Nagtatampok ang Microsoft Teams ng iba't ibang tool para pataasin ang pagiging produktibo at pagbutihin ang komunikasyon sa pagitan ng mga empleyado gamit ang text chat, mga voice at video call, functionality ng pagbabahagi ng file, mga online na tala ng shift, at mga nakabahaging kalendaryo nito.
Ang ibinahaging functionality ng kalendaryo ng Microsoft Teams ay nagbibigay-daan sa mga miyembro ng grupo na direktang gumawa ng mga pulong sa loob ng Teams app, tumukoy ng mga detalye, at magdagdag ng iba pang miyembro para hindi lang sila maabisuhan tungkol sa kaganapan ngunit maidagdag ito sa kanilang mga naka-sync na Microsoft Teams kalendaryo din.
Nalalapat ang artikulong ito sa mga Microsoft Teams app sa Windows 10, iOS, at Android device bilang karagdagan sa bersyon ng web.
Paano Gumagana ang Mga Kalendaryo ng Microsoft Teams
Ang Microsoft Teams ay isang tool sa pakikipagtulungan na idinisenyo para sa mga organisasyon o grupo at sa gayon ay nakabalangkas sa isang grupo, o team, na nakatutok sa isip. Maaari kang mag-log in sa isang pangkat ng Microsoft Teams gamit ang iyong regular na email, ngunit mas madalas kaysa sa hindi, itinalaga sa iyo ang isang email ng kumpanya na ginagamit mo upang i-access ang Mga Koponan at iba pang nauugnay na mga app at serbisyo ng Microsoft 365.
Ang Microsoft Teams app ay may isang pangunahing kalendaryo na nakatalaga sa iyong buong grupo o organisasyon. Ang mga miyembro ng grupo ay maaaring magdagdag ng mga pulong o kaganapan sa kalendaryong ito na awtomatikong lalabas sa kalendaryo para sa iba pang mga miyembro. Maaari ding magdagdag ng mga indibidwal sa mga kaganapan sa kalendaryo o mga pulong kung kinakailangan nilang dumalo.
Sa teknikal na paraan, ang built-in (o default) na kalendaryo ay tinatawag na Group calendar habang ang mga external na kalendaryo na nakabahagi sa Microsoft Teams ay Mga Shared na kalendaryo. Ang mga terminong ito ay madalas na pinaghalo, gayunpaman, at ang pagkakaiba sa pagitan ng mga ito ay lumabo.
Magandang ideya na sumangguni sa mga kalendaryo sa Microsoft Teams gamit ang mga natatanging pangalan sa halip na gamitin ang Shared o Group terms para maiwasan ang pagkalito.
Maaari ding ibahagi ang mga kalendaryo sa loob ng Microsoft Teams mula sa Outlook o iba pang serbisyo sa pag-iiskedyul gaya ng Google Calendar.
Paano Gumawa ng Microsoft Teams Shared Calendar Event
Narito ang proseso para sa paglikha ng isang kaganapan, na tinutukoy bilang isang pulong sa Microsoft Teams, na maaaring ibahagi sa iba pang mga miyembro ng grupo at awtomatikong idagdag sa kalendaryo ng pangkat.
Gumagamit ang halimbawang ito ng Windows 10 Microsoft Teams app, ngunit ang mga tagubiling ito at ang mga menu na ginamit ay magkapareho sa lahat ng iba pang bersyon.
- Buksan ang Microsoft Teams app.
-
Piliin ang Calendar.
Image -
I-click ang Bagong pulong.
Image -
Pumili ng naaangkop na time zone mula sa drop-down na menu sa itaas ng screen.
Image Hindi mo kailangang mag-alala tungkol sa kung anong time zone naroroon ang mga miyembro ng iyong team dahil awtomatikong mag-a-adjust ang oras ng iyong meeting para sa kanila.
-
Mag-type ng pangalan para sa iyong pulong sa Magdagdag ng title field.
Image -
Sa field na Magdagdag ng mga kinakailangang dadalo, i-type ang mga pangalan ng mga taong gusto mong maabisuhan tungkol sa kaganapan. Kapag nagsimula ka nang mag-type, dapat awtomatikong lumabas ang mga pangalan para piliin mo.
Image Kung gusto mong ibahagi ang kaganapan sa kalendaryong ito sa mga taong wala sa iyong grupo ng Microsoft Teams, o marahil ay hindi man lang gumagamit ng Microsoft Teams, magagawa mo ito sa pamamagitan ng paglalagay ng kanilang buong email address sa halip na ang kanilang pangalan.
I-click ang Opsyonal upang magdagdag ng mga miyembro ng grupo na gusto mong malaman tungkol sa pulong ngunit hindi mo kailangang dumalo.
Kapag nagawa na ang pagpupulong, ang lahat ng mga inimbitahang partido ay padadalhan ng imbitasyon sa kanilang nauugnay na email address.
