Paano Mag-archive ng Mga Email sa Outlook

2024 May -akda: Abigail Brown | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 07:03

Ano ang Dapat Malaman

• Manual archive: Pumunta sa File > Impormasyon > Tools >Linisin ang mga Lumang Item . Sa pop-up window ng Archive, piliin ang I-archive ang folder na ito at lahat ng subfolder.
• Pagkatapos, piliin ang folder para sa archive. Piliin ang I-archive ang mga item na mas luma sa drop-down na listahan at magtakda ng petsa.
• Auto archive: Pumunta sa File > Options > Advanced >AutoArchive Settings . Piliin ang Run AutoArchive every at maglagay ng time interval.

Kung hahayaan mo ang masyadong maraming email na maipon sa loob ng iyong inbox, maaaring maghirap ang performance ng Outlook. Matutunan kung paano mag-archive ng mga email sa Outlook at pamahalaan ang mga lumang email na iyon, manu-mano man o awtomatiko. Nalalapat ang mga tagubilin sa artikulong ito sa Outlook para sa Microsoft 365 at Outlook 2019, 2016, 2013, at 2010.

Paano Mag-archive ng Mga Email sa Outlook nang Manual

Kung mas gusto mong kontrolin kung kailan naka-archive ang iyong mga lumang email at kung saan naka-archive ang mga ito, mayroong manu-manong proseso na maaari mong sundin upang magawa iyon. Maaari mong manu-manong i-archive ang mga mensaheng email sa loob ng anumang folder.

1. Buksan ang Outlook at piliin ang File > Info > Tools > Linisin ang mga Lumang Item.

   

2. Sa pop-up window ng Archive, piliin ang I-archive ang folder na ito at lahat ng subfolder at pagkatapos ay piliin ang folder kung saan mo gustong mag-archive ng mga item.

   

3. Piliin ang I-archive ang mga item na mas luma sa drop-down na listahan, pagkatapos ay itakda ang petsa kung kailan mo gustong mag-archive ng mga mensahe.

   Maaari mo ring piliin ang Browse upang matukoy ang isang indibidwal na PST file na gusto mong gamitin para sa archive na ito. O maaari mo itong panatilihin bilang default na pangalan ng file.

   

4. Piliin ang OK. I-archive na ngayon ng Outlook ang mga mensahe sa folder na iyon ayon sa mga setting na iyong na-configure.

   

5. Kung mas gusto mong i-archive ang mga mensahe sa lahat ng folder kaysa sa indibidwal, piliin ang I-archive ang lahat ng folder ayon sa kanilang mga setting ng AutoArchive Kung pipiliin mo ito, kakailanganin mong bumalik sa tab na Home, i-right click ang isa sa mga folder na gusto mong itakda ang mga setting ng AutoArchive, pagkatapos ay piliin ang Properties

   

6. Sa window ng Properties, piliin ang tab na AutoArchive.

   

7. Piliin ang I-archive ang folder na ito gamit ang mga setting na ito, pagkatapos ay i-configure ang mga setting sa kung ilang buwan ng mga mensahe ang gusto mong panatilihin, at kung saan ililipat ang mga lumang item.

   Gamit ang Mga Setting ng AutoArchive, i-configure ang parehong kung paano nai-archive ang mga mensahe kapag na-enable mo ang AutoArchive, gayundin kung paano na-archive ang mga email kapag manu-mano mong i-archive ang mga ito gamit ang mga setting ng AutoArchive.

   

Paano Manu-manong I-trigger ang AutoArchive

Maaari mong i-trigger ang AutoArchive nang manu-mano o awtomatiko. Kung na-set up mo na ang iyong mga setting ng AutoArchive para sa lahat ng iyong mga folder tulad ng inilarawan sa itaas, maaari mong ma-trigger agad ang pamamaraan ng archive.

Piliin File > Impormasyon > Mga Tool > Paglilinis ng Kahon , pagkatapos ay piliin ang AutoArchive upang ma-trigger ang proseso ng archival. Gagamitin nito ang mga setting ng AutoArchive na na-configure mo para sa bawat folder ng mail.

Paano Awtomatikong I-trigger ang AutoArchive

Bilang karagdagan sa manu-manong pag-trigger sa pamamaraan ng pag-archive, maaari mo ring i-set up ang AutoArchive upang gumana nang regular.

1. Piliin File > Options > Advanced > Mga Setting.

   

2. Sa window ng mga setting ng AutoArchive, piliin ang Run AutoArchive every at ilagay kung gaano kadalas mo gustong patakbuhin ang AutoArchive.

   Maaari mong i-configure ang mga setting upang i-prompt kapag tumatakbo ang AutoArchive, at itakda ito sa alinman sa tanggalin ang mga lumang mensaheng email o ilipat ang mga ito sa isang archive na PST file sa iyong computer.

   

3. Piliin ang OK,at gagana ang AutoArchive sa pagitan na itinakda mo, kaya hindi mo na kailangang mag-alala tungkol sa pagkuha ng iyong inbox ng masyadong maraming espasyo.

   

Gamitin ang Outlook Sweep sa AutoArchive sa Outlook Web

Sa Outlook Online, ang pag-archive ng mga mensahe ay isang manu-manong proseso. Tinutulungan ka ng isang function na tinatawag na Outlook Sweep na panatilihing malinis ang iyong inbox.

Imposibleng baguhin ang edad ng mga mensaheng ini-archive mo, ngunit hindi bababa sa ang feature na sweep ay nagbibigay sa iyo ng kakayahang i-archive ang lahat ng iyong mga mensahe sa inbox na mas matanda sa 10 araw. Makakatulong ito sa iyong panatilihing awtomatikong malinis ang iyong inbox.

1. Buksan ang inbox ng account kung saan mo gustong mag-archive ng mga mensaheng email. Piliin ang email na gusto mong i-archive, pagkatapos ay piliin ang Sweep mula sa menu.

   

2. Sa pop-up screen, piliin ang Palaging ilipat ang mga mensaheng mas matanda sa 10 araw mula sa INBOX folder.

   

3. Piliin ang Ilipat sa drop-down na menu at piliin ang Archive.