Microsoft Excel Basic Tutorial para sa Mga Nagsisimula

2024 May -akda: Abigail Brown | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 07:03

Ang Excel ay isang electronic spreadsheet program na ginagamit para sa pag-iimbak, pagsasaayos at pagmamanipula ng data. Iniimbak ang data sa mga indibidwal na cell na karaniwang nakaayos sa isang serye ng mga column at row sa isang worksheet; ang koleksyong ito ng mga column at row ay tinutukoy bilang isang table.

Ang Spreadsheets programs ay maaari ding magsagawa ng mga kalkulasyon sa data gamit ang mga formula. Upang makatulong na gawing mas madali ang paghahanap at pagbabasa ng impormasyon sa isang worksheet, ang Excel ay may ilang feature sa pag-format na maaaring ilapat sa mga indibidwal na cell, row, column, at buong talahanayan ng data.

Dahil ang bawat worksheet sa mga kamakailang bersyon ng Excel ay naglalaman ng bilyun-bilyong cell sa bawat worksheet, ang bawat cell ay may address na kilala bilang cell reference upang ito ay ma-reference sa mga formula, chart, at iba pang feature ng program.

Mga paksang kasama sa tutorial na ito ay:

• Pagpasok ng data sa talahanayan
• Pagpapalawak ng mga indibidwal na column ng worksheet
• Pagdaragdag ng kasalukuyang petsa at isang pinangalanang hanay sa worksheet
• Pagdaragdag ng deduction formula
• Pagdaragdag ng net salary formula
• Pagkopya ng mga formula gamit ang Fill Handle
• Pagdaragdag ng pag-format ng numero sa data
• Pagdaragdag ng pag-format ng cell

Pagpasok ng Data sa Iyong Worksheet

Ang pagpasok ng data sa mga cell ng worksheet ay palaging isang tatlong hakbang na proseso; ang mga hakbang na ito ay ang mga sumusunod:

1. Mag-click sa cell kung saan mo gustong mapunta ang data.
2. I-type ang data sa cell.
3. Pindutin ang Enter key sa keyboard o mag-click sa isa pang cell gamit ang mouse.

Tulad ng nabanggit, tinutukoy ang bawat cell sa isang worksheet sa pamamagitan ng isang address o cell reference, na binubuo ng letra ng column at numero ng row na nag-intersect sa lokasyon ng isang cell. Kapag nagsusulat ng cell reference, ang column letter ay palaging isinusulat muna na sinusundan ng row number – gaya ng A5, C3, o D9

Kapag naglalagay ng data para sa tutorial na ito, mahalagang ilagay ang data sa mga tamang worksheet cells. Ginagamit ng mga formula na inilagay sa mga kasunod na hakbang ang mga cell reference ng data na ipinasok ngayon.

Upang sundin ang tutorial na ito, gamitin ang mga cell reference ng data na nakikita sa larawan sa itaas upang ilagay ang lahat ng data sa isang blangkong Excel worksheet.

Pagpapalawak ng Mga Column sa Excel

Bilang default, ang lapad ng isang cell ay nagbibigay-daan lamang sa walong character ng anumang data entry na maipakita bago ang data na iyon ay dumaloy sa susunod na cell sa kanan. Kung blangko ang cell o mga cell sa kanan, ang inilagay na data ay ipinapakita sa worksheet, tulad ng nakikita sa pamagat ng worksheet Mga Pagkalkula ng Pagbawas para sa Mga Empleyado na inilagay sa cell A1

Kung ang cell sa kanan ay naglalaman ng data, gayunpaman, ang mga nilalaman ng unang cell ay pinutol sa unang walong character. Ilang cell ng data ang ipinasok sa nakaraang hakbang, gaya ng label na Deduction Rate: na inilagay sa cell B3 at Thompson A. na ipinasok sa cell A8 ay pinutol dahil ang mga cell sa kanan ay naglalaman ng data.

Upang iwasto ang problemang ito upang ganap na makita ang data, kailangang palawakin ang mga column na naglalaman ng data na iyon. Tulad ng lahat ng mga programa ng Microsoft, maraming paraan ng pagpapalawak ng mga column. Sinasaklaw ng mga hakbang sa ibaba kung paano palawakin ang mga column gamit ang mouse.