-
Susunod, tukuyin ang oras ng pagsisimula at pagtatapos para sa iyong pulong.
Image -
I-click ang Hindi umuulit upang buksan ang isang menu at gawing regular na kaganapan ang pulong kung kailangan itong maulit. Halimbawa, maaaring gusto mong magkaroon ng parehong pulong na ito tuwing weekday, lingguhan, o isang beses sa isang buwan.
Image -
I-click ang Magdagdag ng channel kung ang iyong pulong ay partikular sa isang partikular na kategorya sa loob ng setup ng Microsoft Teams ng iyong kumpanya. Halimbawa, maaaring gusto mong ilagay ito sa isang channel ng Managers para ang mga miyembro lang ng team na gumagamit ng channel na iyon ang nakakaalam na may nagaganap na pulong.
Image Maaari mong iwanang blangko ang marami sa mga field na ito kung gusto mo.
-
Susunod ay ang Magdagdag ng lokasyon na field. Sa kabila ng pangalan nito, hindi talaga ito para sa pagtukoy ng pisikal na lokasyon. Sa halip, ito ay para sa pagpili ng konektadong Microsoft Teams-enabled Room system o conference phone device.
Kung hindi gumagamit ng mga ganoong device ang iyong kumpanya, hindi mo kailangang mag-alala tungkol sa pagkumpleto ng field na ito.
Image -
Sa malaking field sa ibaba ng screen, i-type ang mga detalye para sa field ng meeting, maglagay ng paglalarawan ng iyong meeting, agenda ng meeting, o mensahe sa mga dadalo.
Image -
Sa wakas, i-click ang Ipadala. Idaragdag nito ang kaganapan sa iyong kalendaryo ng Microsoft Teams at iimbitahan ang mga idinagdag mo. Kapag nag-RSVP na sila, awtomatikong maidaragdag din ang kaganapan sa kanilang mga kalendaryo.
Image Kung hindi mo pa naidagdag ang sinuman sa kaganapan, ipapakita sa iyo ang Save na button sa halip. Ise-save lang nito ang kaganapan sa iyong personal na kalendaryo ng Microsoft Teams.
Ano ang Ginagawa ng Microsoft Teams Scheduling Assistant?
Ang opsyon sa Scheduling Assistant na ipinapakita kapag gumagawa ng meeting sa Microsoft Teams sa isang computer ay isang alternatibong paraan para gumawa o mag-edit ng event. Gumagamit ito ng mas visual na user interface na nagpapakita ng mga opsyon sa kaliwang bahagi ng screen at hinahayaan kang pumili ng yugto ng panahon gamit ang iyong mouse na awtomatikong gumagawa ng mga pagbabago sa iskedyul.
Ang tunay na benepisyo ng Scheduling Assistant ay kung paano nito ipinapakita ang lahat ng iskedyul ng mga miyembro ng grupo. Pinapadali nitong makita kung anong oras at araw ang lahat ay available at inaalis ang abala na tanungin ang mga miyembro ng grupo kung anong oras ang pinakaangkop sa kanila.
Ang Mga Iskedyul ay lalabas lamang sa loob ng Scheduling Assistant kung ang mga ito ay naipasok sa Microsoft Teams ng admin o ng iba pang mga user. Kung hindi ginagamit ng iyong organisasyon ang Microsoft Teams para pamahalaan ang mga iskedyul, hindi magiging kapaki-pakinabang ang feature na ito.
Ang Microsoft Teams’ Scheduling Assistant ay isang ganap na opsyonal na tool, kahit na mas gusto ito ng ilan kaysa sa default na opsyon sa paggawa ng meeting.
Paano Tumanggap ng Microsoft Teams Calendar Invite
Kapag naidagdag ka na sa isang pulong sa isang kalendaryo ng Microsoft Teams, dapat ay halos agad kang makatanggap ng imbitasyon sa pamamagitan ng email.
Kapag natanggap mo ang email na ito, i-click ang link na Sumali sa Microsoft Teams Meeting upang tanggapin ang imbitasyon. Binubuksan at idinaragdag ka ng Microsoft Teams app sa kaganapan. Kung wala kang naka-install na Microsoft Teams, ipo-prompt kang i-install ito.
Kung hindi ka pa nakakatanggap ng imbitasyon, makipag-ugnayan sa gumawa ng kaganapan upang matiyak na ginamit nila ang tamang email address. Maaari mo ring tingnan ang iyong folder ng spam o junk mail.
Maaaring i-prompt ka ng ilang serbisyo sa email na idagdag ang mga kaganapang ito ng Microsoft Teams sa sarili nilang sistema ng kalendaryo. Magagawa mo ito kung gusto mo ngunit kakailanganin mo pa ring mag-click sa text link sa email para tanggapin ang imbitasyon.
Paano Gamitin ang Paggawa at Pagbabahagi ng Kaganapan ng Outlook Teams
Microsoft Teams ay nangangailangan ng isang Microsoft account upang magamit. Karaniwan, ang iyong kumpanya o organisasyon ay magbibigay sa iyo ng bagong Microsoft account na magagamit para ma-access ang Microsoft Teams at iba't ibang serbisyo ng Microsoft Office.
