Ano ang Dapat Malaman
- Non-Exchange account: Gumawa ng bagong template ng email message at pagkatapos ay gumawa ng panuntunan para magpadala ng awtomatikong tugon.
- Exchange account: File > Info > Awtomatikong Mga Tugon >Magpadala ng mga awtomatikong tugon > sumulat ng mensahe > piliin ang mga oras ng pagsisimula at pagtatapos > OK.
- Sa Outlook.com: Settings > Tingnan ang lahat ng setting ng Outlook > Mail > Mga awtomatikong tugon > I-on ang mga awtomatikong tugon > gumawa ng > I-save.
Ipinapaliwanag ng artikulong ito kung paano gumawa ng mensahe ng tugon sa labas ng opisina para sa Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook para sa Microsoft 365, at Outlook.com, depende sa uri ng account na iyong ginagamit. Ipinapaliwanag din nito kung paano matukoy kung mayroon kang Exchange account.
Paano Magtakda ng Mga Awtomatikong Tugon sa Outlook
Ang isang epektibong awtomatikong tugon sa labas ng opisina sa Outlook ay tumitiyak na habang wala ka, alam ng mga tao na hindi ka available kapag babalik ka at kung ano ang dapat nilang gawin kung mayroon silang isyu na nangangailangan ng agarang pansin.
Ang set up para sa out-of-office na tugon sa Outlook ay nag-iiba depende sa kung ang iyong email account ay nasa isang Microsoft Exchange server o isang IMAP o POP email account (tulad ng mga karaniwang serbisyo ng email tulad ng Gmail, Yahoo Mail, at iba pa).
Paano Malalaman Kung May Exchange Account Ka
Kung hindi ka sigurado kung gumagamit ka ng Outlook sa isang Exchange account, tumingin sa status bar sa ibaba ng window ng Outlook. Kung gumagamit ka ng Exchange account, makikita mo ang Connected to: Microsoft Exchange sa status bar.
Gumawa ng Iyong Awtomatikong Reply Email Template
Upang mag-set up ng awtomatikong tugon sa Outlook para sa isang IMAP o POP email account (para sa Exchange, tingnan pa sa ibaba), gamitin ang feature ng mga panuntunan ng Outlook. Magsimula sa pamamagitan ng paggawa ng template ng email para sa auto-reply na email na ipapadala sa mga tatanggap habang wala ka.
-
Piliin ang Bagong Email.
Image -
Ilagay ang Subject para sa email at ang text ng mensahe na nagsasabi sa tatanggap na hindi ka available.
Ipaalam sa mga tatanggap kung kailan sila makakaasa ng personal na tugon mula sa iyo at magkaroon ng kamalayan sa kung gaano karaming impormasyon ang ibinubunyag mo sa iyong awtomatikong tugon dahil ang paglalahad ng masyadong maraming impormasyon ay maaaring magdulot ng panganib.
-
Kapag tapos ka nang buuin ang iyong auto-reply na mensahe, piliin ang File.
Image -
Piliin ang I-save Bilang.
Image -
Piliin ang Save as type dropdown arrow at piliin ang Outlook Template.
Image -
Ginagamit ng
Outlook ang paksa ng template bilang default bilang pangalan sa Pangalan ng file text box. Baguhin ito sa anumang gusto mo na nagpapaalam sa iyo na ito ang iyong out-of-office email template file.
-
Piliin ang I-save.
Image - Isara ang window ng mensahe.
Gumawa ng Out-Of-Office Automatic Reply Rule
Ang susunod na hakbang para sa IMAP o POP na mga email account ay mag-set up ng panuntunan sa Outlook. Magpapadala ang panuntunang ito ng tugon gamit ang template na ginawa mo sa nakaraang seksyon.
-
Piliin ang File > Info.
Image -
Piliin ang Pamahalaan ang Mga Panuntunan at Alerto.
Image -
Piliin ang tab na Mga Panuntunan sa Email.
Image -
Sa ilalim ng Ilapat ang mga pagbabago sa folder na ito, piliin ang email account kung saan ka gumagawa ng awtomatikong tugon.
Magkakaroon ka ng opsyong ilapat ang iyong bagong panuntunan sa lahat ng account sa susunod na hakbang.
-
Piliin ang Bagong Panuntunan.
Image -
Sa seksyong Magsimula sa blangkong panuntunan, piliin ang Ilapat ang panuntunan sa mga mensaheng natatanggap ko.
Image - Piliin ang Susunod.
-
Sa ilalim ng Hakbang 1: Piliin ang (mga) kundisyon, piliin ang Kung saan ang pangalan ko ay nasa To box checkbox.
Ang panuntunan ng awtomatikong pagtugon ay tumutugon sa lahat ng papasok na mail kung iki-clear mo ang lahat ng mga checkbox ng kundisyon.
Image - Piliin ang Susunod.
-
Sa ilalim ng Hakbang 1: Piliin ang (mga) aksyon, piliin ang tugon gamit ang isang partikular na template checkbox.
Image -
Sa ilalim ng Hakbang 2: I-edit ang paglalarawan ng panuntunan (mag-click ng may salungguhit na value), piliin ang link na isang partikular na template.
Image -
Piliin ang Look In dropdown arrow, pagkatapos ay piliin ang User Templates in File System.
Image -
I-highlight ang template na ginawa mo.
Image - Piliin ang Buksan.
- Sa Rules Wizard dialog box, piliin ang Next.
-
Sa ilalim ng Hakbang 1: Piliin ang (mga) exception, piliin ang maliban kung ito ay awtomatikong tugon na checkbox.
