Ang macro ay isang serye ng mga utos na naitala upang ito ay mai-play muli (isinasagawa) sa ibang pagkakataon. Ang mga macro ay mahusay para sa pagbawas ng dami ng trabaho na kailangan mong gawin sa isang serye ng mga hakbang na madalas mong ginagawa. Narito kung paano gumawa at sumubok ng macro sa Microsoft Word.
Nalalapat ang mga tagubilin sa artikulong ito sa Word para sa Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, at Word 2010.
Bakit Gumamit ng Macro
Sa isang macro, maaari kang makakuha ng parehong mga resulta sa pamamagitan ng pag-click sa isang command sa halip na gawin ang lahat ng mga hakbang. Ang ilang paraan para gumamit ng mga macro para mapataas ang iyong pagiging produktibo ay kinabibilangan ng:
- Ilagay ang logo at pangalan ng iyong kumpanya sa isang partikular na typeface.
- Maglagay ng table na kailangan mong gawin nang regular.
- Mag-format ng dokumento na may ilang partikular na katangian, gaya ng page numbering at double-spaced paragraph.
Ang paggawa at paggamit ng mga macro ay isang natutunang kasanayan ngunit ang resultang kahusayan ay sulit sa pagsisikap.
Gumawa ng Macro
Mayroong higit sa 950 command sa Word, karamihan sa mga ito ay nasa mga menu at toolbar at may mga shortcut key na nakatalaga sa kanila. Ang ilan sa mga utos na ito, gayunpaman, ay hindi nakatalaga sa mga menu o toolbar bilang default. Bago ka gumawa ng sarili mong Word macro, tingnan kung mayroon at maaaring italaga sa isang toolbar.
Para makita ang mga command na available sa Word, sundin ang mga hakbang na ito:
-
Piliin ang tab na View.
Image -
Pumili ng Macros.
Image -
Piliin ang Tingnan ang mga Macro.
O, pindutin ang Alt+F8 shortcut key para ma-access ang Macros dialog box.
Image -
Piliin ang Macros sa drop-down na arrow at piliin ang Word Commands.
Image -
Sa alpabetikong listahan ng mga pangalan ng command, i-highlight ang isang pangalan upang magpakita ng paglalarawan ng command sa ibaba ng Macros dialog box sa ilalim ng Descriptionlabel.
Image
Kung umiiral ang command na gusto mong gawin, huwag i-duplicate ito gamit ang sarili mong Word macro. Kung wala ito, magpatuloy sa paggawa ng iyong Word macro.
Plan for Effective Word Macros
Ang pinakamahalagang hakbang sa paglikha ng mga epektibong Word macro ay maingat na pagpaplano. Kasama sa pagpaplanong ito ang pagkakaroon ng malinaw na ideya kung ano ang gusto mong gawin ng Word macro, kung paano nito gagawing mas madali ang iyong hinaharap na trabaho, at ang mga sitwasyon kung saan nilalayon mong gamitin ito.
Kapag nasa isip mo na ang mga bagay na ito, planuhin ang mga aktwal na hakbang. Mahalaga ito dahil maaalala ng recorder ang lahat ng iyong gagawin at isasama ito sa macro. Halimbawa, kung nagta-type ka ng isang bagay at pagkatapos ay tatanggalin ito, sa tuwing papatakbuhin mo ang macro na iyon, gagawin ng Word ang parehong entry at pagkatapos ay tatanggalin ito, na gagawa ng palpak at hindi mahusay na macro.
Kapag pinaplano mo ang iyong mga macro, narito ang ilang bagay na dapat isaalang-alang:
- Plano ang mga command at ang pagkakasunud-sunod kung saan mo gustong gawin ng macro ang mga command.
- Alamin ang mga shortcut key para sa mga command na plano mong gamitin. Ito ay partikular na mahalaga para sa pag-navigate dahil hindi mo magagamit ang mouse para sa pag-navigate sa loob ng lugar ng dokumento kapag pinapatakbo mo ang recorder. Dagdag pa, gagawa ka ng mas payat na macro kung gagamit ka ng shortcut key kaysa sa mga arrow key.
- Magplano para sa mga mensaheng maaaring ipakita ng Word at ihihinto ang macro.
- Gumamit ng ilang hakbang hangga't maaari upang mapanatiling mahusay ang macro.
- Magsagawa ng kahit isang test run bago ka magsimulang mag-record.
Pagkatapos mong planuhin ang iyong Word macro at magsagawa ng run-through, handa ka nang i-record ito. Kung maingat mong pinlano ang iyong macro, ang pagre-record nito para magamit sa ibang pagkakataon ang magiging pinakamadaling bahagi ng proseso. Ang pagkakaiba lang sa pagitan ng paggawa ng macro at paggawa sa dokumento ay kailangan mong pindutin ang ilang dagdag na button at gumawa ng ilang pagpipilian sa mga dialog box.