Ang email na nauugnay sa Microsoft account na ito ay maaaring gamitin upang mag-log in sa Outlook at, dahil ginagamit din ang account na ito para ma-access ang Mga Koponan, ang mga pagpupulong sa kalendaryo ay maaaring gawin sa Outlook at awtomatikong i-sync sa Microsoft Teams.
Para gumana ito, kailangan mong gumamit ng parehong Microsoft account para sa Outlook at Microsoft Teams. Halimbawa, hindi mo magagamit ang iyong personal na Outlook email account para gumawa ng event para sa kalendaryo ng Microsoft Teams.
Maaari itong gawin pareho sa mga Outlook app at sa pamamagitan ng karanasan sa web at ang buong proseso ay halos magkapareho sa kung paano ka gagawa ng pulong sa loob ng Microsoft Teams tulad ng ipinapakita sa itaas.
Upang ma-access ang kalendaryo sa Outlook, i-click lang ang icon na Calendar sa ibaba ng kaliwang menu. Kapag bukas na ang kalendaryo, mag-click sa isang araw para simulan ang proseso ng paggawa ng kaganapan.
Kung gusto mong marehistro ang isang kaganapang ginawa sa Outlook sa loob ng Mga Koponan, kailangan mong i-activate ang switch sa tabi ng Pagpupulong ng mga koponan, na makikita sa tabi ng Maghanap ng kwarto o lokasyon text. Kung hindi mo gagawin, ang Microsoft Teams shared calendar functionality ay hindi mag-a-activate at ang event ay magiging pangunahing event sa iyong Outlook calendar schedule.
Paano Magbahagi ng Isa pang Kalendaryo sa Microsoft Teams
Habang ang Microsoft Teams ay nagtatampok ng sarili nitong built-in na feature sa kalendaryo, posible ring mag-import ng mga karagdagang kalendaryo mula sa Outlook, Google, o anumang iba pang serbisyo sa pag-iiskedyul na nagbibigay ng naibabahaging web address para sa mga kalendaryo nito.
Maaaring maging kapaki-pakinabang ito kung gumagamit ang iyong team ng isa pang app o serbisyo para sa pamamahala ng mga event sa labas ng Microsoft Office ecosystem.
Gumagamit ang halimbawang ito ng Google Calendar, ngunit magkapareho ang proseso para sa iba pang ganoong serbisyo.
- Buksan ang Google Calendar sa isang web browser gaya ng dati.
-
I-hover ang iyong mouse cursor sa isang pangalan ng kalendaryo upang lumitaw ang tatlong tuldok sa kanan ng pangalan nito. I-click ang three dots para buksan ang menu.
Image -
I-click ang Mga Setting.
Image -
Mag-click sa web address sa ilalim ng Pampublikong URL sa kalendaryong ito at pindutin ang Ctrl + Vpara kopyahin ito sa iyong clipboard.
Image -
Buksan ang Microsoft Teams at pumunta sa isang grupo o chat kung saan mo gustong magdagdag ng kalendaryo.
Image -
I-click ang + na simbolo sa itaas ng screen.
Image -
I-click ang Website.
Image -
I-paste ang address ng iyong kalendaryo sa field na URL.
Image Maaari ka ring magdagdag ng custom na pangalan para dito sa pamamagitan ng pag-type sa Pangalan ng tab na field at piliin kung gusto mong alertuhan ang grupo ng pagdaragdag ng kalendaryo sa pamamagitan ng paglalagay ng check sa kahon sa tabi ng Mag-post sa channel tungkol sa tab na ito.
-
I-click ang I-save.
Image Ang iyong kalendaryo ay ibabahagi na ngayon sa Microsoft Teams at makikita ng lahat sa loob ng bagong custom na tab na ito.
Paano Mag-edit ng Microsoft Teams Meeting
Upang mag-edit ng pulong ng Microsoft Teams na iyong ginawa o may access, ang kailangan mo lang gawin ay i-click ito mula sa iyong kalendaryo sa loob ng Microsoft Teams app at gawin ang mga pagbabago sa naaangkop na mga field.
Maaari kang magdagdag o mag-alis ng mga dadalo, baguhin ang oras o lokasyon, at i-edit din ang pangalan at paglalarawan ng kaganapan. Siguraduhing i-click ang Ipadala ang Update kapag tapos ka nang i-save ang mga pagbabago.
Kung hindi lumalabas ang mga pagbabago para sa iyo o sa mga miyembro ng iyong team, subukang ganap na isara ang app at pagkatapos ay muling buksan ito.
Maaari mo ring i-edit ang mga kaganapan ng Teams sa Outlook sa pamamagitan ng pagbubukas ng kaganapan sa kalendaryo at pagkatapos ay pag-click sa Edit.