Pagpapalawak ng Indibidwal na Worksheet Column

1. Ilagay ang mouse pointer sa linya sa pagitan ng column A at B sa column header.
2. Magiging double-headed arrow ang pointer.
3. I-click at hawakan ang pababa sa kaliwang pindutan ng mouse at i-drag ang double-headed na arrow pakanan upang palawakin ang column A hanggang sa buong entry Thompson A. ang nakikita.
4. Palawakin ang iba pang column upang ipakita ang data kung kinakailangan.

Mga Lapad ng Column at Pamagat ng Worksheet

Dahil napakahaba ng pamagat ng worksheet kumpara sa iba pang mga label sa column A, kung pinalawak ang column na iyon upang ipakita ang buong pamagat sa cell A1, hindi lang magiging kakaiba ang worksheet, ngunit magiging mahirap itong gamitin ang worksheet dahil sa mga puwang sa pagitan ng mga label sa kaliwa at ng iba pang column ng data.

Dahil walang iba pang mga entry sa row 1, hindi tama na iwanan na lang ang pamagat na ito – na dumadaloy sa mga cell sa kanan. Bilang kahalili, ang Excel ay may tampok na tinatawag na merge at center na gagamitin sa susunod na hakbang upang mabilis na isentro ang pamagat sa talahanayan ng data.

Pagdaragdag ng Petsa at Isang Pinangalanang Saklaw

Normal na idagdag ang petsa sa isang spreadsheet - madalas na isaad kung kailan huling na-update ang sheet. Ang Excel ay may bilang ng date function na nagpapadali sa pagpasok ng petsa sa isang worksheet. Ang mga function ay mga built-in na formula lamang sa Excel upang gawing madali ang pagkumpleto ng mga karaniwang ginagawang gawain – tulad ng pagdaragdag ng petsa sa isang worksheet.

Ang TODAY na function ay madaling gamitin dahil wala itong mga argumento – na data na kailangang ibigay sa function para gumana ito. Ang function na TODAY ay isa rin sa mga pabagu-bagong function ng Excel, na nangangahulugang ina-update nito ang sarili nito sa tuwing magre-recalculate – na karaniwang tuwing bubuksan ang worksheet.

Pagdaragdag ng Petsa gamit ang TODAY function

Ang mga hakbang sa ibaba ay magdaragdag ng TODAY function sa cell C2 ng worksheet.

1. Mag-click sa cell C2 upang gawin itong aktibong cell.
2. Mag-click sa tab na Formulas ng ribbon.
3. Mag-click sa Petsa at Oras na opsyon sa ribbon upang buksan ang listahan ng mga function ng petsa.
4. Mag-click sa Today function para ilabas ang Formula Builder.
5. I-click ang Done sa kahon upang makapasok sa function at bumalik sa worksheet.
6. Dapat idagdag ang kasalukuyang petsa sa cell C2.

Nakikita angMga Simbolo sa halip na ang Petsa

Kung may lumabas na hilera ng mga simbolo ng hashtag sa cell C2 sa halip na ang petsa pagkatapos idagdag ang TODAY function sa cell na iyon, ito ay dahil hindi sapat ang lapad ng cell para ipakita ang na-format na data.

Tulad ng nabanggit dati, ang mga hindi naka-format na numero o data ng text ay dumadaloy sa mga walang laman na cell sa kanan kung ito ay masyadong malawak para sa cell. Ang data na na-format bilang isang partikular na uri ng numero – gaya ng currency, petsa, o oras, gayunpaman, ay hindi dumaloy sa susunod na cell kung mas malawak ang mga ito kaysa sa cell kung saan matatagpuan ang mga ito. Sa halip, ipinapakita nila ang error.

Para itama ang problema, palawakin ang column C gamit ang pamamaraang inilarawan sa naunang hakbang ng tutorial.

Pagdaragdag ng Pinangalanang Saklaw

Ang

A named range ay ginawa kapag ang isa o higit pang mga cell ay binigyan ng pangalan upang gawing mas madaling matukoy ang range. Ang mga pinangalanang hanay ay maaaring gamitin bilang kapalit ng cell reference kapag ginamit sa mga function, formula, at chart. Ang pinakamadaling paraan upang gumawa ng mga pinangalanang hanay ay ang paggamit ng name box na matatagpuan sa kaliwang sulok sa itaas ng worksheet sa itaas ng mga row number.

