Ang paggawa ng dashboard ng Microsoft Excel ay nagsasangkot ng pagkuha ng impormasyon mula sa maraming mapagkukunan upang matingnan mo ang data na iyon sa isang lugar. Nag-aalok ang Excel ng iba't ibang paraan para gawin ito, na ginagawa itong isa sa pinakamakapangyarihang tool sa pag-uulat ng dashboard na magagamit mo.
Nalalapat ang impormasyon sa tutorial na ito sa Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007, at Excel para sa Mac.
Ano ang Excel Dashboard?
Ang dashboard ng data ay isang tool na tumutulong sa iyong biswal na subaybayan at suriin ang mga sukatan na pinakamahalaga sa iyo. Maaari kang gumamit ng dashboard para subaybayan ang performance ng iyong negosyo, ang kahusayan ng proseso ng pagmamanupaktura, o ang performance ng mga tauhan sa iyong sales department.
Gaano man ka gumamit ng dashboard, ang konsepto ay palaging pareho: Ang mga spreadsheet sa background ay kumukuha ng data mula sa mga file, serbisyo, o koneksyon ng API sa mga database at iba pang mga mapagkukunan. Ang pangunahing sheet ay nagpapakita ng data mula sa maraming mga sheet na iyon sa isang lugar, kung saan maaari mong suriin ang lahat ng ito sa isang sulyap.
Ang mga karaniwang elemento ng dashboard ng data sa Excel ay kinabibilangan ng:
- Charts
- Graph
- Mga Gauges
- Maps
Maaari kang gumawa ng dalawang uri ng mga dashboard. Para sa pag-uulat sa dashboard, maaari kang gumawa ng static na dashboard mula sa data sa iba pang mga sheet na maaari mong ipadala sa isang tao sa isang Word o PowerPoint na ulat. Ang dynamic na dashboard ay isang taong matitingnan sa loob ng Excel, at nag-a-update ito sa tuwing ina-update ang data sa iba pang mga sheet.
Pagdadala ng Data sa isang Excel Dashboard
Ang unang yugto ng paggawa ng Excel dashboard ay ang pag-import ng data sa mga spreadsheet mula sa iba't ibang source.
Ang mga potensyal na mapagkukunan upang mag-import ng data sa Excel ay kinabibilangan ng:
- Iba pang Excel workbook file
- Text, CSV, XML, o JSON file
- SQL database
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook at iba pang web page
- Anumang iba pang database na sumusuporta sa ODBC o OLEDB
- Mga pinagmumulan ng web (anumang website na naglalaman ng mga talahanayan ng data)
Sa napakaraming potensyal na data source, walang limitasyon ang posibilidad ng kung anong data ang maaari mong dalhin sa Excel para gumawa ng mga kapaki-pakinabang na dashboard.
Upang magdala ng data source:
-
Magbukas ng walang laman na Excel worksheet. Piliin ang Data menu, at sa drop-down na menu na Kumuha ng Data, piliin ang uri ng data na gusto mo, at pagkatapos ay piliin ang data source.
Image -
Mag-browse sa file o iba pang data source na gusto mong i-import at piliin ito. Piliin ang Import.
Image -
Depende sa uri ng data source na pipiliin mo, makakakita ka ng iba't ibang dialogue box para gawing Excel spreadsheet format ang data.
Image -
Ang sheet ay mapupuno ng lahat ng data mula sa external na file o database.
Image -
Upang i-refresh ang data para regular itong mag-upload ng anumang pagbabagong ginawa sa external na data source, piliin ang Refresh na icon sa kanang bahagi ng Query & Mga koneksyon pane.
Image -
Piliin ang tatlong tuldok sa tabi ng EDIT link sa ibaba ng refresh window, at piliin ang Properties.
Image -
I-configure ang data upang mag-refresh mula sa data source sa mga regular na pagitan sa pamamagitan ng pagtatakda ng Refresh bawat xx minuto sa anumang pagitan na gusto mong i-update ang data.
Ang pagre-refresh ng data mula sa mga panlabas na mapagkukunan ay kapaki-pakinabang, ngunit maaari itong ubusin ang oras ng CPU kung gagawin mong masyadong madalas ang refresh rate. Pumili ng refresh rate na nagpapanatiling na-update ang data nang kasingdalas ng pagbabago nito sa pinagmulan, ngunit hindi gaano kadalas na pareho lang ang data na kinokopya mo sa bawat pagkakataon.
Image -
Ulitin ang proseso sa itaas sa bago, hiwalay na worksheet hanggang sa ma-import mo ang lahat ng data na gusto mong gamitin sa iyong bagong dashboard.
- Sa wakas, gumawa ng bagong worksheet, ilagay ito bilang unang worksheet sa workbook, at palitan ang pangalan nito Dashboard.
Paano Gumawa ng Excel Dashboard
Ngayong mayroon ka nang lahat ng data na kailangan mo sa iyong Excel workbook, at lahat ng data na iyon ay awtomatikong nagre-refresh, oras na para gawin ang iyong real-time na Excel dashboard.
