Ano ang Dapat Malaman
- Sa Outlook, piliin ang File > Info > Account Settings > Mga Setting ng Account.
- Pumunta sa tab na Data File at piliin ang Add. Sa New Outlook Data File dialog box, piliin ang Outlook Data File at pagkatapos ay piliin ang OK.
- Pangalanan ang archive, pumili ng lokasyon para dito, at piliin ang OK. I-drag at i-drop ang buong folder sa bagong folder ng Archive.
Ang artikulong ito ay nagpapaliwanag kung paano panatilihing maliit ang PST file sa pamamagitan ng pag-archive ng iyong lumang mail. Nalalapat ang mga tagubilin sa artikulong ito sa Outlook para sa Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, at Outlook 2010.
Paano i-archive ang Lumang Mail sa Outlook upang Panatilihing Maliit ang PST File
Habang lumalaki ang tumpok ng mail na iniingatan mo sa Outlook, karaniwan, ang oras na aabutin ng Outlook upang gawin ang gusto mong gawin nito. Ang limitasyon sa laki ng PST file ay lumalabas. (Ang PST o "Mga Personal na Folder" na file ay kung saan pinapanatili ng Outlook ang lahat ng iyong data, kabilang ang mga kalendaryo, contact, at email.)
Upang gumawa ng archive ng mga lumang mensahe sa Outlook na hiwalay sa PST file na ginagamit mo araw-araw:
- Piliin ang File at piliin ang Info.
-
Piliin ang Mga Setting ng Account at piliin ang Mga Setting ng Account mula sa menu. Magbubukas ang window ng Mga Setting ng Account.
Image -
Piliin ang tab na Data File.
Image -
Piliin ang Add. Magbubukas ang dialog box ng Bagong Outlook Data File.
Image -
Piliin ang Outlook Data File at piliin ang OK.
Image -
Ilagay ang pangalan para sa archive sa ilalim ng Pangalan ng file at piliin ang lokasyon kung saan mo gustong i-save ang file.
Image - Piliin ang OK at isara ang window.
Ilipat ang Mail sa Archive
Upang i-populate ang iyong bagong likhang archive na PST, i-drag at i-drop ang buong folder sa root folder na bagong lalabas sa ilalim ng Mail Folder Ito ay madaling gamitin kung mayroon ka nang I-archive angna folder na naglalaman, halimbawa, lahat ng mail noong nakaraang taon. I-drop lang ito sa archive PST.
Bilang kahalili, para mag-archive ng mga indibidwal na item:
- I-right-click ang root folder na ipinangalan sa iyong archive PST sa ilalim ng Mail Folder.
-
Piliin ang Bagong Folder mula sa menu.
Image -
I-type ang gustong pangalan ng folder.
Tiyaking Mail and Post Items ay pinili sa ilalim ng Folder contains kung gusto mong mag-archive ng mga email. Para sa pag-archive ng iba pang mga item, piliin ang naaangkop na kategorya.
Image - I-drag at i-drop ang indibidwal o mga grupo ng mga email sa bagong likhang folder.
- Upang ilipat ang lahat ng mail bago ang isang partikular na petsa sa isang folder (o mga nested folder), piliin ang File > Info.
-
Piliin ang Tools at piliin ang Mailbox Cleanup.
Image -
Piliin ang AutoArchive mula sa menu na lumabas.
Image
Isara ang Archive PST File
Pagkatapos mong ma-archive ang lahat ng item, maaari mong isara ang PST file sa Outlook:
- I-right-click ang root folder ng iyong archive PST sa ilalim ng Mail Folder.
-
Piliin ang Isara ang "_" mula sa menu.
Image
I-access ang Mail Mula sa Saradong Archive PST File
Upang kunin ang mga mensahe mula sa isang archive na PST file na iyong isinara:
- Piliin ang tab na File at piliin ang Buksan at I-export.
-
Pumili Buksan ang Outlook Data File.
Image - Lalabas ang PST file at ang mga folder nito sa ilalim ng Mail Folder, na handang kumilos.
Ang Maliit na PST File Ay Isang Mabilis na PST File
Magbabayad na panatilihing maliit at mapapamahalaan ang laki ng iyong pangunahing PST file. Maaari mong ipagawa sa Outlook ang ilan sa mga iyon gamit ang AutoArchive o hatiin ang iyong mga mensahe sa pagitan ng higit pang mga PST file, na maaaring hindi masakit at mabilis.
