Paano Gamitin ang SharePoint

2024 May -akda: Abigail Brown | [email protected]. Huling binago: 2024-01-07 19:07

Ang SharePoint ay isang platform para sa pakikipagtulungan sa iba pang miyembro ng isang team o grupo. Sa artikulong ito, gagabayan ka namin sa paggawa ng mga functional at collaborative na site para sa mga kasamahan at kaibigan, pag-upload at pagbabahagi ng mga dokumento, at pagdaragdag ng mga widget sa mga page ng SharePoint site.

Paano Gumawa ng SharePoint Site

Kakailanganin mo ang ilang bagay bago mo magawa ang iyong site:

• Access sa isang Microsoft 365 business account, dahil hindi kasama ang SharePoint sa mga consumer account.
• Isang admin na gagawa ng iyong site. Kung hindi ka admin, hilingin sa iyong admin na gumawa ng site para sa iyo.

Upang gumawa ng SharePoint site:

1. Mag-log in sa Microsoft 365 bilang administrator, pagkatapos ay piliin ang SharePoint mula sa menu ng Apps.

   

2. Piliin ang Page sa left-vertical pane, pagkatapos ay piliin ang Create Site.

3. Pumili ng Site ng Team sa dialog box.

   Ang

   Mga Site ng Komunikasyon ay pangunahing ginagamit para sa pag-publish ng mga anunsyo at iba pang nilalaman.

4. Pumili ng panimulang disenyo para sa iyong site na tumutugma sa iyong iba pang nilalaman. Huwag mag-alala: maaari mong palaging isaayos ang panimulang nilalaman sa ibang pagkakataon.

5. Ilagay ang mga detalye ng iyong site, kasama ang pangalan at paglalarawan nito.
6. Piliin ang Tapos na upang kumpletuhin ang setup. Gumagana ang SharePoint sa background upang gawin ang site, at makikita mo ang pag-unlad nito sa kabuuan.

Pagkatapos i-set up ang iyong space, magkakaroon ka ng ilang available na functionality sa labas ng kahon, kabilang ang:

• Mga Pag-uusap: Mga pribadong message board para sa iyong grupo.
• Mga Dokumento: Dito ka nagbabahagi ng mga file, at nagsusuri ng mga file papasok at palabas.
• OneNote Notebook: Maaaring makipag-collaborate ang iyong mga kasamahan sa OneNote Notebook na ito sa pamamagitan ng paggawa at pagdaragdag ng content sa mga page.
• Mga Pahina ng Site: Mga custom na web page para sa iyong koponan o pangkat.

Paano Gamitin ang SharePoint Document Libraries

Ang pagbabahagi ng file gamit ang isang Document Library ay karaniwan sa mga SharePoint site. Ang Document Libraries ay naglalaman ng mga folder at file na maaari mong tingnan at i-edit. Para gamitin ang Document Library:

1. Piliin ang Documents sa left-vertical pane.

   

2. Piliin ang Bago upang magdagdag ng mga bagong item, gaya ng mga folder o Microsoft Office file. Bilang kahalili, i-drag at i-drop ang iba pang mga file sa kasalukuyang folder ng library; hindi nila kailangang mga Office file.

   

3. Pumili ng Microsoft Office file para buksan ito sa naaangkop na app. Ang pagpili ng hindi Office file ay nagagawa ng isa sa tatlong bagay:

   • Binubuksan ito para sa preview kung ito ay nasa web-friendly na format (halimbawa, isang larawan o PDF).
   • Nagbubukas sa isang nauugnay na app kung gumagamit ka ng Windows (alam ng Windows kung paano makipag-usap sa SharePoint).
   • Dina-download ito sa iyong computer para mabuksan mo ito gamit ang nauugnay na program.

   

4. Habang nagbibigay-daan sa iyo ang mga modernong web app na sabay-sabay na mag-edit ng isang file kasama ang isang kasamahan, mayroon ka pa ring kakayahang "mag-check out" ng isang file sa SharePoint upang pigilan ang iba sa paggawa sa file habang ginagawa mo ito.

   Piliin ang file upang tingnan, pagkatapos ay piliin ang Mag-check out sa drop-down na listahan. Ang pagsuri sa isang file ay pumipigil sa sinuman na mag-save ng bagong bersyon ng file habang ginagawa mo ito. Maaari pa ring mag-download ang ibang mga user ng kopya at gawin ito, ngunit hindi sila makakagawa ng bagong bersyon hanggang sa i-save mo ito at suriin muli.

   

Paano Gumawa ng Mga Pahina ng SharePoint Site

Binibigyang-daan ka ng mga pahina ng site ng SharePoint na lumikha ng mga web page na may kasamang teksto at graphic na impormasyon. Ang pagkakaiba sa pagitan ng mga pahina ng site ng SharePoint at mga regular na pahina ng website ay ang mga naka-log in lang na miyembro ng iyong koponan ng SharePoint ang maaaring tumingin sa kanila. Ang mga page ng site ay sarili mong pribadong internet.

