawa ng Anumang Gustong Index
Ang
Ang mga index ng database ay isang panloob na mekanismo na maaaring magamit upang pataasin ang bilis kung saan makakahanap ng impormasyon ang Access sa iyong database. Maaari kang maglapat ng index sa isa o higit pa sa iyong mga column ng database sa hakbang na ito. Piliin lang ang Indexed pull-down menu at piliin ang naaangkop na opsyon.
Tandaan na ang mga index ay lumilikha ng maraming overhead para sa iyong database at tataas ang dami ng disk space na ginamit. Para sa kadahilanang ito, gusto mong panatilihing pinakamababa ang mga naka-index na column. Sa aming database, madalas kaming maghahanap sa Apelyido ng aming mga contact, kaya gumawa tayo ng index sa field na ito. Maaaring mayroon kaming mga kaibigan na may parehong apelyido, kaya gusto naming payagan ang mga duplicate dito. Tiyaking napili ang column na Apelyido sa ibabang bahagi ng mga window at pagkatapos ay piliin ang Yes (Duplicates OK) mula sa Indexed pull-down menu.
Piliin ang Susunod upang magpatuloy.
Pumili ng Pangunahing Key
Ang pangunahing key ay ginagamit upang natatanging tukuyin ang mga tala sa isang database. Ang pinakamadaling paraan para gawin ito ay ang hayaan ang Access na bumuo ng pangunahing key para sa iyo. Piliin ang opsyong Hayaan ang Access na magdagdag ng pangunahing key at pindutin ang Next upang magpatuloy. Kung interesado kang pumili ng sarili mong pangunahing key, maaari mong basahin ang aming artikulo sa mga database key.
Pangalanan ang Iyong Table
Kailangan mong magbigay ng Access ng isang pangalan upang i-reference ang iyong talahanayan. Ilagay ito sa naaangkop na field at piliin ang button na Finish.
Tingnan ang Iyong Data
Makakakita ka ng intermediate na screen na nagtatanong sa iyo kung gusto mong i-save ang mga hakbang na ginamit sa pag-import ng iyong data. Kung hindi, sige at piliin ang Isara.
Pagkatapos ay ibabalik ka sa pangunahing screen ng database kung saan maaari mong tingnan ang iyong data sa pamamagitan lamang ng pag-double click sa pangalan ng talahanayan sa kaliwang panel.
Binabati kita, matagumpay mong na-import ang iyong data mula sa Excel papunta sa Access!
