Paano Gumawa ng Excel Database

2024 May -akda: Abigail Brown | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 07:03

Ano ang Dapat Malaman

• Maglagay ng data sa mga cell sa mga column at row para gumawa ng pangunahing database.
• Kung gumagamit ng mga header, ilagay ang mga ito sa unang cell sa bawat column.
• Huwag iwanang blangko ang anumang row sa database.

Ipinapaliwanag ng artikulong ito kung paano gumawa ng database sa Excel para sa Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel para sa Mac, Excel para sa Android, at Excel Online.

Ilagay ang Data

Ang pangunahing format para sa pag-iimbak ng data sa isang database ng Excel ay isang talahanayan. Kapag nalikha na ang isang talahanayan, gamitin ang mga tool ng data ng Excel upang maghanap, mag-uri-uriin, at mag-filter ng mga tala sa database upang makahanap ng partikular na impormasyon.

Upang sundan ang tutorial na ito, ilagay ang data tulad ng ipinapakita sa larawan sa itaas.

Ilagay ang mga Student ID nang Mabilis

1. I-type ang unang dalawang ID, ST348-245 at ST348-246, sa mga cell A5at A6, ayon sa pagkakabanggit.
2. I-highlight ang dalawang ID upang piliin ang mga ito.
3. I-drag ang fill handle sa cell A13.

Ang iba pang Student ID ay nailagay nang tama sa mga cell A6 hanggang A13.

Ilagay ang Data nang Tama

Kapag inilagay ang data, mahalagang matiyak na tama itong naipasok. Maliban sa row 2 sa pagitan ng pamagat ng spreadsheet at ng mga heading ng column, huwag mag-iwan ng iba pang mga blangko na row kapag inilalagay ang iyong data. Gayundin, siguraduhing hindi ka mag-iiwan ng anumang walang laman na mga cell.

Ang mga error sa data na dulot ng maling pagpasok ng data ay pinagmumulan ng maraming problemang nauugnay sa pamamahala ng data. Kung tama ang naipasok na data sa simula, mas malamang na ibalik sa iyo ng program ang mga resultang gusto mo.

Rows Are Records

Ang bawat row ng data sa isang database ay kilala bilang isang record. Kapag naglalagay ng mga tala, isaisip ang mga alituntuning ito:

• Huwag mag-iwan ng anumang blangkong row sa talahanayan. Kabilang dito ang hindi pag-iiwan ng blangkong row sa pagitan ng mga heading ng column at ng unang row ng data.
• Ang isang tala ay dapat maglaman ng data tungkol lamang sa isang partikular na item.
• Ang isang tala ay dapat ding maglaman ng lahat ng data sa database tungkol sa item na iyon. Hindi maaaring magkaroon ng impormasyon tungkol sa isang item sa higit sa isang row.

Mga Column Are Fields

Habang ang mga row sa isang Excel database ay tinutukoy bilang mga tala, ang mga column ay kilala bilang mga field. Ang bawat column ay nangangailangan ng heading para matukoy ang data na nilalaman nito. Ang mga heading na ito ay tinatawag na mga field name.

• Ginagamit ang mga pangalan ng field para matiyak na ang data para sa bawat tala ay naipasok sa parehong sequence.
• Data sa isang column ay dapat na ilagay gamit ang parehong format. Kung magsisimula kang maglagay ng mga numero bilang mga digit (tulad ng 10 o 20), panatilihin ito. Huwag magbago sa kalagitnaan at simulan ang pagpasok ng mga numero bilang mga salita (tulad ng sampu o dalawampu). Maging pare-pareho.
• Ang talahanayan ay hindi dapat maglaman ng anumang mga blangkong column.

Gumawa ng Talahanayan

Kapag naipasok na ang data, maaari itong i-convert sa isang talahanayan. Upang i-convert ang data sa isang talahanayan:

1. I-highlight ang mga cell A3 hanggang E13 sa worksheet.
2. Piliin ang tab na Home.
3. Piliin ang Format as Table para buksan ang drop-down na menu.
4. Piliin ang asul na Table Style Medium 9 na opsyon para buksan ang Format as Table dialog box.
5. Habang nakabukas ang dialog box, ang mga cell A3 hanggang E13 sa worksheet ay napapalibutan ng tuldok na linya.
6. Kung napapalibutan ng may tuldok na linya ang tamang hanay ng mga cell, piliin ang OK sa dialog box na Format as Table.
7. Kung hindi pumapalibot ang may tuldok na linya sa tamang hanay ng mga cell, i-highlight ang tamang hanay sa worksheet at pagkatapos ay piliin ang OK sa dialog box na Format as Table.

Ang mga drop-down na arrow ay idinaragdag sa tabi ng bawat pangalan ng field, at ang mga row ng talahanayan ay naka-format sa alternating light at dark blue.

Gamitin ang Mga Tool sa Database

Kapag nagawa mo na ang database, gamitin ang mga tool na matatagpuan sa ilalim ng mga drop-down na arrow sa tabi ng bawat pangalan ng field para pagbukud-bukurin o i-filter ang iyong data.

Pagbukud-bukurin ang Data

1. Piliin ang drop-down na arrow sa tabi ng field ng Apelyido.
2. Piliin ang Pagbukud-bukurin A hanggang Z upang pagbukud-bukurin ang database ayon sa alpabeto.
3. Kapag naayos na, si Graham J. ang unang record sa talahanayan, at si Wilson R ang huli.