Sa tutorial na ito, ang pangalang rate ay ibibigay sa cell C6 upang matukoy ang deduction rate na inilapat sa mga suweldo ng empleyado. Ang pinangalanang hanay ay gagamitin sa deduction formula na idaragdag sa cells C6 hanggang C9 ng ang worksheet.

1. Piliin ang cell C6 sa worksheet.
2. Type rate sa Name Box at pindutin ang Enter key sa keyboard

Ang

3. Cell C6 ay mayroon na ngayong pangalan na rate.

Gamitin ang pangalang ito para pasimplehin ang paggawa ng mga formula ng Deductions sa susunod na hakbang ng tutorial.

Pagpasok sa Formula ng Pagbawas ng Empleyado

Binibigyang-daan ka ng Excel formula na magsagawa ng mga kalkulasyon sa data ng numero na inilagay sa isang worksheet. Maaaring gamitin ang mga Excel formula para sa basic number crunching, gaya ng karagdagan o pagbabawas, pati na rin ang mas kumplikadong mga kalkulasyon, tulad ng paghahanap ng average ng isang mag-aaral sa mga resulta ng pagsusulit at pagkalkula ng mga pagbabayad sa mortgage.

• Ang mga formula sa Excel ay palaging nagsisimula sa isang pantay na tanda (=).
• Ang equal sign ay palaging itina-type sa cell kung saan mo gustong lumabas ang sagot.
• Nakumpleto ang formula sa pamamagitan ng pagpindot sa Enter key sa keyboard.

Paggamit ng Mga Cell Reference sa Mga Formula

Ang karaniwang paraan ng paggawa ng mga formula sa Excel ay kinabibilangan ng pagpasok ng data ng formula sa mga cell ng worksheet at pagkatapos ay paggamit ng mga cell reference para sa data sa formula, sa halip na ang data mismo.

Ang pangunahing bentahe ng diskarteng ito ay kung sa paglaon ay kinakailangan na baguhin ang data, ito ay isang simpleng bagay na palitan ang data sa mga cell sa halip na muling isulat ang formula. Awtomatikong mag-a-update ang mga resulta ng formula kapag nagbago ang data.

Paggamit ng Mga Pinangalanang Saklaw sa Mga Formula

Ang isang alternatibo sa mga cell reference ay ang ginamit na mga pinangalanang hanay – gaya ng pinangalanang hanay na rate na ginawa sa nakaraang hakbang.

Sa isang formula, ang isang pinangalanang range ay gumagana tulad ng isang cell reference ngunit ito ay karaniwang ginagamit para sa mga halaga na ilang beses na ginagamit sa iba't ibang mga formula - tulad ng isang rate ng pagbabawas para sa mga pensiyon o mga benepisyo sa kalusugan, isang buwis rate, o isang scientific constant – samantalang ang mga cell reference ay mas praktikal sa mga formula na isang beses lang tumutukoy sa partikular na data.

Pagpasok sa Formula ng Pagbawas ng Empleyado

Ang unang formula na ginawa sa cell C6 ay magpaparami sa Gross Salary ng empleyado B. Smith sa rate ng deduction sa cell C3.

Ang natapos na formula sa cell C6 ay magiging:

=B6rate
Paggamit ng Pagturo upang Ipasok ang Formula
Bagama't posibleng i-type lamang ang formula sa itaas sa cell C6 at lumabas ang tamang sagot, mas mainam na gumamit ng pointing upang idagdag ang mga cell reference sa mga formula upang mabawasan ang posibilidad ng mga error na nilikha sa pamamagitan ng pag-type sa maling cell reference.
Ang pagturo ay kinabibilangan ng pag-click sa cell na naglalaman ng data gamit ang mouse pointer upang idagdag ang cell reference o pinangalanang hanay sa formula.