Upang gumawa ng mga bagong page sa iyong SharePoint site:

1. Piliin ang Pages sa left-vertical pane.

   

2. Piliin Bago, pagkatapos ay pumili mula sa mga uri ng page:

   • Wiki Page: Mga page na may kasamang mga ideya, patakaran, alituntunin, pinakamahusay na kagawian, at higit pa. Maaaring gumamit ang isang SharePoint team ng mga pahina ng Wiki upang ma-access ang mga link sa lahat ng uri ng impormasyon ng kumpanya.
   • Web Part Page: Mga paunang natukoy na layout na idinisenyo upang hayaan kang magpasok ng lahat ng uri ng gadget, istilo ng dashboard, sa mga page ng iyong site.
   • Page ng Site: Mga blangkong page na iyong binuo, na nagsisimula sa isang pamagat.
   • Link: Magdagdag ng link sa isang website.

   

3. Kapag nagawa na, magbubukas ang page para i-edit mo. Magsimula sa pamamagitan ng pagbibigay nito ng pangalan. Ang karagdagang nilalaman ay nasa anyo ng Mga Bahagi ng Web, na saklaw namin sa susunod na seksyon.

   

4. Piliin ang I-publish sa kanang bahagi sa itaas ng screen upang gawing available ang iyong mga pagbabago sa mga kasamahan.

   

5. Piliin ang Pages sa left-vertical pane para tingnan ang iyong mga page.

6. Para i-edit ang mga kasalukuyang page, buksan ang page at piliin ang Edit sa kaliwang pane.

   

Paano Magdagdag ng Mga Bahagi ng Web sa Mga Pahina ng SharePoint

Ang isa sa mga pinakamahusay na feature ng SharePoint ay ang "Web Part," o (mga) widget na feature. Kahit na gusto mo lang magdagdag ng text at graphics, kakailanganin mo munang magdagdag ng web part para hawakan ang content. Ang mga bahagi ng web ay maaaring magsama ng mga bagay tulad ng Newsfeeds, isang direktoryo ng mga miyembro ng team, o mga listahan ng kamakailang aktibidad sa site.

Kung gumawa ka ng page, narito kung paano magdagdag ng mga bahagi ng web dito:

1. Piliin ang Pages sa left-vertical pane, pagkatapos ay pumili ng page na ie-edit, at piliin ang Edit.

2. Piliin ang plus (+) sign upang magdagdag ng mga web parts sa isang page.

   

3. Ang isang pop-up na menu ay nagpapakita ng isang listahan ng mga available na bahagi ng web. I-browse ang buong listahan, o maghanap sa pamamagitan ng keyword. Kapag pumili ka ng web part, idaragdag ito sa page.

   

4. I-configure ang bahagi ng web. Halimbawa, kung nagdagdag ka ng web part ng Image Gallery, piliin ang Add Images upang piliin ang mga larawang ipapakita.

   

5. Piliin ang I-publish upang gawing available ang iyong mga pagbabago sa mga kasamahan.

Habang ang home page ay awtomatikong ginawa para sa iyo, isa pa rin itong page na maaari mong punan ng mga web parts.

Pag-install at Paggamit ng Tasks App

Nagiging kawili-wili ang mga bagay kapag nagdagdag ka ng mga app sa iyong site. Higit pa sa functionality ng mga web parts ang mga app at kasama sa mga ito ang mga bagay tulad ng mga blog o custom na listahan, na maaaring maliit na database.

Titingnan namin ang Tasks app, na nagbibigay-daan sa iyong mag-set up ng mga dapat gawin para sa mga miyembro ng iyong team, magtalaga ng mga dapat gawin, at pagkatapos ay subaybayan ang kanilang pagkumpleto.

Upang idagdag ang Tasks app sa iyong SharePoint site:

1. Sa home page ng SharePoint site, piliin ang Bago, pagkatapos ay piliin ang App.

2. Piliin ang Mga Gawain.

   

3. Sa kaliwang menu, piliin ang Mga Nilalaman ng Site upang tingnan ang Tasks app at magsimulang magtalaga.

   

Sino ang Dapat Gumamit ng SharePoint?

Kadalasan, ginagamit ng mga corporate team ang SharePoint. Ngunit, maraming mga sitwasyong hindi nauugnay sa negosyo kung saan madaling gamitin ang SharePoint, gaya ng:

• Maaaring gamitin ng mga sports team ang kalendaryo para mag-post ng iskedyul ng laro, at maaari silang gumamit ng Document Library para mag-imbak ng mga video ng laro.
• Maaaring mag-post ang mga book club ng mga link sa aklat sa susunod na linggo, habang ang mga grupo ng pagsulat ay maaaring mag-host ng mga kritika, pagsusumite, at komento.
• Ang mga boluntaryong grupo na nagpaplano ng proyekto sa pagpapanumbalik ay maaaring gumawa ng plano na may mga gawain at timeline.
• Ang isang komunidad na nagpapatakbo ng yard sale ay maaaring mag-post ng mga anunsyo sa mga bagong kalahok, o maglista ng mga item at presyo sa isang nakabahaging Excel file sa isang Document Library.

Posible ang mga sitwasyon sa itaas sa iba pang mga app at serbisyo, ngunit pinagsasama-sama ng SharePoint ang lahat sa isang lugar, na may interface na sinusuportahan sa Windows, macOS, at Linux.

Saan Magda-download ng SharePoint

I-download ang SharePoint app para sa Android mula sa Google Play o kunin ang SharePoint app para sa iOS mula sa App Store. Dagdag pa, maaari mong gamitin ang mga Microsoft Office app gaya ng Word, Excel, at PowerPoint upang direktang magbukas ng mga file mula sa SharePoint, na ginagawang madali ang pag-download at pag-upload.