Ang Excel ay walang mga kakayahan sa pamamahala ng data ng mga relational database program gaya ng SQL Server at Microsoft Access. Ang magagawa nito, gayunpaman, ay nagsisilbing isang simpleng database na pumupuno sa mga kinakailangan sa pamamahala ng data.
Sa Excel, inaayos ang data gamit ang mga row at column sa isang worksheet. Pinapadali ng feature na talahanayan ang pagpasok, pag-edit, at pagmamanipula ng data.
Nalalapat ang mga tagubiling ito sa mga bersyon ng Excel 2019, 2016, 2013, 2010, at Excel para sa Microsoft 365.
Mga Tuntunin sa Database: Mga Tala, at Mga Field
Ang database ay isang koleksyon ng mga nauugnay na impormasyon na nakaimbak sa isa o higit pang mga computer file. Kadalasan ang data ay isinaayos sa mga talahanayan sa paraang madali itong ma-update, maiayos, maitama, at ma-filter.
Ang isang simpleng database, tulad ng Excel, ay nagtataglay ng lahat ng impormasyon tungkol sa isang paksa sa isang talahanayan. Ang mga relational database, sa kabilang banda, ay binubuo ng maraming talahanayan na ang bawat isa ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa iba't ibang, ngunit nauugnay na mga paksa.
Mga Tala
Sa terminolohiya ng database, ang record ay nagtataglay ng lahat ng impormasyon o data tungkol sa isang partikular na bagay sa database. Sa Excel, ang bawat cell sa isang worksheet ay naglalaman ng isang item ng impormasyon o halaga.
Mga Patlang
Ang bawat item ng impormasyon sa isang database record, gaya ng numero ng telepono o numero ng kalye, ay tinutukoy bilang isang field. Sa Excel, ang mga indibidwal na cell ng isang worksheet ay nagsisilbing mga field, dahil ang bawat cell ay maaaring maglaman ng isang piraso ng impormasyon tungkol sa isang bagay.
Mga Pangalan ng Field
Mahalagang ayusin ang isang database upang maaari mong ayusin o i-filter ang data upang makahanap ng partikular na impormasyon. Ang pagdaragdag ng mga heading ng column, na kilala bilang mga pangalan ng field, ay nagpapadali sa pagpasok ng data sa parehong pagkakasunud-sunod para sa bawat tala.
Sample Database
Sa larawan sa itaas, ang bawat mag-aaral ay may hiwalay na row sa talahanayan na naglalaman ng lahat ng available na impormasyon tungkol sa kanila.
Ang bawat cell sa isang row ay isang field na naglalaman ng isang piraso ng impormasyon. Ang mga pangalan ng field sa row ng header ay nakakatulong na matiyak na ang data ay mananatiling maayos sa pamamagitan ng pagpapanatili ng lahat ng data sa isang partikular na paksa, gaya ng pangalan o edad, sa parehong column para sa lahat ng mag-aaral.
Mga Tool sa Pamamahala ng Data ng Excel
Bukod pa rito, ang Microsoft ay may ilang tool sa data upang gawing mas madali ang pagtatrabaho sa napakaraming data na nakaimbak sa mga talahanayan ng Excel at upang makatulong na panatilihin itong nasa mabuting kondisyon.
Paggamit ng Form para sa Mga Tala
Isa sa mga tool na iyon ay ang data form. Magagamit mo ito upang maghanap, mag-edit, magpasok, o magtanggal ng mga tala, sa mga talahanayan na naglalaman ng hanggang 32 na mga field o column.
Ang default na form ay may kasamang listahan ng mga pangalan ng field sa pagkakasunud-sunod ng pagkakaayos ng mga ito sa talahanayan, upang matiyak na tama ang pagpasok ng mga user ng mga tala. Sa tabi ng bawat pangalan ng field ay isang text box para sa pagpasok o pag-edit ng mga indibidwal na field ng data.
Bagama't posible na gumawa ng mga custom na form, ang paggawa at paggamit ng default na form ay kadalasang kailangan lang.
Alisin ang Mga Duplicate na Tala ng Data
Ang karaniwang problema sa lahat ng database ay mga error sa data. Bilang karagdagan sa mga simpleng pagkakamali sa spelling o nawawalang mga field ng data, maaaring maging alalahanin ang mga duplicate na talaan ng data habang lumalaki ang isang talahanayan ng data.
Maaaring gamitin ang isa pang tool ng data ng Excel upang alisin ang mga duplicate na tala na ito - alinman sa eksaktong o bahagyang mga duplicate.
Pag-uuri ng Data sa Excel
Ang ibig sabihin ng pag-uuri ay muling ayusin ang data ayon sa isang partikular na property, gaya ng pag-uuri ng talahanayan ayon sa alpabeto ayon sa mga apelyido o ayon sa pagkakasunod-sunod mula sa pinakamatanda hanggang sa pinakabata.
Kabilang sa mga opsyon sa pag-uuri ng Excel ang pag-uuri ayon sa isa o higit pang field, custom na pag-uuri, gaya ng petsa o oras, at pag-uuri ayon sa mga row na ginagawang posible na muling ayusin ang mga field sa isang talahanayan.