Mag-click sa cell C6 para gawin itong aktibong cell.
I-type ang equal sign (=) sa cell C6 upang simulan ang formula.
Mag-click sa cell B6 gamit ang mouse pointer upang idagdag ang cell reference na iyon sa formula pagkatapos ng equal sign.
I-type ang simbolo ng multiplikasyon () sa cell C6 pagkatapos ng cell reference.
Mag-click sa cell C3 gamit ang mouse pointer upang idagdag ang pinangalanang hanay na rate sa formula.
Pindutin ang Enter key sa keyboard upang makumpleto ang formula.
Ang sagot 2747.34 ay dapat na nasa cell C6.
Kahit na ang sagot sa formula ay ipinapakita sa cell C6, ang pag-click sa cell na iyon ay magpapakita ng formula, =B6rate, sa formula bar sa itaas ng worksheet


Pagpasok sa Net Salary Formula





Ginawa ang formula na ito sa cell D6 at kinakalkula ang netong suweldo ng isang empleyado sa pamamagitan ng pagbabawas ng halaga ng bawas na kinakalkula sa unang formula mula sa Gross Salary. Ang natapos na formula sa cell D6 ay magiging:
=B6 - C6

Mag-click sa cell D6 para gawin itong aktibong cell.
I-type ang equal sign (=) sa cell D6.
Mag-click sa cell B6 gamit ang mouse pointer upang idagdag ang cell reference na iyon sa formula pagkatapos ng equal sign.
Mag-type ng minus sign(-) sa cell D6 pagkatapos ng cell reference.
Mag-click sa cell C6 gamit ang pointer ng mouse sa cell reference na iyon sa formula.
Pindutin ang Enter key sa keyboard upang makumpleto ang formula.
Ang sagot 43, 041.66 ay dapat nasa cell D6.

Mga Relatibong Sanggunian sa Cell at Mga Formula sa Pagkopya
Sa ngayon, ang mga formula na Deductions at Net Salary ay naidagdag na sa isang cell bawat isa sa worksheet – C6 at D6 ayon sa pagkakabanggit. Bilang resulta, kasalukuyang kumpleto ang worksheet para sa isang empleyado lang - B. Smith.
Sa halip na dumaan sa matagal na gawain na muling likhain ang bawat formula para sa iba pang empleyado, pinahihintulutan ng Excel, sa ilang partikular na pagkakataon, ang mga formula na makopya sa ibang mga cell. Ang mga sitwasyong ito ay kadalasang nagsasangkot ng paggamit ng isang partikular na uri ng cell reference – kilala bilang isang relative cell reference – sa mga formula.
Ang mga cell reference na inilagay sa mga formula sa mga naunang hakbang ay mga relatibong cell reference, at ang mga ito ang default na uri ng cell reference sa Excel, upang gawing diretso ang pagkopya ng mga formula hangga't maaari.
Ang susunod na hakbang sa tutorial ay gumagamit ng Fill Handle upang kopyahin ang dalawang formula sa mga row sa ibaba upang makumpleto ang talahanayan ng data para sa lahat ng empleyado.

Pagkopya ng mga Formula gamit ang Fill Handle





Ang fill handle ay isang maliit na itim na tuldok o parisukat sa kanang sulok sa ibaba ng aktibong cell. Ang fill handle ay may maraming gamit kabilang ang pagkopya ng mga nilalaman ng cell sa mga katabing cell. pagpuno sa mga cell ng serye ng mga numero o text label, at pagkopya ng mga formula.
Sa hakbang na ito ng tutorial, ang fill handle ay gagamitin upang kopyahin ang parehong Deduction at Net Salary formula mula sa cells C6 at D6 pababa sa cells C9 atD9.
Pagkopya ng mga Formula gamit ang Fill Handle

I-highlight ang cells B6 at C6 sa worksheet.
Ilagay ang pointer ng mouse sa ibabaw ng itim na parisukat sa kanang sulok sa ibaba ng cell D6 – magiging plus sign ang pointer (+).
I-click nang matagal ang kaliwang button ng mouse at i-drag ang fill handle pababa sa cell C9.
Bitawan ang mouse button – cells C7 to C9 ay dapat maglaman ng mga resulta ng Deductionformula at cells D7 hanggang D9 ang Net Salary formula.