I-record ang Macro
Kapag nagsimula kang mag-record ng macro, ang mouse pointer ay may maliit na icon na mukhang cassette tape sa tabi nito, na nagpapahiwatig na nire-record ng Word ang iyong mga aksyon. Pagkatapos ay maaari mong sundin ang mga hakbang na iyong inilatag sa yugto ng pagpaplano. Kapag tapos ka na, pindutin ang button na Stop (ito ang asul na parisukat sa kaliwa). Kapag pinindot mo na ang Stop na button, handa nang gamitin ang iyong Word macro.
Narito kung paano mag-record ng macro.
-
Pumunta sa View tab, piliin ang Macros, pagkatapos ay piliin ang Record Macro para buksan ang Record Macro dialog box.
Image -
Sa Macro Name text box, mag-type ng natatanging pangalan.
Ang mga pangalan ay maaaring maglaman ng hanggang 80 titik o numero (walang mga simbolo o espasyo) at dapat magsimula sa isang titik. Dapat na natatangi ang pangalan upang matukoy mo kung ano ang ginagawa nito nang hindi kinakailangang sumangguni sa paglalarawan.
-
Sa Description text box, maglagay ng paglalarawan ng mga pagkilos na ginagawa ng macro.
Image -
Piliin kung gusto mong maging available ang macro sa lahat ng dokumento o sa kasalukuyang dokumento lang. Kung pipiliin mong limitahan ang availability ng command, i-highlight ang pangalan ng dokumento sa Store Macro sa drop-down na menu.
Bilang default, ginagawang available ng Word ang macro sa lahat ng iyong mga dokumento, at malamang na makikita mo na ito ang pinakamahalaga.
Image -
Kapag nailagay mo na ang impormasyon para sa macro, piliin ang OK. Lumilitaw ang Record Macro Toolbar sa kaliwang sulok sa itaas ng screen.
Image
Upang i-pause ang pag-record, piliin ang I-pause ang Pagre-record/Ipagpatuloy ang Recorder na button (ito ang nasa kanan). Para ipagpatuloy ang pagre-record, piliin itong muli.
Subukan ang Macro
Ang layunin sa likod ng paggawa ng mga macro sa Word ay upang pabilisin ang iyong trabaho sa pamamagitan ng paglalagay ng mga paulit-ulit na gawain at kumplikadong pagkakasunud-sunod ng mga utos sa iyong mga kamay. Tiyaking gumagana ang iyong macro ayon sa nilalayon sa pamamagitan ng pagsubok sa macro.
-
Para patakbuhin ang macro, pindutin ang Alt+F8 shortcut key upang ipakita ang Macros dialog box.
Image -
I-highlight ang macro sa listahan, pagkatapos ay piliin ang Run.
Image
Kung hindi mo nakikita ang iyong macro, tiyaking ang tamang lokasyon ay nasa Macros sa box.
Gumawa ng Mga Shortcut sa Keyboard para sa Macros
Kung gumawa ka ng ilang macro, ang paghahanap sa pamamagitan ng Macros dialog box ay magtatagal. Kung magtatalaga ka ng mga macro ng shortcut key, maaari mong i-bypass ang dialog box at direktang i-access ang iyong macro mula sa keyboard sa parehong paraan na ginagamit mo ang mga shortcut key upang ma-access ang iba pang mga command sa Word.
-
Piliin ang File, pagkatapos ay piliin ang Options.
Image -
Sa Word Options dialog box, pumunta sa kaliwang pane at piliin ang Custom Ribbon.
Image -
Piliin ang I-customize.
Image -
Sa Categories list, mag-scroll pababa sa Macros at piliin ang macro kung saan mo gustong gumawa ng bagong shortcut.
Kung ang macro ay kasalukuyang may shortcut key na nakatalaga dito, lalabas ang shortcut sa kahon sa ibaba ng Mga kasalukuyang key na label.
Image -
Kung walang shortcut key ang itinalaga sa macro, o kung gusto mong gumawa ng pangalawang shortcut key para sa macro, piliin ang Pindutin ang bagong shortcut key text box.
Image -
Ilagay ang shortcut key na gusto mong gamitin para ma-access ang iyong macro.
Kung ang shortcut key ay itinalaga sa isang command, isang mensahe ang nagsasabing Kasalukuyang nakatalaga sa na sinusundan ng pangalan ng command. Alinman sa muling italaga ang shortcut key sa pamamagitan ng pagpapatuloy, o pumili ng bagong shortcut key.
-
Piliin ang I-save ang mga pagbabago sa drop-down na arrow at piliin ang Normal upang ilapat ang pagbabago sa lahat ng dokumentong ginawa sa Word.
Upang gamitin lamang ang shortcut key sa kasalukuyang dokumento, piliin ang pangalan ng dokumento mula sa listahan.
Image -
Piliin ang Assign.
Image -
Piliin ang Isara upang i-save ang iyong mga pagbabago.
Image