Ang halimbawang dashboard sa ibaba ay gagamit ng data ng lagay ng panahon mula sa mga website mula sa buong internet.
Minsan, kapag nag-import ka ng data mula sa mga external na source, hindi mo ma-chart ang na-import na data. Ang pag-aayos para dito ay gumawa ng bagong spreadsheet at sa bawat cell, i-type ang =convert(at piliin ang data mula sa na-import na spreadsheet. Para sa mga parameter ng unit, piliin lang ang parehong mga parameter para sa dati. at pagkatapos. Punan ang buong sheet ng parehong function para makopya ang lahat ng data sa bagong sheet at ma-convert sa mga numerong magagamit mo sa iba't ibang chart na gagawin mo para sa iyong dashboard.
-
Gumawa ng Bar Chart upang magpakita ng isang punto ng data. Halimbawa, upang ipakita ang kasalukuyang relatibong halumigmig (mula 0 hanggang 100 porsiyento), gagawa ka ng bar chart na may 0 porsiyento bilang pinakamababang punto at 100 porsiyento bilang pinakamataas na punto. Una, piliin ang Insert menu, at pagkatapos ay piliin ang 2D Clustered Column bar chart.
Image -
Sa Chart Design menu, mula sa Data na pangkat, piliin ang Pumili ng Data.
Image -
Sa Pumili ng Data Source window na lalabas, i-click ang Chart data range na field, at pagkatapos ay piliin ang cell sa data spreadsheet na gusto mong ipakita gamit ang bar graph na ito.
Image -
Palitan ang pamagat ng chart upang tumugma sa data na iyong ipinapakita. I-update ang mga hangganan ng axis upang maging mula 0 hanggang 100 porsyento. Pagkatapos ay ilipat ang chart sa lugar ng gitling kung saan mo ito gustong ipakita.
Image -
Ulitin ang parehong mga hakbang sa itaas upang gumawa ng mga bar chart para sa anumang iba pang solong data point na gusto mong i-chart. Gawing minimum at maximum ang hanay ng axis para sa mga sukat na iyon. Halimbawa, ang magandang hanay ng barometric pressure ay magiging 28 hanggang 32.
Mahalaga ang pagpili ng tamang hanay ng data dahil kung gagamitin mo lang ang default, maaaring masyadong malaki ang sukat para sa data, na nag-iiwan sa karamihan ng mga blangkong bar chart. Sa halip, panatilihing bahagyang mas mababa at mas mataas lang ang minimum at maximum na dulo ng axis scale kaysa sa matinding posibleng mga value ng iyong data.
Image -
Gumawa ng Line Chart upang magpakita ng trend ng data. Halimbawa, upang magpakita ng kasaysayan ng mga lokal na temperatura para sa iyong lokal na lugar, gagawa ka ng line chart na sumasaklaw sa huling bilang ng mga araw ng data na maaari mong i-import mula sa talahanayan ng website ng lagay ng panahon. Una, piliin ang Insert menu piliin ang 2D Area chart.
Image -
Sa Chart Design menu, mula sa Data na pangkat, piliin ang Select Data.
Image -
Sa Pumili ng Data Source window na lalabas, i-click ang Chart data range na field, at pagkatapos ay piliin ang mga cell sa data spreadsheet na gusto mong ipakita kasama ng line chart na ito.
Image -
Palitan ang pamagat ng chart upang tumugma sa data na iyong ipinapakita at ilipat ang chart sa lugar ng gitling kung saan mo ito gustong ipakita.
Ang Charts ay napaka-flexible kapag inilalagay ang mga ito sa isang dashboard. Maaari mong baguhin ang lokasyon pati na rin ang laki at hugis ng widget ng tsart. Gamitin ang flexibility na ito para magdisenyo ng mga organisadong dashboard na nagbibigay ng mas maraming impormasyon sa user sa pinakamaliit na espasyo.
Image -
Gumawa ng Textbox upang ipakita ang string data mula sa mga sheet na na-import mo. Halimbawa, upang makita ang mga update sa babala ng panahon sa iyong dashboard, i-link ang nilalaman ng textbox sa isang cell sa na-import na sheet ng data. Upang gawin ito, piliin ang Insert menu, piliin ang Text, at pagkatapos ay piliin ang Textbox
Image -
Ilagay ang mouse cursor sa formula field, i-type ang =at pagkatapos ay piliin ang cell sa imported na data table na naglalaman ng string data na gusto mong ipakita.
Image -
Piliin ang textbox at gamitin ang Format Shape window sa kanan upang i-format ang text display area sa iyong dashboard.
Image -
Maaari ka ring maghambing ng dalawang data point sa iyong na-import na data sheet gamit ang pie chart Halimbawa, maaaring gusto mong magpakita ng relative humidity sa anyo ng pie chart. Una, piliin ang data na gusto mong ipakita, at sa Insert menu, piliin ang 2D Pie chart.