Paglalapat ng Pag-format ng Numero sa Excel





Ang pag-format ng numero ay tumutukoy sa pagdaragdag ng mga simbolo ng currency, decimal marker, percent sign, at iba pang simbolo na makakatulong na matukoy ang uri ng data na nasa cell at para mas madaling basahin.
Pagdaragdag ng Simbolo ng Porsiyento

Piliin ang cell C3 upang i-highlight ito.
Mag-click sa Home tab ng ribbon.
Mag-click sa General na opsyon para buksan ang Format ng Numero drop-down na menu.
Sa menu, mag-click sa Percentage na opsyon para baguhin ang format ng value sa cell C3 mula 0.06 hanggang 6%.

Pagdaragdag ng Simbolo ng Pera

Piliin ang cells D6 hanggang D9 upang i-highlight ang mga ito.
Sa tab na Home ng ribbon, i-click ang General na opsyon para buksan ang Format ng Numero drop-down na menu.
Mag-click sa Currency sa menu upang baguhin ang pag-format ng mga value sa cells D6 sa D9sa currency na may dalawang decimal na lugar.


Paglalapat ng Cell Formatting sa Excel





Tumutukoy ang pag-format ng cell sa mga opsyon sa pag-format – gaya ng paglalapat ng bold na pag-format sa text o mga numero, pagbabago ng alignment ng data, pagdaragdag ng mga hangganan sa mga cell, o paggamit ng feature na merge at center para baguhin ang hitsura ng data sa isang cell.
Sa tutorial na ito, ang mga nabanggit na format ng cell ay ilalapat sa mga partikular na cell sa worksheet upang tumugma ito sa natapos na worksheet.
Pagdaragdag ng Bold Formatting

Piliin ang cell A1 upang i-highlight ito.
Mag-click sa tab na Home ng ribbon.
Mag-click sa Bold na opsyon sa pag-format tulad ng natukoy sa larawan sa itaas upang i-bold ang data sa cell A1.
Ulitin ang pagkakasunud-sunod sa itaas ng mga hakbang upang i-bold ang data sa cells A5 hanggang D5.

Pagbabago ng Data Alignment
Papalitan ng hakbang na ito ang default na left alignment ng ilang mga cell sa center alignment.

Piliin ang cell C3 upang i-highlight ito.
Mag-click sa tab na Home ng ribbon.
Mag-click sa Center na opsyon sa pag-align gaya ng natukoy sa larawan sa itaas upang isentro ang data sa cell C3.
Ulitin ang pagkakasunud-sunod sa itaas ng mga hakbang upang i-center ang data sa cells A5 hanggang D5.

Pagsamahin at Igitna ang mga Cell
Ang Merge and Center na opsyon ay pinagsasama ang isang bilang ng mga napili sa isang cell at nakasentro ang data entry sa pinakakaliwang cell sa buong bagong pinagsamang cell. Isasama ng hakbang na ito at isasagitna ang pamagat ng worksheet - Mga Pagkalkula ng Pagbawas para sa Mga Empleyado.

Piliin ang cells A1 hanggang D1 upang i-highlight ang mga ito.
Mag-click sa tab na Home ng ribbon.
Mag-click sa Pagsamahin at Igitna na opsyon gaya ng natukoy sa larawan sa itaas upang pagsamahin ang cells A1 sa D1at igitna ang pamagat sa mga cell na ito.

Pagdaragdag ng Mga Bottom Border sa Mga Cell
Ang hakbang na ito ay magdaragdag ng mga hangganan sa ibaba sa mga cell na naglalaman ng data sa rows 1, 5, at 9

Piliin ang pinagsamang cell A1 hanggang D1 upang i-highlight ito.
Mag-click sa tab na Home ng ribbon.
Mag-click sa pababang arrow sa tabi ng Border na opsyon gaya ng natukoy sa larawan sa itaas upang buksan ang drop-down na menu ng mga hangganan.
Mag-click sa Bottom Border na opsyon sa menu upang magdagdag ng hangganan sa ibaba ng pinagsamang cell.
Ulitin ang pagkakasunud-sunod sa itaas ng mga hakbang upang magdagdag ng border sa ibaba sa cells A5 hanggang D5 at sa cells A9 hanggang D9.