Ano ang Dapat Malaman
- Gumamit ng mga thumbnail: Pumunta sa File > Info > Properties > Advanced Properties > Summary at suriin ang I-save ang mga Thumbnail para sa Lahat ng Word Documents.
- Update Properties: Pumunta sa File > Info > Properties >Advanced Properties > Summary . Maglagay ng mga komento, keyword, at iba pang impormasyon.
- Iba pang mga tip: Gumawa ng mga folder para i-save at pagbukud-bukurin ang iyong mga Word file, at gumamit ng pare-parehong file-naming system upang mabilis na mahanap ang mga file na gusto mo.
Nag-aalok ang artikulong ito ng mga mungkahi sa pagsasaayos ng iyong mga file sa Microsoft Word. Sinasaklaw ng mga tagubilin ang Word 2019 hanggang 2010 at Word para sa Microsoft 365.
I-save ang Lahat ng Word Files Gamit ang Mga Thumbnail
Ang pag-save ng mga Word file na may preview na larawan o thumbnail ay nagpapadali sa pagtukoy ng dokumentong kailangan mo nang hindi ito binubuksan.
Upang i-save ang lahat ng dokumento ng Word na may preview o thumbnail na larawan:
-
Sa Microsoft Word, magbukas ng blangko o umiiral nang dokumento, pagkatapos ay pumunta sa tab na File.
Image -
Piliin ang Impormasyon.
Image -
Piliin ang Properties drop-down arrow at piliin ang Advanced Properties.
Image -
Sa Properties dialog box, pumunta sa Summary tab.
Image -
Piliin ang I-save ang mga Thumbnail para sa Lahat ng Word Documents check box.
Image -
Piliin ang OK.
Image
I-update ang Word Document Properties
Kung nagtatrabaho ka sa ilang dokumento ng Word na may mga katulad na pangalan at lokasyon, gamitin ang tampok na katangian ng dokumento ng Word.
-
Buksan ang dokumento kung saan mo gustong magdagdag ng mga mapaglarawang katangian, pagkatapos ay pumunta sa tab na File.
Image -
Piliin ang Impormasyon.
Image -
Piliin ang Properties drop-down arrow at piliin ang Advanced Properties.
Image -
Sa Properties dialog box, pumunta sa Summary tab.
Image -
Maglagay ng mga komento, keyword, kategorya, pamagat, at impormasyon ng paksa upang matulungan kang makilala ang iyong mga file.
Image - Piliin ang OK upang ilapat ang mga pagbabago at isara ang dialog box. Pagdating ng oras para maghanap, mahahanap ng Word ang eksaktong kailangan mo.
Gumawa ng Mga Folder sa Iyong Computer at Gamitin ang mga Ito
Mag-set up ng isang folder para sa iyong mga dokumento ng Word at pangalanan ito ng isang bagay na hindi mo malilimutan, gaya ng MyWordDocs I-populate ito ng mga folder na pinangalanan sa paraang makatuwiran para sa iyo, at gamitin ang mga folder na ito upang i-save at ayusin ang iyong mga Word file. Kung gumawa ka ng lingguhang mga tala sa pagpupulong, halimbawa, gumawa ng isang folder para sa mga talang iyon at magsama ng mga karagdagang folder sa loob nito para sa mga buwan o taon.
Kung mayroon kang mga taon ng mga dokumento ng Word sa iyong computer at wala kang oras upang buksan ang bawat isa at magpasya kung itago ito o hindi, gumawa ng isang folder para sa bawat taon at ilipat ang mga dokumento sa mga folder na iyon. Ito ay isang mahusay na paraan upang mag-imbak ng mga mas lumang file hanggang sa magkaroon ka ng oras upang ayusin ang mga file sa paraang angkop para sa iyo.
Gumamit ng Consistent File Naming System
Magtatag ng sistema ng pagbibigay ng pangalan upang mabilis na mahanap ang mga file na gusto mo. Mayroong maraming mga paraan upang pangalanan ang iyong mga file. Pumili ng sistema ng pagbibigay ng pangalan at gamitin ito nang palagian.
Narito ang ilang mungkahi:
- Isama ang uri ng dokumento sa pangalan ng file, halimbawa, kontrata, lease, o newsletter. Sa ganitong paraan, maaari mong tingnan ang pangalan ng file para maghanap ng file.
- Simulan ang pangalan ng file gamit ang pangalan ng kliyente (o ang apelyido ng tatanggap kung ang mga dokumento ay mga titik).
- Isama ang petsa sa pangalan ng file.
Take Your Time
Kung ang hard drive ng iyong computer ay kulang sa storage space, huwag ayusin ang iyong mga gawaing pang-organisasyon nang sabay-sabay. Hatiin ang trabaho sa mga mapapamahalaang bahagi at gumugol ng 15 minuto sa isang araw sa pagtatrabaho dito.
Habang inaayos mo ang mga Word file sa iyong computer, ilagay ang bawat file sa isa sa mga folder na ginawa mo, gumawa ng bagong folder, o magtanggal ng mga file na hindi mo na kailangan. Kung hindi ka sigurado kung ano ang gagawin sa isang file, ilagay ito sa isang folder na pinamagatang HoldUntilDate at pumili ng petsa sa hinaharap na kung hindi mo pa nabubuksan ang folder noon, Magiging komportable na tanggalin ito.
Anumang uri ng mga folder ang gagawin mo, ilagay ang folder na ito sa iyong pangunahing Word folder, para malaman mo kung saan titingnan.