Pie chart ang naghahambing ng dalawa o higit pang value. Kung nagpapakita ka ng porsyento tulad ng relatibong halumigmig, maaaring kailanganin mong manu-manong gumawa ng isa pang cell na ibinabawas ang halagang iyon mula sa 100% para sa pangalawang halaga na paghahambing nito. Magreresulta ito sa isang pie chart na nagpapakita ng halaga ng porsyento bilang bahagi ng kabuuang posibleng 100 porsyento.
-
Palitan ang pamagat ng chart upang tumugma sa data na iyong ipinapakita, at pagkatapos ay ilipat ang chart sa lugar ng gitling kung saan mo ito gustong ipakita.
Image - Pagdaragdag ng iba't ibang uri ng pag-chart ng data, maaari kang lumikha ng kapaki-pakinabang na dashboard na nagpapakita ng lahat ng uri ng data sa isang maginhawang dashboard.
Magdagdag ng Visual na Apela at Konteksto na May Kulay
Ang isa pang paraan upang magdagdag ng kalinawan sa iyong dashboard ay sa pamamagitan ng pagbibigay sa iyong mga bar chart ng gradient fill na nagpapakita ng kulay ng babala tulad ng pula para sa mga rehiyon ng data na maaaring hindi maganda.
Halimbawa, kung gusto mong ipakita na hindi komportable ang humidity na higit sa 75%, maaari mong baguhin ang gradient fill ng solong bar chart nang naaayon. Ganito.
-
I-right-click ang panlabas na hangganan ng isang bar chart at piliin ang Format Chart Area.
Image -
Piliin ang Fill na icon sa Format Chart Area pane at palitan ang pagpili sa Gradient fill.
Image -
Piliin ang bawat icon ng antas sa kahabaan ng linya ng gradient fill at baguhin ang kulay at kadiliman upang umangkop sa kung gaano 'mabuti' o 'masamang' ang antas na iyon. Sa halimbawang ito, ang mataas na humidity ay nagiging madilim na pula.
Image - Ulitin ang prosesong ito para sa bawat chart kung saan ang pagdaragdag ng konteksto ng kulay sa chart ay makatuwiran para sa punto ng data na iyon.
Paano Awtomatikong Nag-a-update ang Mga Dashboard ng Excel
Kapag gumawa ka ng dashboard, wala ka nang kailangang gawin para i-update ang mga graphics. Ang lahat ng data sa mga chart at widget na iyon ay ina-update tulad ng sumusunod:
- Sheet na may na-import na pag-refresh ng data sa petsang itinakda mo noong una mong ginawa ang pag-import ng data.
- Anumang karagdagang mga sheet na ginawa mo upang ayusin o i-reformat ang data mula sa mga na-import na sheet ay maa-update kasama ng bagong data sa mga sheet na iyon.
- Awtomatikong nag-a-update ang bawat widget sa iyong dashboard para ipakita ang bagong data sa loob ng mga na-update na sheet na iyon para sa mga hanay na pinili mo noong ginawa mo ang mga chart na iyon.
Awtomatikong nangyayari ang mga update na ito hangga't bukas ang Excel.
Paano Gamitin ang Excel Dashboards
Ang paggawa ng mga dashboard sa Excel ay maaaring maging kapaki-pakinabang para sa maraming iba't ibang dahilan. Gayunpaman, mahalagang gawin ang mga ito batay sa isang partikular na pangangailangan, sa halip na subukang bumuo ng isang dashboard na gumagawa ng lahat.
Halimbawa, kung isa kang sales manager at interesado kang subaybayan ang performance ng iyong sales team, dapat tumuon ang dashboard ng sales manager sa Key Performance Indicator (KPI) na nauugnay sa performance ng benta.
Ang ganitong uri ng dashboard ay hindi dapat magsama ng impormasyon na walang kaugnayan sa performance ng mga benta o kung hindi ay maaaring maging masyadong kalat ang dashboard. Ang isang kalat na dashboard ay nagpapahirap na makita ang mga relasyon at pattern ng data na mahalaga.
Iba pang mga pagsasaalang-alang kapag gumagawa ng mga dashboard:
- Gamitin ang mga tamang chart para sa tamang data.
- Huwag gumamit ng masyadong maraming kulay sa buong dashboard.
- Ilatag ang dashboard na may katulad na data at mga uri ng chart sa mga karaniwang bloke.
- Tiyaking ang bawat chart ay nagpapakita ng mga simpleng label at hindi masyadong kalat.
- Ayusin ang mga widget sa hierarchy ng kahalagahan, na may pinakamahalagang impormasyon sa kaliwang itaas ng dashboard.
- Gumamit ng conditional formatting upang matiyak na kapag masama ang mga numero ay pula ang mga ito, at kapag maganda ang mga ito ay berde ang mga ito.
Pinakamahalaga, gumamit ng pagkamalikhain upang magdisenyo ng mga dashboard na nagbibigay-kaalaman at kawili-wiling gamitin.