Image - Piliin ang Susunod.
- Sa ilalim ng Hakbang 1: Tumukoy ng pangalan para sa panuntunang ito, mag-type ng pangalan para sa iyong panuntunan sa auto-reply.
-
Sa ilalim ng Hakbang 2: Mga opsyon sa pag-setup ng panuntunan, piliin ang checkbox na I-on ang panuntunang ito kung gusto mong i-activate ang awtomatikong tumugon. Kung hindi mo gustong aktibo ang awtomatikong pagtugon ngayon, i-clear ang checkbox.
Kung marami kang email account kung saan mo gustong gamitin ang awtomatikong tagatugon na ito, piliin ang checkbox na Gumawa ng panuntunang ito sa lahat ng account.
- Piliin ang Tapos na.
- Sa Mga Panuntunan at Alerto dialog box, piliin ang OK.
Ang Outlook ay nagpapadala ng auto-reply sa address ng bawat email na natatanggap nang isang beses bawat session; ang pangalawang auto-reply ay ipinapadala pagkatapos isara at muling buksan ang Outlook.
Paano Paganahin at I-disable ang Mga Awtomatikong Tugon para sa IMAP at POP Email Account
Para sa IMAP at POP na mga email account, paganahin ang awtomatikong tumugon sa tuwing kailangan mo ito. Pumunta sa File > Pamahalaan ang Mga Panuntunan at Alerto > Mga Panuntunan sa Email, piliin ang checkbox sa tabi ng iyong auto- panuntunan ng responder, pagkatapos ay piliin ang OK.
Para i-disable ang responder, i-clear ang checkbox, pagkatapos ay piliin ang OK.
Mga Awtomatikong Tugon para sa Mga Microsoft Exchange Account
Kung ang iyong email account ay isang Microsoft Exchange account (maaari kang mag-set up ng Outlook.com account bilang Exchange account sa Outlook), maaari kang mag-set up ng out of office auto-reply nang direkta sa server. Sundin ang mga hakbang na ito para sa Outlook 2019, 2016, at Outlook para sa Microsoft 365.
- Piliin ang File > Info.
-
Piliin ang Mga Awtomatikong Tugon.
Image -
Piliin ang Magpadala ng mga awtomatikong tugon. Isulat ang iyong awtomatikong tugon na mensahe sa text box.
Para i-disable ang isang awtomatikong tugon, pumunta sa Mga Awtomatikong Tugon dialog box, at piliin ang Huwag magpadala ng mga awtomatikong tugon. Hindi na naipapadala ang mga auto-reply.
- Opsyonal, itakda ang time frame kung kailan mo gustong maging aktibo ang auto-reply. Piliin ang checkbox na Ipadala lang sa hanay ng oras na ito. Pagkatapos ay itakda ang Oras ng pagsisimula at Oras ng pagtatapos Ang mga mensahe lang na natanggap sa hanay na ito ang makakatanggap ng awtomatikong tugon.
-
Kung nagtatrabaho ka sa loob ng isang kumpanya o organisasyon, maaaring mayroon kang mga karagdagang opsyon para sa iyong mga awtomatikong tugon:
- Inside My Organization: Ang mensaheng ito ay ipinapadala sa mga mensaheng natanggap mula sa iba sa loob ng parehong kumpanya o organisasyong katulad mo.
- Outside My Organization: Ipinapadala ang mensahe sa mga tao sa labas ng iyong organisasyon. Piliin ang checkbox na Auto-reply sa mga tao sa labas ng aking organisasyon.
Mayroong mga panganib sa seguridad na kasangkot sa mga awtomatikong tugon.
- Piliin ang OK.
Outlook Auto-Responder Tools at Add-In
Sa halip na manu-manong mag-set up ng panuntunan sa Outlook, gumamit ng add-in tulad ng Mail Responder para sa Outlook o mga tool tulad ng Email Responder (FreeBusy) o Auto Reply Manager. Ang mga tool na ito ay matalino tungkol sa pagpapadala lamang ng mga kinakailangang tugon sa labas ng opisina.
Para mapanatili ang mga tugon sa labas ng opisina nang mas sentral sa isang Exchange server (kabilang ang mga template na nagtatampok ng mga field na pinagsama sa Active Directory), subukan ang Symprex Out-of-Office Manager.
Paano I-on ang Mga Awtomatikong Tugon sa Outlook.com
Ang pagpapagana ng mga awtomatikong tugon sa Outlook.com ay isang simpleng proseso. Ang feature ay hindi nag-aalok ng maraming opsyon gaya ng Outlook software, ngunit ito ay madaling gamitin.
-
Sa page ng Outlook.com Mail, piliin ang Settings > Tingnan ang lahat ng setting ng Outlook.
Image -
Piliin ang Mail > Mga awtomatikong tugon.
Image -
I-on ang I-on ang mga awtomatikong tugon toggle.
Para i-off ang mga awtomatikong tugon, i-off ang Mga awtomatikong tugon sa toggle.
Image - Opsyonal: Piliin ang checkbox na Magpadala lang ng mga tugon sa isang yugto ng panahon. Tukuyin ang Oras ng pagsisimula at Oras ng pagtatapos. Ang mga awtomatikong tugon ay ipinapadala lamang sa panahong ito.
-
Ilagay ang mensaheng gusto mong ipadala habang naka-enable ang mga awtomatikong tugon.
Image - Opsyonal, piliin ang Magpadala lamang ng mga tugon sa mga contact na checkbox upang magpadala ng mga awtomatikong tugon sa mga tao at email address lamang sa iyong mga contact sa Outlook.com.
- Piliin ang I-save.