Filter Data

1. Piliin ang drop-down na arrow sa tabi ng field ng Program.
2. Piliin ang checkbox sa tabi ng Piliin Lahat upang i-clear ang lahat ng check box.
3. Piliin ang checkbox sa tabi ng Negosyo upang magdagdag ng check mark sa kahon.
4. Piliin ang OK.
5. Dalawang estudyante lang, sina G. Thompson at F. Smith ang nakikita dahil dalawa lang silang estudyanteng naka-enroll sa business program.
6. Para ipakita ang lahat ng record, piliin ang drop-down na arrow sa tabi ng Program field at piliin ang Clear Filter from " Program."

Palawakin ang Database

Upang magdagdag ng mga karagdagang tala sa iyong database:

1. Ilagay ang iyong mouse pointer sa ibabaw ng maliit na tuldok sa kanang sulok sa ibaba ng talahanayan.
2. Ang mouse pointer ay nagiging dalawang-ulo na arrow.
3. Pindutin nang matagal ang kanang pindutan ng mouse at i-drag ang pointer pababa para magdagdag ng blangko na row sa ibaba ng database.

4. Idagdag ang sumusunod na data sa bagong row na ito:

   Cell A14: ST348-255

   Cell B14: Christopher

   Cell C14: A.

   Cell D14: 22

   Cell E14: Science

Kumpletuhin ang Pag-format ng Database

1. I-highlight ang mga cell A1 hanggang E1 sa worksheet.
2. Piliin ang Home.
3. Piliin ang Pagsamahin at Igitna upang igitna ang pamagat.
4. Piliin ang Kulay ng Punan upang buksan ang drop-down na listahan ng kulay ng fill.
5. Piliin ang Asul, Accent 1 mula sa listahan upang gawing dark blue ang kulay ng background sa mga cell A1 hanggang E1.
6. Piliin ang Kulay ng Font upang buksan ang drop-down na listahan ng kulay ng font.
7. Pumili ng Puti mula sa listahan para baguhin ang kulay ng text sa mga cell A1 hanggang E1 sa puti.
8. I-highlight ang mga cell A2 hanggang E2 sa worksheet.
9. Piliin ang Kulay ng Punan upang buksan ang drop-down na listahan ng kulay ng fill.
10. Pumili ng Asul, Accent 1, Lighter 80 mula sa listahan upang baguhin ang kulay ng background sa mga cell A2 patungong E2 upang maging mapusyaw na asul.
11. I-highlight ang mga cell A4 hanggang E14 sa worksheet.
12. Piliin ang Center para i-center ang text sa mga cell A14 hanggang E14.

Database Function

Syntax: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)

Kung saan ang D function ay isa sa mga sumusunod:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Uri: Database

Ang mga function ng database ay maginhawa kapag ginamit ang Google Sheets upang mapanatili ang structured na data, tulad ng isang database. Ang bawat function ng database, Dfunction, ay nagku-compute ng kaukulang function sa isang subset ng isang hanay ng cell na itinuturing bilang isang talahanayan ng database. Ang mga function ng database ay tumatagal ng tatlong argumento:

Ang

Database_arr ay isang range, isang naka-embed na array, o isang array na nabuo ng isang array expression. Ito ay nakabalangkas upang ang bawat hilera pagkatapos ng Row 1 ay isang database record, at ang bawat column ay isang database field. Ang row 1 ay naglalaman ng mga label para sa bawat field.

Isinasaad ng

Field_str|num kung aling column (field) ang naglalaman ng mga value na i-average. Ito ay maaaring ipahayag bilang pangalan ng field (text string) o numero ng column, kung saan ang pinakakaliwang column ay kakatawanin bilang 1.

Ang

Criteria_arr ay isang range, isang naka-embed na array, o isang array na nabuo ng isang array expression. Nakabalangkas ito na ang unang row ay naglalaman ng (mga) pangalan ng field kung saan ilalapat ang criterion (criteria), at ang mga kasunod na row ay naglalaman ng (mga) conditional na pagsubok.

Ang unang hilera sa Pamantayan ay tumutukoy sa mga pangalan ng field. Ang bawat iba pang row sa Criteria ay kumakatawan sa isang filter, isang hanay ng mga paghihigpit sa mga kaukulang field. Inilalarawan ang mga paghihigpit gamit ang Query-by-Example na notation at may kasamang value na itutugma o isang operator ng paghahambing na sinusundan ng isang paghahambing na halaga. Ang mga halimbawa ng mga paghihigpit ay: "Tsokolate", "42", ">=42", at "42". Ang walang laman na cell ay nangangahulugang walang paghihigpit sa kaukulang field.

Ang isang filter ay tumutugma sa isang database row kung ang lahat ng mga paghihigpit sa filter (ang mga paghihigpit sa row ng filter) ay natutugunan. Ang isang hilera ng database (isang talaan) ay nakakatugon sa Pamantayan kung kahit isang filter ang tumutugma dito. Maaaring lumitaw ang isang pangalan ng field nang higit sa isang beses sa hanay ng Pamantayan upang payagan ang maraming paghihigpit na nalalapat nang sabay-sabay (halimbawa, temperatura >=65 at temperatura <=82).

Ang DGET ay ang tanging database function na hindi nagsasama-sama ng mga value. Ibinabalik ng DGET ang halaga ng field na tinukoy sa pangalawang argumento (katulad ng isang VLOOKUP) kapag eksaktong isang tala ang tumutugma sa Pamantayan; kung hindi, nagbabalik ito ng error na nagsasaad na walang tugma o maramihang tugma.